Professional organizer: chi è e come lavora
Un professional organizer è un/a professionista dell’organizzazione: lavora con persone, famiglie o realtà professionali per costruire un modo più semplice e sostenibile di gestire tempo, spazio, energie e responsabilità.
L’organizzazione è una competenza trasversale. Serve a far funzionare meglio le giornate nei diversi ambiti di vita e a scegliere con più chiarezza dove mettere risorse che sono limitate.
Il Professional Organizer (P.O.) è un professionista che offre soluzioni pratiche e personalizzate per migliorare l’organizzazione nella vita quotidiana, a casa e al lavoro. Il suo obiettivo è aiutare le persone a gestire meglio il tempo, gli spazi e le risorse, favorendo una maggiore efficienza e riducendo lo stress.
Un Professional Organizer non si limita a mettere ordine, ma aiuta a sviluppare abitudini e sistemi organizzativi che portano a risultati duraturi. Il lavoro del P.O. si basa su una comprensione profonda delle esigenze di ogni cliente, fornendo strumenti pratici e strategie che possono essere applicate nel lungo termine.
Fonte: APOI – Associazione Professional Organizers Italia
Il valore dell’organizzazione nel Manifesto di APOI
Il lavoro di un o una professional organizer consiste nell’aiutare a costruire metodo e strumenti su misura, perché la persona possa vivere e lavorare con più serenità e meno sprechi.
Attenzione però a un equivoco frequente: organizzare non significa buttare via tutto.
E un buon lavoro di organizzazione non impone un metodo standard: progetta quello giusto per quella persona, in quel momento.
C’è una differenza tra:
- ordine (regole, routine, estetica, “tutto al suo posto”)
- organizzazione (funzionalità, emozioni, scelte pratiche che funzionano per quella persona).
Chi chiede una consulenza a un o una professional organizer sta attraversando una fase in cui il suo sistema non regge e crede nell’organizzazione personale come strumento concreto per migliorare la vita delle persone e contribuire al benessere collettivo.
Per chi si ritrova in queste definizione, APOI – Associazione Professional Organizers Italia ha scritto e pubblicato un manifesto che declina il valore dell’organizzazione personale. Che se vuoi, puoi sottoscrivere. Ti invito a farlo.
Come si diventa professional organizer in Italia?
In Italia non esiste una facoltà o una “Scuola di Organizzazione” (almeno per ora). Il percorso che porta alla professione è spesso ibrido: formazione, pratica sul campo e aggiornamento continuo.
Il mio, in particolare, è stato diverso da quello di molti colleghi e colleghe di APOI – Associazione Professional Organizers Italia, di cui oggi sono associata Senior Qualificata n.29.
Il mio percorso di formazione (e la nascita di APOI)
Ho frequentato il liceo artistico e mi sono laureata in cinema. Studi creativi, sì, ma con un filo rosso: osservare, capire come funziona un sistema e poi semplificarlo.
Dopo un periodo a Los Angeles, alla UCLA, ho incontrato Sabrina Toscani, fondatrice della prima azienda di organizzazione personale in Italia, durante un evento dedicato ai lavoratori della rete.
Avevo letto della professione negli Stati Uniti, ma non pensavo esistesse già qualcuno che la praticasse in Italia. Le ho chiesto di poterla affiancare nei suoi interventi: per alcuni mesi sono stata la sua job shadow.
Quando si è aperta la possibilità di iscrivermi al suo percorso di formazione, l’ho colta al volo: per sei mesi ho seguito le lezioni di Organizzare Italia sullo sviluppo della professione (2014).
In parallelo ho letto molto e ho iniziato a fare i primi interventi con clienti privati. È stato il passaggio decisivo: testare sul campo, capire cosa funziona, costruire competenze vere.
Nell’ottobre 2013, insieme a Sabrina, Irene Novello e Silva Bucci, ho contribuito alla nascita di APOI. Era l’inizio di un mercato che, in Italia, stava prendendo forma.
Aggiornamento professionale e tutela del consumatore
APOI è un’associazione professionale nata e cresciuta nel perimetro della legge 4/2013, che disciplina le professioni non organizzate in ordini o collegi. Farne parte significa aderire a un sistema di regole che tutela chi si affida a un/a P.O.
In particolare:
- dichiaro sempre la mia appartenenza ad APOI e il mio numero identificativo (29, visibile nel footer del sito);
- rispetto e applico il codice etico di APOI;
- ogni anno maturo crediti formativi su temi tecnici della professione e competenze trasversali (come accade per molte libere professioni).
Le docenze per il corso di Oficina Impresa sociale
Nel 2024 sono stata chiamata a contribuire all’avvio di un progetto formativo professionalizzante di Oficina Impresa Sociale (Bologna). Ho accettato con piacere e con grande senso di responsabilità: oggi faccio parte del corpo docente del corso “Diventare Professional Organizer”.
È un percorso di 80 ore, progettato nel rispetto del Disciplinare APOI per la qualifica del professional organizer, in modalità ibrida: 55% in presenza (weekend) e 45% online.
Sulla pagina ufficiale trovi tutte le informazioni se stai valutando questa strada.
Come lavora un professional organizer?
Un professional organizer lavora con una persona, o con un team, per costruire un sistema per progettare un modo di funzionare che tenga conto di vincoli reali: tempo, energia, responsabilità, contesto. Così prendi decisioni più semplici, hai priorità più chiare e meno attrito nelle giornate piene.
Di solito il lavoro, sempre personalizzato e costruito su misura, prevede tre passaggi:
Messa a fuoco
Dove si perde tempo, dove si inceppa il flusso, cosa non sta più in piedi nella fase attuale.
Ottimizzazione
Si elimina o si riduce quello che non serve (attività, impegni, promesse, strumenti ridondanti).
Progettazione
Strumenti, routine, poche regole chiare. E un ritmo di revisione per farlo migliorare nel tempo.
Da remoto o in presenza: cosa cambia davvero
Il punto è quanto serve entrare nello spazio fisico della persona (casa o ufficio) e quanto invece serve lavorare su scelte, flussi e strumenti.
La consulenza da remoto funziona molto bene quando:
- il nodo è gestione del lavoro, tempo, priorità, overload di progetti;
- bisogna rimettere in ordine strumenti digitali e flussi (calendari, email, gestione attività, Notion, archivi);
- serve un confronto concentrato e ripetibile nel tempo, con continuità.
È un lavoro flessibile e concreto: sessioni brevi ma focalizzate, con un piano tra un incontro e l’altro per testare e far diventare automatiche le scelte.
La consulenza in presenza è utile quando:
- lo spazio fisico è parte del problema (archivi, documenti, postazioni, oggetti che richiedono decisioni);
- è importante vedere dal vero abitudini e vincoli (come si entra, dove si appoggiano le cose, cosa rimane sempre in giro).
Nel mio caso, però, lavorare in presenza spesso significa entrare in un contesto condiviso: più persone ma negli stessi spazi, con gli stessi strumenti e routine non sempre allineate.
Quando lavoro come consulente in azienda, il focus è diverso: coordinamento, flussi di team, strumenti condivisi, governance. Quello che costruiamo è un percorso di co-creazione: tool, processi e abitudini che devono funzionare per tutti.
Il mio modo di lavorare (e perché Palabàn® è il centro)
La mia specializzazione è l’organizzazione del lavoro: come si progettano settimane, priorità, strumenti e routine quando il lavoro cresce e diventa più complesso.
Negli anni ho scelto di non lavorare più solo “a sessioni” una tantum. perché è fondamentale avere continuità: un sistema cambia quando lo alleni, lo testi e lo aggiusti in base alla fase in cui ti trovi.
Per questo Palabàn® è il centro dei miei servizi alla persona: è l’infrastruttura dove costruisci il tuo sistema, con metodo, strumenti e un ritmo che ti aiuto a fare tuo.
È il posto in cui:
- metti ordine nelle priorità senza irrigidirti
- traduci obiettivi in un sistema settimanale che puoi mantenere
- impari a usare gli strumenti (digitali e analogici) come leve, non come complicazioni
- fai evolvere il sistema man mano che cambia il lavoro.
Dentro Palabàn® lavoro con te in modo progressivo: si parte da dove sei, si costruisce un assetto, si consolida.