I vantaggi di usare le checklist

Nel mio corso online TU-do-list ti guido nel creare in autonomia il tuo personale sistema di liste, per organizzarti meglio sul lavoro e non perdere pezzi per strada.

Suddivido le liste in tre grandi famiglie che ti riassumo brevemente qui:

• Le liste operative, di cui fa parte la celeberrima to-do, che ti indicano le cose da fare;
• Le liste di consultazione, da tirare fuori nel momento del bisogno (per esempio la lista dei libri da leggere se sei in libreria e vuoi comprare qualcosa di nuovo);
• E infine le checklist, che descrivono una procedura che si replica sempre uguale (o comunque con piccole variazioni).

Nel post di oggi ti descrivo un’applicazione delle checklist che potrà esserti utile nel tuo lavoro di freelance.

 

Le checklist: perché e come funzionano

Prima un po’ di teoria.

La checklist si differenzia dalla lista perché, in linea di massima, il suo contenuto rimane immutato nel tempo.

Infatti la checklist descrive delle attività, e fin qui come la to-do-list, ma che si replicano sempre uguali all’interno di una procedura più o meno consolidata.

Sono checklist:

• La procedura di iscrizione di un nuovo associato ad APOI, la mia associazione professionale (cambia la persona ma i passaggi da rispettare sono sempre quelli);
• La procedura di scrittura di un post sul blog (cambiano i contenuti ma l’iter è lo stesso);
• La S.C.I.A. per chi si occupa di installazioni e/o costruzioni e deve presentare alle amministrazioni pubbliche un certo tipo di documentazione, sempre uguale per ogni impianto e/o edificio.

E così via.

Le checklist sono pertanto degli elenchi di passi da seguire, uno dopo l’altro, per arrivare da un punto A a un punto B, senza perdere pezzi per strada (se per esempio si tratta di una procedura molto articolata e complessa) o anche solo per risparmiare energie come nel mio caso della segreteria di APOI.

Mi spiego meglio.

Dalla richiesta di ingresso in associazione di un nuovo associato alla sua iscrizione effettiva ci sono 15 passaggi tra i quali l’invio della documentazione da firmare, la ricezione del pagamento e la sua contabilizzazione da parte della tesoreria, la produzione di loghi personalizzati per il nuovo associato, l’accesso al gruppo chiuso su Facebook, ecc.

Le attività sono tutte molte semplici e dopo anni di segreteria me le ricordo bene anche a memoria.

Perché quindi utilizzare comunque una checklist?

Per liberare la mente e affidare ad uno strumento esterno l’incombenza di dovermi ricordare a che punto del processo siamo. Soprattutto dopo aver mandato i primi documenti, le persone non mi rispondono immediatamente e io tendo naturalmente a dimenticarmi; nel momento in cui una collega mi chiede “a che punto siamo con l’iscrizione di Francesco Rossi?” io controllo la mia checklist, fino a che punto ho spuntato le caselle e so rispondere in pochi secondi, senza aprire la mail, scartabellare nei documenti, ecc.

 

I vantaggi di usare le checklist

Quindi, ricapitolando, una checklist:

• Ti guida in un processo (utile se sono le prime volte o il processo non è tuo e lo devi seguire per altri);
• Ti sgrava la mente (non devi ricordare tutto tu, basta controllare fino a dove hai spuntato le caselle);
• Evita di farti perdere pezzi per strada (soprattutto se è una procedura che non ripeti spesso);
• Ti fa lavorare più veloce e più sereno.

 

Una checklist per seguire il lavoro con un cliente

Sei un libero professionista.

Immaginiamo che ti occupi di comunicazione: crei e coordini per i tuoi clienti la realizzazione di piani di comunicazione complessi che prevedono l’utilizzo di più canali.

Naturalmente ogni progetto avrà delle variabili (per esempio il numero di canali sui quali il cliente ti ha chiesto di intervenire e sicuramente i contenuti pensati per una psicoterapeuta non sono gli stessi di quelli pensati per un artigiano del cuoio) ma molte delle fasi saranno in comune con tutti.

Provo a fare un’ipotesi:

1. Contatto e brief con il cliente
2. Invio del preventivo
3. Accettazione del preventivo
4. Invio fattura di acconto
5. Analisi della situazione attuale
   1. Sito web
   2. Canali social
   3. Competitors
6. Stesura della proposta e della strategia di comunicazione
7. Indicazione delle linee guida per la creazione dei contenuti
8. Misurazione delle performance
9. Redazione di un documento di sintesi rispetto a come è andata
10. Fattura di saldo

Questa è solo un’ipotesi di possibili passaggi che definiscono un progetto standard per i tuoi clienti. Probabilmente chi è del mestiere ne saprà indicare molti di più, il che rende ancora più articolata la procedura.

Inoltre, se questo avviene per parecchi clienti contemporaneamente il rischio di perdersi è assicurato.

Non siamo macchine e il nostro cervello non è tenuto a ricordare ogni passaggio di ogni progetto sul quale mettiamo mano.

La checklist è uno strumento utile e come tale deve essere considerato.

Non sei un professionista peggiore se non ricordi a mente tutto quello che stai realizzando per i tuoi clienti, anzi: liberare la mente e utilizzare supporti esterni ti permette di essere più focalizzato nel momento in cui ti dedicherai anima e corpo a quel lavoro, proprio perché saprai esattamente dove sei e quali sono i prossimi passi da compiere.

Che ne dici? Vuoi provare?

 

Impara a creare le tue checklist e non solo

Nel mio corso online TU-do-list ti guido passo dopo passo nella creazione, non solo delle tue checklist, ma anche di tutti gli altri tipi di liste che potrebbero essere utili nel tuo lavoro.

Non esistono soluzioni pre-confezionate: ognuno deve trovare il proprio sistema e il proprio equilibrio tra organizzazione e flessibilità. Per questo ho creato un corso online aperto a tutti affinché tu possa, con il mio aiuto, trovare la soluzione perfetta per te.

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