To do list per pianificare… E non solo

Le liste di cose da fare, o in inglese to-do list, sono uno strumento fondamentale nella gestione del lavoro e della vita quotidiana.

Scrivere una lista di cose da fare ti aiuta a mettere a fuoco gli impegni e le priorità, a trovare la lucidità necessaria per portare a termine i compiti di cui sei responsabile senza impazzire in mezzo alla quantità di input che arrivano ogni giorno dalla vita privata, dal lavoro e dalle informazioni in rete.

Ma dietro a quello che potrebbe sembrare uno strumento semplice, quasi banale, si nasconde tutto un mondo di potenzialità nascoste per la tua organizzazione. O meglio, nascoste solo se non sai dove guardare.

Ti aiuto io in questo articolo sul mio strumento organizzativo preferito!

SOMMARIO

Non solo to do list

Le liste sono un utile strumento di pianificazione e programmazione, ma possono essere anche molto di più.

La lista, infatti, è una forma di scrittura sintetica, che obbliga a ridurre il numero di frasi e di parole per esprimere un concetto, una sensazione: una sola riga per ottenere il massimo dell’efficacia in termini di comunicazione di una sensazione. Questo fa parte della nostra tradizione: ci è stato infatti insegnato dalle massime e dai proverbi tramandati dai nostri nonni che troppe parole spesso nascondono quello che si desidera esprimere.

Nella forma concisa della lista, rinunci a tutto ciò che non è essenziale nella scrittura: da questo punto di vista, scrivere una lista può essere equiparato ad un percorso di space clearing che conduce ad eliminare tutto il superfluo e tutto ciò di cui non hai realmente bisogno.  Conserva solo l’essenziale.

Per questo motivo, le liste sono strutture che non solo esprimono ordine, ma lo generano esse stesse.

Una lista per qualsiasi cosa

Puoi usare una lista per:

  • pianificare e programmare le attività legate ad un progetto di lavoro specifico (es. “cose da fare per il nuovo sito”)
  • mettere a fuoco i compiti da svolgere in un contesto specifico (avere, per esempio, una lista “cose da fare in casa” e “commissioni quando sei in giro in macchina” ti aiuterà ad aumentare la produttività proprio perché saprai sfruttare al massimo il tempo e le energie in un contesto specifico, senza disperdere l’attenzione su ciò che in quel momento non è rilevante)
  • nella vita quotidiana, come per esempio la lista della spesa (io la faccio così, e uso una lista condivisa online con Fabio) o per pianificare un viaggio o una vacanza
  • per tenere sotto controllo le attività delegate o le risposte che stai aspettando, utilizzando per esempio una “lista in attesa” da controllare periodicamente per avere tutto sotto controllo.

Inoltre, le liste possono essere strumenti potentissimi per la propria crescita personale, per trovare i propri punti di riferimento e per mettersi in ascolto di se stessə e dei propri valori.

Se desideri approfondire un approccio originale alle liste, ti consiglio di leggere “L’arte delle liste” di Dominique Loreau, ma intanto ecco una “lista” delle MIE liste, che compilo periodicamente oltre alla to do list operativa di cose da fare che utilizzo ogni giorno nel lavoro e nella vita a casa:

  • WAITING LIST, la lista delle cose in attesa (risposte che devo ricevere, i pagamenti dei clienti, le attività che dovranno partire in seguito all’input di un’altra persona, ecc.);
  • OBIETTIVI DELL’ANNO IN CORSO E DEL SUCCESSIVO (per allenare la mia visione del futuro partendo da una base di due anni, le liste sono un ottimo strumento di visualizzazione);
  • FILM che vorrei vedere;
  • LETTURE, contiene libri, ebook e tematiche che vorrei approfondire;
  • BOLOGNA [DA VEDERE, DA FARE], quando scopro qualcosa di nuovo della mia città me lo appunto per poi tornarci (es. nuovi ristoranti, negozi che non conosco, consigli di amici, mostre, ecc.);
  • AMICI DI MILANO e AMICI DI ROMA: quando pianifico un viaggio, per lavoro o per svago, uso queste liste per sfruttare l’occasione e incontrare amici che non vedo da un po’ (sono le due città più grandi in cui ci conosco più persone che potrei voler contattare);
  • LE COSE FELICI, è una delle mie liste preferite, dove segno, appunto, le cose che mi hanno reso felice, ricordi, esperienze, frasi di amici e parenti, sensazioni, luoghi che ho visitato. Ogni tanto la rileggo quando ho bisogno di un sorriso;
  • la LISTA DEI DESIDERI, dove ci sono tutti i regali che vorrei farmi (e che in effetti mi faccio!) dopo aver raggiunto un obiettivo, lavorativo o personale che sia.

Ma torniamo adesso a focalizzarci su un particolare tipo di lista: le cose da fare.

To-do-che? La definizione di lista e to-do-list

Dal Vocabolario online Treccani:

“Foglio di carta, in origine in forma di lunga striscia, poi in genere di qualsiasi formato, che contiene una serie ordinata di nomi o di altre indicazioni; quindi, comunem., nota, elenco”

La definizione di lista è molto ampia e lascia spazio a tante possibilità.

Ma credo di non sbagliare nel dire che se ti dovessi chiedere di pensare a una lista, una qualsiasi, la prima che ti verrà in mente sarà una to-do-list, ovvero la lista delle cose da fare. Oppure quella della spesa. Ci ho azzeccato? 

To-do-list e lista della spesa sono liste a tutti gli effetti. Conosciute e molto utilizzate. Forse non sempre correttamente, ma tutto sommato, essendo liste molto intuitive nel loro utilizzo, sono strumenti organizzativi che risultano alla portata di chiunque, senza troppe spiegazioni.

Prima di entrare nel vivo della creazione del tuo personale sistema di liste, vorrei però riprendere in mano la definizione del vocabolario, per indicarti quelle che sono le caratteristiche che una lista deve avere per essere considerata tale.

  • “Qualsiasi formato” – quando ti accingi a creare una lista, il formato e lo strumento che sceglierai per ospitarla (un taccuino, un file excel, un’app sul cellulare) è MOLTO meno importante di quel che potrebbe sembrare in un primo momento. Ciò che conta è la logica che ti ha suggerito di creare una lista con quel nome specifico (per es. “Lavoro” piuttosto che “Personale”) e del significato che lega gli elementi contenuti.
  • “Una serie ordinata” – gli elementi di una lista si susseguono uno dopo l’altro secondo un criterio, un ordine, un collegamento che li rende tutti parte di uno stesso insieme. Quali sono gli insiemi importanti per te, questo è proprio quello che ti aiuterò a scoprire.
  • “Nomi o altre indicazioni” – una lista può contenere una serie di nomi singoli (per es. la lista degli “invitati alla tua festa di compleanno“) oppure altre indicazioni (come per esempio le “cose da fare”, vere e proprie attività che potrai descrivere, non solo con sostantivi singoli, ma con verbi e frasi di senso compiuto).

Una lista è pertanto un insieme di elementi tenuti insieme da un collegamento logico che solo tu puoi definire, in base alle tue necessità, al tipo di lavoro che svolgi, alla persona che sei e alle informazioni che per te sono importanti.

E ora ti dirò quello che, forse, non avresti mai voluto sentirti dire.

UNA LISTA, SPECIE SE UNA LISTA DI COSE DA FARE, NON POTRÀ MAI ESSERE COMPLETATA.

A meno che non si tratti di un progetto (e relative cose da fare) a termine. Come per esempio un evento, un matrimonio, una procedura che si replica costantemente nel tuo lavoro.

Per tutti questi casi, esistono le checklist. Che si differenziano dalle liste proprio per la loro natura “conclusiva”. Una checklist la puoi (e la devi) depennare fino in fondo.

Una lista, invece, è un contenitore, niente di più, niente di meno.

Che si riempie e si svuota regolarmente, ma difficilmente arriverà al suo esaurimento.

In quel caso vorrebbe dire che avresti smesso di lavorare, di produrre, di creare.

Ti faccio l’esempio di una to-do-list molto classica che potresti usare al lavoro e chiamare, semplicemente, “LAVORO”.

Immagina di riempirla con le cose che devi fare in questo momento. Ti sembreranno tante o poche, non importa. Comunque inizierai a farle.

Mano a mano che procederai con il lavoro, alcune attività verranno depennate dalla tua lista, mentre altre nuove azioni richiederanno la tua attenzione a seguito del lavoro appena concluso.

È così che funziona. Ed è questo il bello, non solo del nostro lavoro, ma anche della vita in generale. Qualcosa finisce e qualcosa inizia, il circolo si ripete e noi continuiamo a creare e a produrre servizi, contenuti, prodotti per il nostro lavoro.

Se arrivassimo davvero alla fine di una lista del genere, significherebbe che avremmo finito tutto quello che volevamo fare, scrivere, dire. Che gusto ci sarebbe?

Per cui, dimentica l’ansia del tipo “nemmeno oggi ce l’ho fatta a finire la mia lista di cose da fare”.

Non succederà tanto facilmente. Ma è giusto che sia così.

To-do-list digitali o cartacee?

Una domanda che mi viene posta spesso dai miei clienti nelle consulenze, è questa: meglio cartacee o digitali?

La risposta, come a tutte le migliori domande, è dipende.
Dipende dal tuo modo di lavorare, dipende dalla fiducia che sei dispostə a concedere alla tecnologia, a volte anche dal tipo di lavoro che fai.

Nonostante questo, le liste digitali hanno delle caratteristiche che le rendono uniche. Non per forza migliori.
Ma meritevoli di essere prese in considerazione anche se sei un o una inguaribile amante di carta e quaderni.

Quello che NON avrai mai da una lista digitale

Abbasso subito le aspettative 🙂
La soddisfazione di poter tirare una bella riga nera su un’attività appena ultimata, lo ammetto, nelle liste digitali è molto meno potente.
Un piccolissimo clic sull’icona del punto elenco a sinistra e quell’attività magicamente sparisce nel cimitero delle attività concluse delle liste digitali.

È innegabile. Tracciare una riga a mano, di quelle profonde, incisive, e fare clic su un pallino di uno schermo non è la stessa cosa.

Nonostante questo, ci sono molti altri elementi che ad alcuni (sicuramente a me!) fanno preferire le liste digitali a quelle su carta.

Prima di raccontarteli, scopriamo insieme i vantaggi principali del digitale.

Sempre a portata di mano

Anche un quaderno di liste, specie se piccolo e tascabile, può essere facilmente trasportato: basta ricordarsi di metterlo sempre in borsa o nello zaino di lavoro e il gioco è fatto.
Tuttavia:

  • è una cosa in più da ricordare nel momento in cui ci si prepara per uno spostamento
  • è un oggetto in più che occupa spazio e fa peso
  • non è vero che è sempre fattibile averlo con sé (difficile portarlo in spiaggia o a una serata elegante se, per esempio, hai con te solo una piccola pochette o le tasche della giacca)

Ti sfido invece, in una qualsiasi di queste situazioni, a non avere con te il cellulare.
Siamo tutti affetti dalla nomofobia (no-mobile phobia, il senso di inquietudine che ti colpisce quando dimentichi il cellulare a casa oppure è scarico e non hai una presa o il cavetto per caricarlo) e il cellulare è qualcosa che difficilmente non avrai con te in qualsiasi spostamento.

E si sa, le liste funzionano, quando hai la possibilità di trasferire un pensiero che ti affiora alla mente ad un supporto organizzativo in maniera rapida, ancora meglio, immediata. Onde evitare di perdere pezzi per strada.

Facili da condividere

Una lista digitale, indipendentemente dall’app utilizzata, è facilmente condivisibile con chiunque abbia installato sul proprio smartphone la stessa app.
Questo può avere indiscussi vantaggi.
Penso per esempio alla lista della spesa condivisa in una piccola famiglia come può essere la mia: io scrivo sulla lista condivisa le cose da comprare al supermercato, Fabio esce dal lavoro, le legge e passando in zona, entra per acquistare le cose che mancano per la cena.

Fattibile con la lista cartacea appesa al frigo? Neh.
Potrei certo scattare una foto, mandare un messaggio, fare una telefonata… Ma chi, tra noi freelance, ha voglia di perdere anche solo 5 minuti di tempo inutilmente sprecato?

La lista della spesa è un esempio molto comune. Ma una lista digitale condivisa è utile anche per lavorare in team su un progetto condiviso. Senza stare a scomodare i vari Trello e Asana di turno, sicuramente più performanti ma anche più complessi e articolati, basterebbe una lista dedicata con le varie attività da completare, ognuna che riporti tra parentesi il nome della persona a cui è assegnata e il gioco è fatto.

Gli altri vantaggi di una lista digitale

Con gli anni, ho imparato ad apprezzare una serie di caratteristiche che le liste digitali hanno rispetto a quelle cartacee.

Non è mia intenzione convincerti ad abbandonare un sistema che per te funziona, ma ti invito comunque a valutare queste possibilità.

  • In una lista digitale posso inserire date di scadenza e avvisi.Non amo le notifiche e quindi le uso poco, ma per qualcunə la possibilità di inserire un promemoria visivo e/o sonoro su un’attività da completare è importante. Nelle liste digitali è molto facile. Impossibile in quelle cartacee.
  • In una lista digitale, è possibile indicare le priorità. Fin qui, anche la cartacea ti permette di farlo (usando per esempio i colori o le lettere A,B,C). Ma se in corso d’opera la priorità cambia? Nel digitale la modifica avviene con un clic ed è molto più “pulita” dal punto di vista visivo.
  • In una lista digitale “trascini”, non trascrivi. Vuoi mettere la facilità con cui puoi spostare i task da una lista all’altra invece che riscrivere qualcosa di qua e di là? La velocità non è tutto, ma spesso aiuta nell’uscire dall’ufficio a un orario decente.
  • In una lista digitale, puoi rivedere quello che hai fatto. E festeggiare i risultati! Ripercorrere i propri passi è importante per non dare per scontato tutto il lavoro fatto e i risultati raggiunti. Quando sei freelance difficilmente qualcuno arriverà a darti una pacca sulla spalla. Devi farlo da solo. Ecco perché è utile ogni tanto rivedere le attività già compiute: nelle liste digitali basta cliccare su “mostra i completati”. In quelle cartacee, soprattutto se siamo fan della riga nera e non della spunta, questo risulta più complicato.

Vorresti il mio aiuto per progettare (o revisionare) un sistema di liste efficace per te?

Ci sono due modi per farlo: puoi unirti alla community di Palabàn, dove all’interno del modulo “Strumenti” troverai tutto un corso dedicato alle liste e potrai poi confrontarti con me e con le altre persone che hanno scelto di allenarsi all’organizzazione all’interno di Palabàn.

Oppure, se preferisci un approccio personalizzato, prenota un’ora di consulenza individuale.

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Chiara Battaglioni
Chiara Battaglioni
Ciao, sono Chiara Battaglioni e lavoro a fianco dei freelance per allenare le loro capacità organizzative tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi. Contribuisco a diffondere la cultura dell’organizzazione personale sul lavoro, attraverso il podcast Work Better e il lavoro che svolgo per APOI, l’Associazione dei Professional Organizers italiani, di cui sono associata Senior e membro del consiglio direttivo.