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Come organizzare il proprio lavoro

Per chi vi si avvicina la prima volta, il concetto di “organizzazione del lavoro” può spaventare.

Quasi come se si parlasse di abilità magiche, innate, che hai oppure non hai.

Sembra quasi impossibile, per una persona che non è naturalmente organizzata, osservare qualcuno che lo è e pensare che, con un po’ di allenamento, potrebbe diventare anche lui così.

Sia che tu lavori come libero professionista, nel tuo ufficio in casa, sia che tu lavori in azienda, come collaborare oppure come capo, questa guida è pensata per te: per fare amicizia con l’organizzazione personale e applicarla nel tuo lavoro quotidiano.

La diffidenza verso le abilità organizzative solitamente conduce a due effetti.

Il primo: rinunciare in partenza, pensando di essere un caso senza speranza.

Il secondo: cercare lo strumento e/o il metodo miracoloso che possa risolvere subito e senza fatica tutti i problemi organizzativi.

In entrambi i casi, imparare ad organizzarsi meglio risulta una mission impossible.

Cambiare le proprie abitudini organizzative è un percorso che richiede pazienza, una forte motivazione e costanza nell’esercizio. Proprio come il cambiamento di qualsiasi altra abitudine (per esempio quelle alimentari o quelle sportive). In assenza di questi due elementi fondamentali, io sconsiglio di intraprendere un percorso di cambiamento della propria organizzazione.

Ma se la motivazione è forte e vuoi davvero iniziare ad organizzarti meglio, imparare ad usare gli strumenti organizzativi è molto più facile di quel che potrebbe sembrare in un primo momento.

Il buongiorno si vede dal mattino

Keep calm… è lunedì.

Keep calm… è martedì.

Fintanto che non compare il tanto agognato #thanksgoditsfriday, la settimana sembra non finire mai.

E ogni giorno svegliarsi è sempre più dura.

Che tu sia un dormiglione oppure no, il risveglio è un momento critico per ognuno di noi.

È un momento di trasformazione: si passa da una fase ad un’altra e il nostro fisico richiede l’attivazione di molta energia per poterlo affrontare.

Una cosa del tutto naturale. Ma che la maggior parte delle volte sottovalutiamo.

Apriamo gli occhi e prima ancora di alzarci dal letto abbiamo acceso il telefono.

Con buona probabilità ci sarà già un discreto numero di notifiche ad attirare la nostra attenzione (i gruppi Whatsapp non dormono mai!).

Leggi un messaggio, rispondi ad un altro…. Aaarrgh! Sono già passati 15 minuti.

Corri in bagno, ti lavi, ti vesti ed è già ora di uscire.

Colazione? Bah! La faccio per strada.

Poi il traffico, tutti di corsa, arrivi trafelato in ufficio e prima ancora cha la giornata sia iniziata, sei già stremato.

Tutto questo moltiplicato per cinque giorni (come minimo).

Un vecchio proverbio dice “il mattino ha l’oro in bocca”

Qualcosa di prezioso. In un posto in cui non ci aspetteremmo mai di trovarlo e che quindi tendiamo a dare per scontato.

La routine mattutina è proprio questo: qualcosa di prezioso, che se trattata con la cura che merita, potrà darci tante soddisfazioni.

Ecco due semplici consigli per trattarla come tale.

 

PRENDITELA CON CALMA

Dedica tutto il tempo necessario all’inizio della giornata.

Se questo ti richiede di puntare la sveglia 10 minuti prima, fallo.

Dedica tempo alla colazione: non saltarla. È fondamentale per avere l’energia necessaria ad affrontare la giornata.

Falla con calma, magari mentre leggi qualche pagina di un libro o scrivi qualcosa sul tuo diario.

Se ti piace, potresti meditare qualche minuto (l’app Headspace ha proprio delle sezioni di meditazione molto brevi, di 10 minuti).

 

EVITA LA TECNOLOGIA
Accendere il telefono e scoprire di avere 19 notifiche WhatsApp non solo ruba tempo alla tua routine (la curiosità ti terrà incollato al telefono fintanto che non avrai letto tutto) ma allontana la tua concentrazione da quelle che sono le attività della giornata.

Evita pertanto di accedere ai social come prima cosa la mattina.

Il mio suggerimento è quello di mantenere la modalità aereo dello smartphone durante tutta la tua routine mattutina, e volendo anche oltre.

Penso di aver ascoltato i migliori podcast la mattina nel tragitto verso il lavoro!

Quali strumenti organizzativi scegliere?

Utilizzare uno strumento organizzativo DEVE essere facile. Altrimenti non funziona.

Quando arriva il momento di scegliere uno strumento organizzativo, guardati intorno e osserva quello che ti circonda: la risposta si trova molto spesso già vicino a te.

Ti faccio un esempio. Pensa agli abiti che indossi con maggior frequenza.

Probabilmente non sono i più belli che hai, ma sono quelli che ti fanno stare bene, che corrispondono all’immagine che tu hai di te stesso e all’immagine che vorresti dare agli altri.

Probabilmente sono comodi. Non sono stretti, non fanno prurito, non ti fanno sentire nè troppo grasso, nè troppo magro.

Uno strumento di organizzazione del lavoro deve essere un po’ come i tuoi abiti preferiti: comodo (ovvero facile da usare) e che rispecchia la persona che sei (ovvero uno strumento del quale ti puoi fidare perché è progettato su di te e sul tuo modo di lavorare).

Ed è per questo che, nel cercare uno strumento di organizzazione adatto a te, la prima cosa da cui partire è osservare quelli che stai già usando.

E poi partire da lì per migliorare il tuo metodo laddove non funziona.

Se ora guardi intorno a te, potrei scommettere sulla presenza di un’agenda o di un calendario. Ci ho preso?

 

CALENDARIO E LISTE: BASTANO LORO PER ESSERE ORGANIZZATI
Il calendario è lo strumento organizzativo per eccellenza.

È lo strumento da cui partire per scandire i ritmi della tua giornata e delle tue settimane; è quello che ti permette di mantenere sotto controllo i rapporti sociali con altre persone; è lo schema di riferimento all’interno del quale pianificare tutte le altre attività.

Tutto quello che non rientra nel calendario, quindi tutto ciò che non ha un riferimento temporale preciso, può essere riportato in una lista, di cui la tipologia più famosa è la tanto conosciuta to-do-list.

Le liste sono il secondo degli strumento organizzativi fondamentali: hai mai provato quel senso di leggerezza nel liberare la mente dai pensieri, trasferirli su carta per poi affrontarli uno per uno e magari riuscire anche a completare la lista e a barrare tutte le voci?

Calendario e liste bastano se vuoi iniziare ad organizzarti meglio.

Imparare un metodo per utilizzare questi due strumenti al loro massimo potenziale ti darà subito un senso di maggior controllo del tuo lavoro e ti aiuterà a portare a termine i tuoi progetti.

Hai presente la tua scrivania?

Come ti senti la mattina arrivando al lavoro e guardandola? Ti fa venire voglia di metterti d’impegno sui compiti della giornata o solo guardando la confusione e le pile di fogli che hai nel porta documenti ti viene voglia di girare i tacchi e scappare a Honolulu come Mago Merlino?

 

ORGANIZZA IL PIANO DI LAVORO CON LA TECNICA DEL BERSAGLIO
Siediti alla tua scrivania: apri le braccia e immagina di disegnare intorno a te un cerchio. Questo é lo spazio del bersaglio e comprende tutto ciò che puoi raggiungere senza alzarti dalla sedia.

All’interno del bersaglio immagina ora di disegnare tre cerchi concentrici, di tre colori differenti.

Il cerchio verde, il primo e più vicino al centro, dovrebbe contenere solo gli elementi assolutamente indispensabili al tuo lavoro: ci sarai ovviamente tu, seduto alla tua sedia, il computer, con mouse e tastiera, ed eventualmente la pratica a cui stai lavorando in questo esatto momento. Se il tuo lavoro é fare telefonate (penso per esempio a chi si occupa di area commerciale e di fissare appuntamenti), la tua area verde comprenderá anche il telefono ed eventualmente un blocco per appunti (probabilmente non ti sará necessario il computer durante questa attività).

Il cerchio giallo, appena fuori dal cerchio verde, comprende tutti quegli oggetti che usi con buona frequenza e che quindi è bene tenere a portata di mano come penne (solo quelle che scrivono!), un blocco per appunti, la tua lista di cose da fare, il telefono, l’agenda, eventuali altri oggetti di cancelleria come matite, gomma, evidenziatori e il porta documenti con le pratiche in elaborazione.

Nel cerchio rosso, quello più esterno, puoi posizionare invece tutti quegli oggetti che usi più raramente ma che desideri avere a portata di mano come per esempio la cucitrice, la calcolatrice, la stampante (anche se personalmente credo che questa possa essere posizionata fuori dal bersaglio, soprattutto se la usi raramente: sgranchirsi un po’ le gambe durante il lavoro fa sempre bene).

 

COME APPLICARE LA REGOLA DEL BERSAGLIO
La regola del bersaglio é un ottimo metodo per ottimizzare i tempi di lavoro e aumentare la produttività perché permette di avere a portata di mano tutto quello che occorre; tuttavia richiede una scelta consapevole di ciò che é davvero necessario al tuo lavoro e merita di occupare lo spazio più vicino a te.

Per iniziare, ti suggerisco di provare a darti dei limiti per facilitare la tua scelta: prova a stabilire solo 3 oggetti per l’area verde (tu sei escluso! e mouse e tastiera possono essere considerati un oggetto unico con il computer), 5 per l’area gialla e altri 5 per l’area rossa. Tutto il resto prova a tenerlo in spazi diversi dalla tua scrivania.

Non preoccuparti se non trovi subito la combinazione esatta: potrai sempre fare una prova e aggiustare il tuo bersaglio fino a trovare la combinazione giusta per te.

 

CHE FINE HA FATTO LA SCREENSAVER?
Ecco qualche consiglio da mettere in pratica subito per ottenere un desktop organizzato:

  • Scarica gratuitamente gli screensaver che trovi sulla pagina Desktop scaricabili: individua quali sono i tuoi “preferiti” e i tuoi “to-do”. Tutto il resto, spostalo nell’archivio;
  • All’interno dell’archivio, individua poche e semplici categorie all’interno delle quali organizzare i tuoi file. Trova un equilibrio: una categoria efficace non deve essere né troppo ampia (se no continua a regnare sovrana la confusione) nè troppo specifica (per non ritrovarti in un gioco di scatole cinesi con una nidificazione delle cartelle da farti ammattire);
  • Elimina con coraggio quello che non ti serve più (che sia un file o un programma o una mail) ma se proprio non te la senti…
  • Libera il computer creando un archivio esterno (su hard disk o cloud) per avere una copia di backup: se ti serve una mano, ho scritto questo articolo e creato una checklist per te.

Sommersi dalle email

La mail è uno strumento tanto potente quanto estenuante: non puoi farne a meno, sul lavoro e anche nella vita privata. Tuttavia spesso la cosa ti sfugge di mano e la mole di messaggi che ogni giorno devi elaborare per compiere a dovere il tuo lavoro sta diventando sempre più difficile da gestire.

La buona notizia è che esistono alcuni semplici accorgimenti che se messi in pratica poco alla volta ti possono aiutare a considerare la casella di posta elettronica non più come un serpente velenoso da sfidare a mani nude, ma come una gentile segretaria al tuo servizio.

Ne ho selezionati 5.

 

CONSIGLIO #1 QUANTE VOLTE SUONA IL POSTINO?
Immagina di essere a casa: sono le 8 e arriva il postino a consegnare la posta. Lo ringrazi e torni alle tue attività.

Passa mezz’ora e il postino suona di nuovo con altra posta per te: un po’ strano in effetti ma lo ringrazi, ritiri le buste e torni in casa.

Alle 9 però eccolo di nuovo con la pubblicità e un pacco per il/la tuo/a compagno/a: ok va tutto bene ma questo postino inizia un po’ a seccarti.

Alle 10 siamo già alla quarta visita del postino e sfido chiunque a non mandarlo debitamente a quel paese.

Il primo consiglio che ti do è questo: controlla la posta elettronica solo in determinati e specifici momenti. Che sia due volte al giorno o una volta ogni due ore, questo dipende da te e dal tipo di lavoro che svolgi.

È importante circoscrivere il momento dedicato alle email. Non permettere al postino di farti visita 50 volte al giorno! E possibilmente non come prima cosa al mattino.

 

CONSIGLIO #2 MENO DI 2 MINUTI? FALLO!
Se l’attività necessaria ad elaborare definitivamente la mail in entrata ti richiede meno di due minuti, falla subito e avrai un pensiero in meno per la testa.

 

CONSIGLIO #3 RIDUCI IL CARICO
È possibile ridurre il numero di mail in entrata: penso per esempio a tutte quelle newsletter a cui spesso ti iscrivi ma che non leggi mai.

Non avere paura del tasto “unsubscribe” se sai già che quella newsletter non la leggerai più: potrai sempre tornare a seguirla in futuro.

 

CONSIGLIO #4 APPLICA FILTRI E REGOLE
Tutti i principali programmi di posta permettono di inserire dei filtri e delle regole pre impostate, per esempio per rispondere in maniera automatica ai messaggi di un certo tipo, per archiviare in una determinata cartella i messaggi di un certo mittente.

Il mio consiglio è: dedica qualche minuto ad approfondire le potenzialità del tuo client di posta.

Per le newsletter puoi infatti creare una cartella “Newsletter” e una regola che dice che tutte le email in arrivo da un certo mittente devono essere inviate direttamente a questa cartella, senza passare dall’inbox. Se il sabato o la domenica mattina li dedichi alla lettura delle newsletter alle quali sei iscritto, potrai andare direttamente alla cartella dedicata e cancellarle una volta lette.

 

CONSIGLIO #5 ORGANIZZA I MESSAGGI IN CATEGORIE
Le cartelle e i marcatori di Outlook, tanto quanto le etichette in Gmail sono uno strumento davvero prezioso per far sì che la casella di posta risponda alle tue esigenze e necessità. Ti aiutano a ragionare sul contenuto del messaggio per strutturare un sistema che sia significativo per te e che ti permetta di trovare più velocemente una mail, di rispondere in maniera adeguata e in tempi brevi a una determinata richiesta, di smaltire quella parte di lavoro arretrato sul quale non riesci mai a concentrarti e infine provare finalmente un forte senso di controllo nel lavoro di tutti i giorni.

Risparmiare tempo al lavoro si può?

Come risparmiare tempo al lavoro per riuscire a fare tutto e tornare a casa in orario per cena?

Esiste un metodo in grado di garantirti di terminare le attività della giornata all’orario prefissato, senza dover necessariamente ricorrere a ore extra di lavoro?

La risposta è no.

O almeno è quello che potrebbe sembrare a prima vista leggendo il saggio del 1957 di Cyril Northcote Parkinson, storico navale britannico e ideatore dell’omonima legge.

La legge di Parkinson recita:

Il lavoro si espande fino a riempire tutto il tempo a disposizione per completarlo. O, come dice il proverbio, “l’uomo più occupato è quello che ha del tempo da perdere”.

Cyril N. Parkinson

Hai davanti a te una settimana intera per consegnare un importante progetto a un cliente.

Lunedì: parto con calma, la settimana è appena all’inizio.
Martedì e mercoledì: faccio un po’ di ricerca (che inesorabilmente termina in cazzeggio su Facebook).
Giovedì: forse sarà il caso di mettermici seriamente…
M…a! È già venerdì!

E il tutto lavoro viene svolto in urgenza.

E se avessi avuto solo 4 ore per completare il progetto? Cosa sarebbe successo?

La legge di Parkinson afferma proprio questo: non importa quanto sia impegnativo, complesso o lungo il lavoro da svolgere. La tendenza è sempre quella di occupare il tempo fintanto che ce n’è. Basti pensare a quegli uffici in cui le persone rimangono oltre l’orario di lavoro, solo per dimostrare che stanno “lavorando”: “non posso uscire stasera, resto al lavoro fino a tardi” è quella scusa che ci giustifica sempre agli occhi degli altri.

Puoi cambiare questa tendenza? Puoi invertire la rotta e creare delle nuove abitudini?

Dallo stesso saggio di Parkinson, ecco le lezioni che potresti mettere in pratica.

 

LEZIONE N.1 – LA LISTA RISTRETTA OVVERO DEFINISCI I RISULTATI

Cercasi acrobata capace di camminare su un filo a 200 piedi di altezza su una fornace fumante. Due spettacoli serali, tre di sabato. Lo stipendio è di 25 sterline a settimana. Nessuna pensione né risarcimento in caso di incidente. Presentarsi di persona al Circo Wildcat fra le 9 e le 10 di mattina.

Quante persone pensi risponderanno a questo annuncio di lavoro? L’unico pazzo in grado di poter garantire i requisiti richiesti.
Sii specifico rispetto al risultato che intendi ottenere e quali sono gli step per raggiungerlo: un progetto “fumoso” è molto più difficile da realizzare che non una serie di micro attività ben definite, una in seguito all’altra.

 

LEZIONE N.2 – IL COEFFICIENTE DI INEFFICIENZA OVVERO SEMPLIFICA E RIDUCI
Immagina di partecipare ad una riunione.

L’ordine del giorno? Tutti i modi possibili per far bollire l’acqua. (Mmmmm… Interessante!)

Alla riunione partecipano inizialmente 13 persone. A queste si aggiungono prima 2, poi 3 poi 4 e poi altri 6 partecipanti. Cosa succederà?

Aumentare il numero dei membri non provocherà ulteriori perdite di tempo dal momento che la riunione in sé è esattamente questo: una perdita di tempo.

Scegli con cura i mezzi e gli strumenti più adatti per raggiungere il tuo scopo: elimina tutto ciò che è superfluo a raggiungerlo, comprese le distrazioni e tutte le perdite di tempo che ti disturbano sul lavoro.

 

LEZIONE N.3 – TIENI A BADA IL PERFEZIONISMO

Durante una fase di scoperta o progresso, non c’è tempo per progettare un quartier generale perfetto. Il tempo per queste cose arriva più tardi, quando tutto il lavoro è stato portato a termine. Come sappiamo, “perfezione” è sinonimo di “conclusione”, e “conclusione” significa “morte”.

Forse un po’ drammatico, ma il consiglio resta valido: concentrarsi su quello che conta davvero e non perdersi nei più microscopici dettagli può fare la differenza fra un progetto avviato (che magari richiederà qualche miglioria in corso d’opera) e un sogno ancora chiuso nel cassetto.

Fatto è meglio che perfetto. Sempre.

 

LEZIONE N.4 – LA GELOINCOMPETENZA OVVERO, SE SERVE, CHIEDI AIUTO

La cura, non importa quale, deve giungere dall’esterno.

Un progetto può soffrire e restare inconcluso a lungo per mancanza di competenze (che non hai), stimoli e motivazione (che non riesci a trovare): in questo caso puoi affidarti a un aiuto esterno, a un professionista che sarà in grado, non solo, di traghettarti verso il risultato, ma anche di farti risparmiare molto, moltissimo tempo.

Questo potrebbe essere uno dei motivi per cui varrebbe la pena investire nel migliorare la propria organizzazione personale grazie anche all’aiuto di un professional organizer.

 

Non sai da dove iniziare? Scopri cosa posso fare per te in una consulenza individuale.