Come organizzare il proprio lavoro
Organizzarsi è un insieme di abitudini e le abitudini si imparano.
Molti pensano che essere organizzati abbia a che fare con un talento innato. Guardano una persona ordinata — scrivania pulita, scadenze sotto controllo, nessuna corsa dell’ultimo minuto — e si dicono: “O ce l’hai, o non ce l’hai”.
L’organizzazione si allena, come un muscolo o come si cambia un’abitudine alimentare.
Questa guida è per chi vuole iniziare. Che tu lavori come freelance nello studio di casa, o in azienda (da collaboratore o da responsabile) qui trovi strumenti concreti da usare nel lavoro di tutti i giorni.
Comincio da un avvertimento: la diffidenza verso l’organizzazione porta quasi sempre a due approcci opposti.
Il primo: rinunciare ancor prima di partire, convinti di essere un caso perso.
Il secondo: cercare lo strumento miracoloso, quello che sistema tutto subito e senza fatica.
Nessuno dei due funziona.
Cambiare le proprie abitudini organizzative richiede tre cose: pazienza, motivazione e costanza. Le stesse che servono per cambiare come mangi o per iniziare a fare sport. Se mancano, ti conviene aspettare.
Se la motivazione c’è, una buona notizia: imparare a usare gli strumenti organizzativi è molto più facile di quanto sembri.
Indice guida
Come inizi la mattina decide (quasi) tutto il resto
Keep calm… è lunedì. Keep calm… è martedì.
Fintanto che non compare il tanto agognato #thanksgoditsfriday, la settimana sembra non finire mai. E ogni giorno svegliarsi è sempre più dura.
La verità è semplice: come inizi la mattina decide il ritmo di tutta la giornata. Che tu sia un dormiglione o no, il risveglio è un momento critico.
È un passaggio: il corpo cambia stato e chiede energia.
Una cosa naturale, che però quasi sempre sottovalutiamo.
Apri gli occhi e, prima ancora di alzarti dal letto, hai già acceso il telefono.
Ti aspettano già un bel po’ di notifiche (i gruppi WhatsApp non dormono mai).
Leggi un messaggio, ne rispondi un altro… e sono già passati 15 minuti.
Corri in bagno, ti lavi, ti vesti ed è già ora di uscire.
Colazione? Bah! La faccio per strada.
Poi il traffico, tutti di corsa: arrivi in ufficio trafelato e sei già stremato prima ancora di cominciare.
Tutto questo moltiplicato per cinque giorni (come minimo).
Un vecchio proverbio dice “il mattino ha l’oro in bocca”. Qualcosa di prezioso, dove non penseresti di trovarlo e che per questo dai per scontato.
La routine del mattino è proprio questo: un tempo prezioso che, trattato con cura, ti restituisce energia per tutta la giornata.
Due strumenti concreti per riprendertela.
Prenditela con calma
Stacca dal telefono
Accendere il telefono e trovare 19 notifiche fa due danni: ti ruba tempo (resti incollato finché non le hai lette tutte) e sposta l’attenzione lontano da quello che conta.
Quindi non aprire i social appena sveglio. Se puoi, tieni lo smartphone in modalità aereo per tutta la routine del mattino, e se riesci anche oltre. I podcast migliori li ho ascoltati proprio andando al lavoro.
Quali strumenti organizzativi scegliere?
Uno strumento organizzativo deve essere facile da usare. Altrimenti non funziona.
Quando devi scegliere uno strumento organizzativo, guardati intorno: la risposta è quasi sempre già vicino a te.
Ti faccio un esempio. Pensa ai vestiti che indossi più spesso.
Non sono i più belli che hai. Sono quelli in cui stai bene, che ti somigliano e che dicono agli altri chi sei. Sono comodi: non stringono, non pizzicano, non ti fanno sentire a disagio.
Uno strumento per organizzare il lavoro è come i tuoi vestiti preferiti: comodo (facile da usare) e fatto su di te (di cui ti fidi, perché pensato sul tuo modo di lavorare).
Ecco perché la ricerca dello strumento giusto parte da una mossa sola: guarda quelli che usi già.
Poi parti da lì e sistema il tuo metodo dove si inceppa.
Se ora guardi intorno a te, potrei scommettere sulla presenza di un’agenda o di un calendario. Ci ho preso?
Calendario e liste, bastano per partire
Il calendario è lo strumento organizzativo per eccellenza.
Scandisce le tue giornate e le tue settimane, tiene insieme gli impegni con gli altri ed è lo schema dentro cui pianifichi tutto il resto.
Tutto ciò che non ha una data precisa finisce in una lista. La più famosa è la to-do list.
Le liste sono il secondo strumento fondamentale. Hai presente quella leggerezza nel buttare giù i pensieri, toglierli dalla testa e poi barrarli uno a uno?
Calendario e liste bastano se vuoi iniziare ad organizzarti meglio.
Impara a sfruttarli bene: avrai da subito più controllo sul lavoro e porterai a termine i tuoi progetti.
Leggi il mio blog per trovare contenuti approfonditi su questi e altri strumenti →
Hai presente la tua scrivania?
La tua scrivania decide come parti: in ordine ti fa mettere subito mano al lavoro, nel caos ti blocca.
Come ti senti quando, la mattina, arrivi e la guardi?
Ti viene voglia di metterti sotto, oppure davanti alla confusione e alle pile di fogli scapperesti a Honolulu come Mago Merlino?
Organizza la scrivania con la tecnica del bersaglio
Siediti alla scrivania, apri le braccia e immagina di disegnare un cerchio intorno a te. È il tuo bersaglio: tutto quello che raggiungi senza alzarti dalla sedia.
Dentro al bersaglio immagina di disegnare tre cerchi concentrici, di tre colori diversi.
Il cerchio verde, il più vicino al centro, contiene solo l’essenziale: tu, la sedia, il computer con mouse e tastiera e la pratica su cui stai lavorando adesso. Se il tuo lavoro è fare telefonate (penso a chi si occupa di vendite e appuntamenti), nel verde metti telefono e blocco per appunti: il computer, probabilmente, ti serve meno.
Il cerchio giallo, subito fuori dal verde, raccoglie ciò che usi spesso e tieni a portata di mano: penne, blocco per appunti, to-do list, telefono, agenda, matite, gomma, evidenziatori e il porta documenti con le pratiche aperte.
Nel cerchio rosso, il più esterno, vanno gli oggetti che usi di rado ma vuoi comunque vicini: cucitrice, calcolatrice, stampante (anche se la stampante la terrei fuori dal bersaglio: alzarsi ogni tanto fa bene).
Come applicare la regola del bersaglio
La regola del bersaglio ti fa risparmiare tempo: hai sottomano tutto quello che ti serve. In cambio ti chiede una scelta consapevole di cosa è davvero necessario e merita il posto più vicino a te.
Per iniziare, datti dei limiti: 3 oggetti nell’area verde (tu escluso), 5 nell’area gialla e 5 nella rossa. Tutto il resto, fuori dalla scrivania.
Non preoccuparti se non trovi subito l’assetto giusto: prova, aggiusta e ritocca il bersaglio finché funziona per te.
Mettiamo in ordine anche il desktop
Ecco quattro mosse da fare subito per un desktop in ordine:
- Imposta uno screensaver che ti piace, tieni in vista solo i file preferiti e quelli che stai usando in questo momento, sposta tutto il resto nell’archivio;
- Nell’archivio crea poche categorie semplici per i tuoi file. Cerca l’equilibrio: né troppo ampie (resta il caos) né troppo specifiche (ti perdi in cartelle dentro cartelle);
- Elimina con coraggio ciò che non ti serve più (un file, un programma, una mail). E se proprio non te la senti…
- Libera il computer con un archivio esterno (hard disk o cloud) come backup. Se ti serve una mano, qui trovi un articolo e una checklist pronta.
Sommersi dalle email
La mail è potente ma logorante: non puoi farne a meno, al lavoro come a casa. Il problema è che ti sfugge di mano: la mole di messaggi da gestire ogni giorno diventa sempre più difficile da governare.
La buona notizia: con pochi accorgimenti, applicati un po’ alla volta, la casella smette di essere un serpente velenoso da sfidare a mani nude. Te ne propongo cinque.
#1 — Quante volte suona il postino?
Immagina di essere a casa: sono le 8 e arriva il postino a consegnare la posta. Lo ringrazi e torni alle tue attività.
Passa mezz’ora e il postino suona di nuovo con altra posta per te: un po’ strano in effetti ma lo ringrazi, ritiri le buste e torni in casa.
Alle 9 eccolo di nuovo, con la pubblicità e un pacco per chi vive con te: tutto ok, ma il postino comincia a seccarti.
Alle 10 siamo alla quarta visita: e lì lo manderesti volentieri a quel paese.
Ecco il primo consiglio: controlla la posta solo in momenti precisi. Due volte al giorno o una volta ogni ora: scegli in base al tuo lavoro, non esiste una regola univoca che vada bene per tutti.
L’importante è dare un confine a quel momento. Non lasciare che il postino bussi 50 volte al giorno.
#2 — Meno di due minuti? Fallo subito!
#3 — Riduci il carico
#4 — Applica filtri e regole
Tutti i principali programmi di posta permettono di impostare filtri e regole: per rispondere in automatico a certi messaggi o archiviare in una cartella le mail di un mittente.
Il mio consiglio: dedica qualche minuto a scoprire cosa sa fare il tuo programma di posta.
Esempio concreto: crea una cartella “Newsletter” e una regola che ci sposta dentro, saltando l’inbox, tutte le mail di quel tipo. Se le leggi il sabato o la domenica, le trovi già lì pronte, e le cancelli una volta lette.
#5 — Organizza i messaggi in categorie
Le cartelle e i contrassegni di Outlook, come le etichette di Gmail, fanno rispondere la casella alle tue esigenze. Ti aiutano a costruire un sistema su misura: ritrovi le mail in fretta, rispondi nei tempi giusti, smaltisci l’arretrato e ottieni quel senso di controllo sul lavoro di tutti i giorni.
Risparmiare tempo al lavoro si può?
Come risparmiare tempo al lavoro per fare tutto e tornare a casa in orario per cena? Esiste un metodo che ti garantisce di chiudere le attività della giornata all’orario prefissato, senza ore extra?
La risposta è no.
O almeno è ciò che sembra a prima vista, leggendo il saggio del 1957 di Cyril Northcote Parkinson, storico navale britannico e padre dell’omonima legge.
La legge di Parkinson recita:
Il lavoro si espande fino a riempire tutto il tempo a disposizione per completarlo. O, come dice il proverbio, “l’uomo più occupato è quello che ha del tempo da perdere”.
Cyril N. Parkinson
Immagina: hai una settimana intera per consegnare un progetto importante a un cliente.
Lunedì: parto con calma, la settimana è appena all’inizio.
Martedì e mercoledì: faccio un po’ di ricerca (che inesorabilmente termina in cazzeggio su Instagram).
Giovedì: forse sarà il caso di mettermici seriamente…
M…a! È già venerdì!
E tutto il lavoro finisce per essere svolto di corsa.
E se avessi avuto solo 4 ore per completare il progetto? Cosa sarebbe successo?
La legge di Parkinson dice proprio questo: non importa quanto sia impegnativo o lungo il lavoro. Tende sempre a occupare tutto il tempo che ha a disposizione. Pensa agli uffici in cui si resta oltre l’orario solo per dimostrare di “lavorare”: “stasera resto fino a tardi” è la scusa che ci giustifica agli occhi degli altri.
Puoi cambiare questa tendenza? Puoi invertire la rotta e creare delle nuove abitudini?
Dallo stesso saggio arrivano quattro lezioni concrete da mettere in pratica.
Lezione 1: definisci i risultati
Cercasi acrobata capace di camminare su un filo a 200 piedi di altezza su una fornace fumante. Due spettacoli serali, tre di sabato. Lo stipendio è di 25 sterline a settimana. Nessuna pensione né risarcimento in caso di incidente. Presentarsi di persona al Circo Wildcat fra le 9 e le 10 di mattina.
Quante persone risponderanno a un annuncio così? Quasi nessuno: solo chi ha esattamente quei requisiti.
Definisci con precisione il risultato che vuoi ottenere e gli step per arrivarci. Un progetto “fumoso” è molto più difficile da realizzare di una serie di micro-attività ben definite, una dopo l’altra.
Lezione 2: semplifica e riduci
Immagina di partecipare ad una riunione.
L’ordine del giorno? Tutti i modi possibili per far bollire l’acqua. (Mmmmm… Interessante!)
Alla riunione partecipano inizialmente 13 persone. A queste si aggiungono prima 2, poi 3 poi 4 e poi altri 6 partecipanti. Cosa succederà?
Aumentare il numero dei membri non provocherà ulteriori perdite di tempo dal momento che la riunione in sé è esattamente questo: una perdita di tempo.
Scegli con cura strumenti e mezzi adatti al tuo scopo ed elimina tutto il superfluo: distrazioni e perdite di tempo che ti disturbano mentre lavori.
Lezione 3: tieni a bada il perfezionismo
Durante una fase di scoperta o progresso, non c’è tempo per progettare un quartier generale perfetto. Il tempo per queste cose arriva più tardi, quando tutto il lavoro è stato portato a termine. Come sappiamo, “perfezione” è sinonimo di “conclusione”, e “conclusione” significa “morte”.
Forse un po’ drammatico, ma il consiglio resta valido: concentrarti su ciò che conta, senza perderti nei dettagli microscopici, fa la differenza tra un progetto avviato (che magari migliorerai in corsa) e un sogno ancora chiuso nel cassetto.
Fatto è meglio che perfetto. Sempre.
Lezione 4: se serve, chiedi aiuto
La cura, non importa quale, deve giungere dall’esterno.
Un progetto può restare bloccato a lungo per mancanza di competenze (che non hai) o di motivazione (che non trovi). In questi casi puoi affidarti a un aiuto esterno: un professionista che non solo ti porta al risultato, ma ti fa risparmiare moltissimo tempo.
Ecco perché, a volte, vale la pena migliorare la propria organizzazione anche con l’aiuto di un professional organizer.
Non sai da dove iniziare?
Te lo dico io.
Tutto quello che hai letto qui parte da un’idea sola: organizzarsi è un allenamento. E come ogni allenamento, dà il meglio quando non ti alleni in solitaria.
Per questo ho creato Palabàn®: la palestra dell’organizzazione. Uno spazio in abbonamento dove alleni il tuo metodo con strumenti concreti, videocorsi sempre aggiornati, appuntamenti dal vivo con me e una community che cresce insieme a te.
Un posto dove costruisci, passo dopo passo, un’organizzazione flessibile: quella che resta tua anche quando il lavoro cambia e cresce.
Se è il tuo momento, entra in campo.