Le 5 regole per organizzare lo spazio (anche in smart working)

Lo spazio fisico è come il tempo. Non ne abbiamo mai abbastanza.

Sia lo spazio che il tempo, ma anche l’attenzione, le energie e il denaro, sono tutte risorse limitate e l’organizzazione è quella abilità che può aiutarci a gestirle al meglio, ottimizzarne l’utilizzo e, possibilmente, non sprecarne nemmeno un po’.

A casa o sul lavoro, dobbiamo spesso fare i conti con uno spazio che non risponde alle nostre esigenze: è troppo piccolo, è mal sfruttato, è in disordine, dobbiamo condividerlo con altre persone che hanno criteri e modi di utilizzarlo molto diversi dai nostri.

In questo post condivido quelli che sono i miei consigli per progettare fin dalle basi un utilizzo dello spazio di lavoro efficiente e a supporto delle tue attività.

Organizzare lo spazio per lavorare meglio

Una premessa è necessaria, quando si parla di spazio di lavoro.

Quando parlo di spazio penso a quello fisico intorno a te, quello nel quale arrivi ogni mattina e ti metti fisicamente al lavoro e che comprende:

• il piano di lavoro (può essere una scrivania oppure una bancone su cui operi)
• una serie di spazi chiusi un cui riponi oggetti piccoli, necessari alle tue attività quotidiane (cassetti, contenitori in un armadio, l’armadio stesso)
• l’ambiente che ti circonda ovvero il tuo ufficio, condiviso o meno con altre persone, in azienda oppure in casa, quando lavori in smart working.

Lo spazio fisico tuttavia non è l’unico spazio rilevante nel tuo lavoro.

Moltissime persone, infatti, eseguono un lavoro che si svolge prevalentemente all’interno di un computer, attraverso la gestione delle informazioni digitali. Il desktop, gli archivi in cloud o in locale, la tua casella di posta elettronica sono tutti spazi digitali a cui pensare quando ti accingi a un miglioramento delle tue abitudini organizzative.

Organizzare lo spazio, sia fisico che digitale, infatti, è fondamentale per ottimizzare le prestazioni sul lavoro e ha un impatto diretto sulle altre risorse limitate.

Può favorire o, al contrario, limitare la concentrazione. Un ambiente ordinato e ben strutturato crea un senso di chiarezza mentale, consentendo alla mente di focalizzarsi meglio sul compito in corso.

Nel contesto fisico, avere una scrivania pulita e ordinata riduce le distrazioni visive e può così liberare la creatività. Ma anche nello spazio digitale, mantenere cartelle e file organizzati permette di trovare rapidamente documenti e risorse necessarie per svolgere il lavoro.

Infatti, eliminare il disordine digitale evita la dispersione di energie preziose nel cercare le informazioni e consente di concentrarsi sul compito principale, aumentando la qualità del lavoro svolto e il proprio benessere nel corso del processo.

Lo smart working e l’organizzazione dello spazio

Lavorare da casa, nel contesto dello smart working, presenta sfide uniche nell’organizzazione dello spazio di lavoro.

In primis, perché non è detto che la scelta di una casa abbia inizialmente tenuto in conto dell’esigenza, magari sopraggiunta in un secondo momento (ci ricordiamo tutte e tutti bene di quello che è successo durante la pandemia di covid-19), di uno spazio per lavorare da casa.

Chi non dispone di un’adeguata area dedicata al lavoro può comportare compromessi nell’ergonomia e nel comfort. Quanti sederi quadrati e dolori di schiena a lavorare dal tavolo della cucina su una sedia pensata per sostenere il nostro corpo minuti e non ore!

Inoltre, anche se uno spazio adibito al lavoro c’è o è stato creato, la commistione tra ambiente domestico e professionale può rendere difficile stabilire confini chiari tra i due, portando a una sovrapposizione di attività e a una maggiore propensione alle distrazioni.

La mancanza di una separazione fisica tra spazio professionale e personale può rendere complicato staccare mentalmente dal lavoro, portando a una diminuzione del benessere e della qualità della vita.

E non dimentichiamo di quanto la gestione dello spazio può diventare ancor più complessa considerando le esigenze di altri membri della famiglia che condividono lo stesso ambiente.

Ognuna di queste sfide sottolineano l’importanza di adottare strategie efficaci per organizzare lo spazio di lavoro in un contesto di smart working, al fine di garantire la produttività, la concentrazione e il benessere in generale.

Le 5 regole per organizzare lo spazio

Per aiutarti a fare il primo passo verso uno spazio di lavoro che supporti e non intralci il tuo flusso di operatività, condivido qui le cinque regole da tenere a mente per avere uno spazio organizzato al meglio, che risponda sempre alle tue necessità ed eviti inutili e antipatiche perdite di tempo.

Puoi utilizzare le prime tre regole per impostare il tuo spazio e la sua organizzazione fin dall’inizio.

La quarta e la quinta regola ti aiuteranno a mantenere nel corso del tempo il sistema organizzativo che hai progettato, evitando di tornare alla confusione di prima.

Regola n° 1 – Less is more

L’espressione less is more (che tradotta in italiano suonerebbe più o meno come “meno è meglio/di più”) viene usata per la prima volta dall’architetto tedesco Ludwig Mies van der Rohe per descrivere il suo approccio alla progettazione architettonica.

Mies van der Rohe creava infatti edifici essenziali, sia nelle forme utilizzate (molto semplici, lineari, geometriche) sia nella scelta dei materiali e delle superfici. La sua ricerca della “purezza” della forma era motivata da una ricerca quasi spirituale dell’essenza dell’edificio, della sua funzione primaria, libera da ogni tipo di decorazione o elemento superfluo.

Con il tempo, l’espressione less is more è diventata una sorta di mantra per il design moderno e contemporaneo, fatto di linee pulite, essenziali e minimaliste: ecco perché dovresti considerare questa come la prima regola per avere uno spazio più organizzato.

Tratta i tuoi spazi di lavoro come opere d’arte: elimina tutto ciò che è superfluo, vai direttamente all’essenza di ciò che ti serve, perché funzionale alle attività che devi svolgere o perché ti piace, ti fa stare bene.

Tolto l’eccesso e recuperata la vera essenza dello spazio guadagnerai tutto in funzionalità, serenità e, perché no, anche in estetica.

Regola n.2 – La regola dei 3/4

Se pensi ai cassetti della cucina, ai ripiani della libreria o ai contenitori che usi per tenere la cancelleria, non è detto che tu riesca a trovare con facilità dello spazio libero.

Questo perché viene estremamente facile, un po’ come fanno i liquidi, riempire poco alla volta tutto lo spazio a nostra disposizione.

La seconda regola consiglia di fermarti prima che questo avvenga, ovvero di occupare uno spazio solo per i 3/4 della sua totalità. Lasciare 1/4 libero e a disposizione ti permette di avere piena visibilità e maggiore accessibilità agli oggetti contenuti nello spazio, oltre a facilitare il lavoro di pulizia e riordino.

Regola n.3 – La regola del bersaglio

La terza regola l’ho spiegata in un altro articolo del blog, applicandola alla scrivania.

Il bersaglio è composto di cerchi concentrici: guadagni più punti quanto più ti avvicini alla circonferenza centrale (pensa agli arcieri o al gioco delle freccette).

La regola del bersaglio suggerisce di tenere più vicino a te, a portata di mano, gli oggetti che utilizzi con maggior frequenza: è una regola di buon senso, che forse molte persone già utilizzano, ma fa sempre bene rispolverare anche le abitudini più semplici e banali, dando loro il giusto valore affinché diventino pratiche quotidiane adottate da chiunque, anche da chi utilizza e condivide con noi i nostri stessi spazi di vita e di lavoro.

Regola n.4 – La regola dell’80/20

La regola dell’80/20 o principio di Pareto deve il suo nome all’economista italiano Vilfredo Pareto che l’ha formulata sul finire del XIX secolo.

Pareto condusse i suoi primi esperimenti studiando la distribuzione del reddito e valutando che solo una piccola percentuale della popolazione deteneva nelle proprie mani la maggior parte della ricchezza del mondo. Proseguendo i suoi studi, Pareto riuscì a riscontrare diverse casistiche, anche al di là dell’ambito prettamente economico, in cui questa legge si avverava: in altre parole e generalizzando il principio, la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause.

Per esempio, se pensi al guardaroba, l’80% delle volte indossi il 20% dei tuoi abiti (le cifre sono indicative, si tratta in effetti di grandi numeri ma anche nel nostro piccolo possiamo osservare come, solitamente, indossiamo sempre quegli indumenti che ci piacciono, che ci fanno sentire bene e assai più raramente tutti gli altri).

Nel lavoro, la stessa legge potrebbe essere applicata sugli effetti del tuo impegno, ovvero l’80% dei risultati deriva dal 20% dei tuoi sforzi e proprio per questo motivo dovresti imparare a focalizzarti unicamente su ciò che conta davvero e che ti fa ottenere maggiori risultati, nella gestione dello spazio tanto quanto nella gestione del tempo.

Regola n.5 – Aiutati con le etichette

Le etichette sono uno strumento utilissimo per riuscire a mantenere l’organizzazione che hai con tanta fatica raggiunto: spesso capita di essere di fretta e nella foga del momento lasci un oggetto in giro, non riponi le cose al proprio posto, tornando, in brevissimo tempo, alla confusione iniziale.

Un sistema organizzativo funzionale deve necessariamente essere semplice ed intuitivo per poter essere mantenuto nel tempo: le etichette assolvono a questo ruolo, soprattutto quando condividi il tuo spazio con altre persone, siano esse colleghə, partner, coinquilinə, figliə.

Un’etichetta che dichiara in maniera precisa che cosa quel cassetto o quel contenitore contiene non lascia adito a dubbi: sarà più veloce trovare quello che stai cercando e molto meno faticoso riporlo perché sai già dove va messo.

Conclusioni

Lo spazio impatta enormemente sulla qualità del tuo lavoro, sull’efficienza del processo operativo e in definitiva sul tuo benessere.

Se non ci avevi mai pensato, spero con questo posto di aver contribuito a una nuova consapevolezza.

Come professional organizer mi viene spesso chiesto da dove partire per progettare una nuova e migliore organizzazione del proprio lavoro. Ecco, ora posso risponderti: non è il tempo la risorsa da cui iniziare ma lo spazio all’interno del quale operi.

Perché uno spazio organizzato avrà un impatto a cascata su tutte le altre risorse limitate, compreso il tuo tempo.

Se desideri ricevere i miei consigli personalizzati sul tuo spazio di lavoro, prenota una sessione di consulenza di un’ora con me: partiremo dalla situazione attuale per aggiustare il tiro e progettare uno spazio in cui tu possa finalmente lavorare con serenità ed entusiasmo.