Imparare ad organizzarsi: le basi da cui partire e gli strumenti

Per chi vi si avvicina la prima volta, il concetto di “organizzazione” può spaventare.

Quasi come se si parlasse di abilità magiche, innate, che hai oppure non hai.

Sembra quasi impossibile, per una persona che non è naturalmente organizzata, osservare qualcuno che lo è e pensare che, con un po’ di allenamento, potrebbe diventare anche lei così.

La diffidenza verso le abilità organizzative solitamente conduce a due effetti.

Il primo: rinunciare in partenza, pensando di essere un caso senza speranza.

Il secondo: cercare lo strumento e/o il metodo miracoloso che possa risolvere subito e senza fatica tutti i problemi organizzativi.

In entrambi i casi, imparare ad organizzarsi meglio risulta una missione impossibile.

Ma io non credo debba per forza finire così. Lascia che ti spieghi meglio perché credo che anche tu possa imparare ad organizzarti meglio.

Che significa organizzazione

Per come la interpreto io, organizzazione significa libertà.

Libertà di manifestare i propri obiettivi e perseguirli con le risorse a propria disposizione, disperdendone il meno possibile lungo il percorso.

Libertà di scegliere come lavorare, con quali metodi e con quali strumenti, quelli che più di tutti si adattano bene al proprio modo di essere e al proprio contesto lavorativo.

Libertà di cambiare piano, quando si incontra un ostacolo lungo la via, perché sì, l’imprevisto c’è e ci sarà sempre; l’organizzazione non lo spazza via dall’equazione ma ti aiuta ad affrontarlo con resilienza e maggior serenità.

L’organizzazione è un’abilità che può essere appresa e soprattutto, mi piace vederla così, allenata nel tempo. Un po’ come quello sport che tanto ti piace e ti fa sentire vivə.

Cambiare le proprie abitudini organizzative è un percorso che richiede:

1. pazienza;
2. una certa motivazione a modificare quello che non funziona per te;
3. un po’ di costanza nell’esercizio.

Proprio come il cambiamento di qualsiasi altra abitudine (pensa, per esempio, quando hai fatto una dieta per sentirti meglio o migliorare la tua alimentazione).

In assenza di questi tre elementi fondamentali, io sconsiglio di intraprendere un percorso di cambiamento della propria organizzazione.

Ma se la motivazione è forte e vuoi davvero iniziare ad organizzarti meglio, imparare ad usare gli strumenti organizzativi è molto più facile di quel che potrebbe sembrare in un primo momento.

Utilizzare uno strumento organizzativo DEVE essere facile. Altrimenti non funziona.

Trova il tuo strumento

Quando arriva il momento di scegliere uno strumento organizzativo, guardati intorno e osserva quello che ti circonda: la risposta si trova molto spesso già vicino a te.

Ti faccio un esempio.

Pensa agli abiti che indossi con maggior frequenza. Probabilmente non sono i più belli che hai, ma sono quelli che ti fanno stare bene, che corrispondono all’immagine che tu hai di te e all’immagine che vorresti dare a chi ti sta intorno. Probabilmente sono comodi. Non sono stretti, non fanno prurito, non ti fanno sentire a disagio. Il piacere che provi nell’indossarli e la comodità rendono quei capi di abbigliamento i tuoi preferiti: per questo li indossi l’80% delle volte.

Uno strumento di organizzazione del lavoro deve essere un po’ come uno tuoi abiti preferiti: comodo (ovvero facile da usare) e che rispecchia la persona che sei (ovvero uno strumento del quale ti puoi fidare perché è progettato su di te e sul tuo modo di lavorare).

Ed è per questo che, nel cercare uno strumento di organizzazione adatto a te, la prima cosa da cui partire è osservare quelli che stai già usando (con maggiore/minore soddisfazione). E poi partire da lì per migliorare il tuo metodo laddove non funziona.

Se ora guardi intorno a te, potrei scommettere sulla presenza di un’agenda o di un calendario. Ci ho preso?

Utilizzo del calendario

Il calendario è lo strumento organizzativo per eccellenza. Usato, seppur con modifiche strutturali considerevoli nell’arco degli anni, dai nostri antenati fin dai tempi delle primissime civiltà mediterranee.

E se ha funzionato per così tanto tempo, chi siamo noi per ignorarlo?

Il calendario è lo strumento da cui partire per scandire i ritmi della tua giornata e delle tue settimane; è quello che ti permette di mantenere sotto controllo i rapporti sociali con altre persone; è lo schema di riferimento all’interno del quale pianificare tutte le altre attività.

Tutto quello che non rientra nel calendario, quindi tutto ciò che non ha un riferimento temporale preciso, può essere riportato in una lista, di cui la tipologia più famosa è la tanto conosciuta to-do-list.

Utilizzo delle liste

Le liste sono il secondo degli strumento organizzativi fondamentali: hai mai provato quel senso di leggerezza nel liberare la mente dai pensieri, trasferirli su carta per poi affrontarli uno per uno e magari riuscire anche a completare la lista e a barrare tutte le voci?

Se completare una lista ti sembra un miraggio e ci riesci solo con le cose che mancano da mettere in valigia, c’è una cosa importante che devi sapere.

Le liste to-do infatti, non sono pensate per essere completate ed esaurite (eccetto pochissime eccezioni) ma per diventare dei raccoglitori in cui, poco alla volta, potrai scaricare le informazioni dal tuo cervello, per essere concretizzate in un supporto esterno di più facile gestione.

Tra le liste poi non esistono solo quelle delle cose da fare: le liste di consultazione sono infatti dei raccoglitori ancora più liberi, che contengono tutte le idee o gli elementi di un’area di interesse (ad esempio la lista dei libri che vorresti leggere o la lista dei salvati su Netflix sono esempi di questa tecnologia).

Le checklist, invece, sono un particolare tipo di lista operativa (quindi una to do) che descrive una procedura che si ripete sempre uguale, molto utile nel caso in cui quel processo lo replichi solo una volta ogni tanto (e potresti dimenticare dei passaggi), oppure lo stai delegando e vuoi tenere traccia dell’avanzamento, oppure ancora vuoi semplicemente pensare di meno, delegando la sequenza di passaggi alla lista, e concentrarti esclusivamente sull’attività in corso.

Da dove prendere ispirazione per allenarti all’organizzazione

Ho creato nel tempo numerose risorse che possono contribuire al tuo percorso di avvicinamento agli strumenti di organizzazione personale.

Spero che questo elenco possa esserti di aiuto:

1. Leggi sul blog un articolo di approfondimento su come utilizzare in modo efficace il calendario
2. Se stai cercando una guida su quale agenda scegliere per il prossimo anno, questo articolo fa al caso tuo
3. Leggi sul blog un articolo di approfondimento sulle liste di cose da fare e sui vantaggi di utilizzare una lista digitale
4. Se ti stai chiedendo quale app per fare le liste è la migliore, questo è un carosello su Instagram che mette a confronto i pro e i contro dei principali task manager
5. E se hai scelto di utilizzare Google Calendar per il tuo calendario, qui ti dico 5 consigli per sfruttarlo al massimo ma anche come puoi utilizzare questo strumento per trovare il tempo per te

Se poi quello che stai cercando è un percorso più strutturato che ti aiuti a inserire questi strumenti all’interno di un metodo con una visione più ampia della tua organizzazione complessiva, allora ti invito a iscriverti al percorso gratuito che ho chiamato Open Gym Palabàn.

Si chiama così perché è il programma gratuito che non solo ti guida nel comprendere e applicare un approccio all’organizzazione che sia sostenibile, efficace e gentile, ma anche a conoscere da vicino Palabàn, lo spazio che ho progettato per allenare in compagnia la tua organizzazione del lavoro (e non solo).

Infine, se pensi di avere bisogno della mia guida nel muovere i tuoi primi passi nell’organizzazione personale e ad impostare un sistema di calendario e liste che sia efficace per te e per il tuo lavoro, puoi anche valutare di prenotare un’ora di consulenza personalizzata. In un’ora si possono gettare le basi di un buon metodo organizzativo, ad esempio:

• possiamo valutare insieme i risultati dell’esercizio di tracciamento del Diario del Tempo (che puoi ricevere gratuitamente iscrivendoti alla mia newsletter)
• possiamo analizzare il tuo attuale sistema di liste e identificare potenziali aree di miglioramento oppure possiamo scegliere lo strumento più adatto alla tua situazione
• possiamo poi anche impostare le etichette e i filtri Gmail per una migliore organizzazione della posta elettronica
• e infine apprendere oppure migliorare l’impostazione di uno strumento di organizzazione del lavoro di cui hai già avuto esperienza (es. Google Calendar, Trello, Todoist, ecc.)

Conclusioni

Questo è ciò in cui credo ed è qualcosa che ho maturato nella mia esperienza di professional organizer, affiancando numerose persone in un percorso di miglioramento delle proprie abilità organizzative sul lavoro. Calendario e liste bastano se vuoi iniziare ad organizzarti meglio.

Imparare un metodo per utilizzare questi due strumenti al loro massimo potenziale ti darà subito un senso di maggior controllo del tuo lavoro e ti aiuterà a portare a termine i tuoi progetti.

Bisogna fare solo il primo passo per conoscerli a fondo e spero che questo articolo ti abbia dato non solo la spinta ma anche i giusti suggerimenti per farlo.