Organizzare lo spazio in categorie

Le categorie sono un principio importante nell’organizzazione dello spazio.

Dal greco κατηγορία «imputazione, predicato, attributo», la categoria è una caratteristica che si associa a un oggetto, a un’idea o a qualsiasi altra manifestazione della realtà affinché un singolo elemento possa essere associato ad altri suoi simili in un insieme definito da un attributo comune, la categoria appunto.

Questo attributo comune rende più semplice, per noi umani, leggere la complessità della realtà: non serve, infatti, conoscere e avere esperienza di ogni singolo componente dell’insieme. In quanto parte di una categoria, ogni relazione che avrò con un elemento di quel gruppo potrà darmi informazioni e conoscenza anche su tutti gli altri.

Per esempio: non trovo i calzini con i cactus verdi.

È probabile che saranno nel cassetto dei calzini (che è uno spazio deputato a ospitare una categoria specifica di indumenti, appunto, i calzini). Oppure, se non li trovo lì, potrebbero essere “tra le cose da lavare” (che è a sua volta una categoria).

Usare le categorie, può aiutarti a organizzare meglio il tuo spazio, qualunque esso sia, mentale, virtuale o fisico. In casa, a scuola, in ufficio, nel computer.

In questo post ti spiego in che modo e come puoi applicare questi insegnamenti nello spazio fisico del tuo ufficio (in casa o in azienda).

Questo è un post sponsorizzato in collaborazione con ILO Inside Like Outside, un brand di Cartotecnica Friuliana che da 30 anni lavora nella produzione del packaging di carta e cartone.


I benefici delle categorie

Sai dove sono le cose che stai cercando

Creare un collegamento tra una categoria e uno spazio a lei dedicato è una ricetta (abbastanza infallibile, se il congiunto non le rispetta il problema non è la categoria!) per non perdere mai nulla.

È il caso del cassetto delle mutande, del cestino della frutta, del ripiano della libreria dedicato alle guide di viaggio o il raccoglitore delle bollette.

Questo processo richiede un minimo di progettazione: in base al numero di elementi che fanno parte di una categoria, dovrai stabilire se richiedono uno spazio più o meno ampio, in un luogo più o meno visibile. Ma una volta progettata, è una buona abitudine che resta.

Trovi tutto più velocemente

È il motto di tante mie colleghe professional organizer che operano nell’ambito domestico: un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto.

Le categorie nello spazio ti aiutano ad essere veloce in entrambe le direzioni: sia a trovare quello che stai cercando, sia a mettere a posto qualcosa dopo l’utilizzo.

Io e le mie lavatrici al rientro dalle ferie ne siamo la prova vivente. Zero sbatty.

Ti accorgi subito se manca qualcosa o se ne hai più del necessario

Organizzare per categorie ti aiuta a fare il menù settimanale e la lista della spesa in cucina.

Oppure non comprare l’ennesimo paio di calze nere perché non trovi i precedenti quattro in fondo a un cassetto.

Prima di ogni acquisto (a meno che tu non abbia interesse a evitare lo spreco) è sempre meglio verificare cosa c’è o non c’è in casa. E fare, di conseguenza, una lista degli acquisti adeguata alle tue esigenze.

Avere tutto organizzato in categorie semplifica questo processo.

Mantieni l’organizzazione nel tempo di uno spazio condiviso

Non mi stancherò mai di ripeterlo: non sempre tutti i problemi di organizzazione, in famiglia come al lavoro, sono davvero dei problemi di organizzazione. Spesso l’origine del male è una cattiva comunicazione.

Le categorie ti vengono in aiuto quando devi mantenere l’ordine di uno spazio condiviso con altre persone: la categoria diventa una sorta di fanalino lampeggiante che, se ben comunicata, indica a tutti dove devono essere riposte le cose al termine di utilizzo (o dove trovarle in caso di smarrimento). E ancora una volta: il congiunto che chiede prima ancora di cercare, no, non è un problema della categoria.

 

contenitori e organizer arredano lo spazio

La foto fa parte del catalogo di ILO – Inside Like Outside

 

 

Come applicare le categorie nel tuo spazio di lavoro

Gli strumenti sono molteplici e variano moltissimo a seconda della tipologia di spazio che dovrai trattare (quello che usi per dividere in categorie l’armadio non è uguale a quello che usi in cucina, e men che meno quello che usi nel mondo digitale del tuo computer).

Per questo motivo mi limito a indicarti degli oggetti-concetto (pensa te! Sono categorie anche queste!):

  • Contenitori, adatti a raccogliere un’intera categoria: fanno parte di questa famiglia i cassetti e i ripiani dei mobili, ma soprattutto le scatole, i cestini, i raccoglitori e le cartelle digitali;
  • Divisori, adatti a suddividere al proprio interno categorie diverse o sottocategorie appartenenti a una stessa categoria, penso per esempio a quelli che si trovano nei cassetti delle posate. I divisori sono particolarmente adatti a contenere oggetti di piccole dimensioni: ecco perché sono molto efficaci nei cassetti dell’intimo, in ufficio con il materiale di cancelleria, nel mondo creativo e dell’artigianato, con alcuni giochi per bambini;
  • Indicatori e segnali, che servono per “comunicare” la categoria a te e a chi ti sta intorno: qui le regine indiscusse sono le etichette (di tutti i tipi, cartacee o nelle mail di Gmail, di testo o con un semplice codice colore, scritte a mano o stampate, ecc.).

 

Cosa ti serve per creare le tue categorie e organizzare il tuo spazio?

Ho avviato una collaborazione con ILO – Inside Like Outside con la volontà di aiutarti, non solo nel metodo e nella strategia organizzativa, ma anche nell’individuare i prodotti migliori per creare uno spazio, di lavoro e non, funzionale, organizzato e, perché no, anche bello.

ILO produce organizer portaoggetti di diverse dimensioni, scatole contenitive e grucce. L’anima di questi oggetti è in legno e cartone (riciclabile) e le finiture sono disponibili in tela, velluto e altri tessuti tecnici (personalizzabili e disponibili in tanti colori diversi).

Il mio invito è quello di andare a vedere il loro shop online per prendere ispirazione dai tanti utilizzi che si possono fare dei prodotti e, se ti va, per farti un regalo usando il codice CHIARA5 che ti dà diritto a uno sconto al checkout. La spedizione è gratuita in tutta Italia.

Qui uno dei miei cassetti dell’ufficio organizzato con l’organizer ILO4 a 4 scomparti.

Poco bello? 🙂

organizer per cancelleria

Fotografia di Francesca Parolin

portaoggetti in un cassetto

Fotografia di Francesca Parolin

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Chiara Battaglioni
Chiara Battaglioni
Ciao, sono Chiara Battaglioni e lavoro a fianco dei freelance per allenare le loro capacità organizzative tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi. Contribuisco a diffondere la cultura dell’organizzazione personale sul lavoro, attraverso il podcast Work Better e il lavoro che svolgo per APOI, l’Associazione dei Professional Organizers italiani, di cui sono associata Senior e membro del consiglio direttivo.