L’organizzazione parte dal calendario

Di metodi e strumenti organizzativi ne esistono tanti.

Quali sono quelli giusti per te?

Questa è la risposta che il professional organizer ti aiuta a trovare all’interno di un percorso di consulenza.

In questi anni, lavorando con i miei clienti, ho potuto osservare come, prima di ogni lista, prima di ogni app, ci deve essere lui: il calendario.

Che sia un’agenda o un Google Calendar poco importa: il tuo calendario è il punto di partenza di tutta la tua pianificazione.

Nel post di oggi ti racconto come inserirlo con facilità nella tua routine di lavoro quotidiana.

Il calendario sempre con te

Un utilizzo efficace del calendario parte da una semplice regola.

Il calendario deve essere un’estensione della tua mente, un supporto del quale avere la massima e incrollabile fiducia.

Iniziando dal fatto che lo devi avere sempre a portata di mano.

Un calendario digitale facilita questo aspetto in quanto, trovandosi all’interno del tuo smartphone, difficilmente potrai non averlo a portata di clic. Ma anche un’agenda cartacea funziona molto bene, se scelta in base alle tue caratteristiche personali ed esigenze professionali. Per approfondire il tema della scelta dell’agenda giusta per te, puoi leggere questo post.

Ricorda! Il calendario è quello strumento all’interno del quale inserire solo ed esclusivamente le attività con uno specifico riferimento temporale, come ad esempio appuntamenti, scadenze, promemoria di una determinata data. Vuoi fare un ripassino veloce di come utilizzare correttamente il calendario? Ascolta la puntata di Work Better dedicata a questo strumento.

Ogni mattina, sarà il punto di riferimento

Il calendario detta il ritmo della tua giornata.

Immaginalo come la struttura a scaffali di una libreria o l’organizzazione interna di un armadio.

In base allo spazio a tua disposizione (quanti scaffali ci sono?) ti puoi fare un’idea abbastanza chiara di quanti libri potrai disporvi (nella metafora, i libri sono tutte le altre cose da fare che possono essere svolte in una specifica giornata).

Gli impegni presi con il mondo esterno (ovvero le attività da registrare sul calendario) sono, tutto sommato, abbastanza semplici da gestire:

• solitamente vengono registrati su spazi vuoti e quindi non richiedono grosse decisioni (confermi un appuntamento con un cliente se sai che quel giorno o quello slot di tempo è libero);
• hanno (o dovrebbero avere) un orario di inizio e un orario di fine: risultano pertanto circoscritti nella giornata e i confini sono abbastanza semplici da tracciare (a volta qualche riunione ci scappa di mano… ma questa è tutta un’altra storia!);
• molto spesso, una volta fissati, restano fermi lì – eccetto eventuali imprevisti o variazioni dell’ultimo minuto, ma lo sai, l’imprevisto è il nostro mestiere 😉 Il calendario è, fra tutti, lo strumento organizzativo meno soggetto a instabilità ed è quindi abbastanza “sicuro” partire da lì per una pianificazione affidabile e realistica.

Ogni mattina affronta la tua giornata avendone ben in mente la struttura e osservando il tuo calendario in caso di smarrimento.

Il calendario è la bussola che ti da la direzione.

Tienilo sempre a mente.

Ed ogni sera, quando pianifichi il giorno a seguire

Il calendario è quello che ti permette di creare la tua lista di cose da fare.

Lo avrai già sentito dire: fare una breve lista delle priorità da fare il giorno dopo alleggerisce il carico mentale e ti permette di partire con concentrazione sulle cose più importanti il giorno dopo.

Ma una lista delle cose da fare la crei solo se hai piena consapevolezza dello spazio rimasto a disposizione negli “scaffali del tuo tempo”.

Difficilmente potrai pensare di scrivere tre post per il blog in una giornata in cui hai due consulenze con due clienti al mattino e tre telefonate con fornitori il pomeriggio.

Nel pianificare la giornata prima e poi la settimana, il mese e l’anno, il calendario è sempre e comunque il primo strumento da tenere in considerazione.

Tolti gli impegni fissati, quanto tempo ti resta? Quali spazi vuoti possono essere riempiti?

Sono spazi abbastanza ampi da permetterti di dedicarti a compiti complessi e che richiedono tanto tempo (per esempio la produzione di contenuti) oppure hai solo delle ridottissime fasce di tempo a disposizione in cui al massimo potrai inviare qualche mail e scrivere un preventivo?

Ecco perché il calendario è il punto di partenza della tua organizzazione personale.

Se vuoi imparare ad utilizzare questo e altri strumenti organizzativi al meglio, ho creato Palabàn, una palestra per allenare la tua organizzazione personale. Scopri se fa al caso tuo.