Scrivania organizzata: ti spiego come fare

Questo articolo è stato pubblicato per la prima volta il 30 marzo 2016. Lo trovi oggi aggiornato con alcune integrazioni e approfondimenti.

Hai presente la tua scrivania?

Come ti senti la mattina arrivando al lavoro e guardandola? Ti fa venire voglia di metterti d’impegno sui compiti della giornata o solo guardando la confusione e le pile di fogli che hai nel porta documenti ti viene voglia di girare i tacchi e scappare a Honolulu (ricordi Mago Merlino?)
Avere una scrivania organizzata é possibile e per iniziare ti consiglio di applicare la tecnica del bersaglio.

 

Scrivania organizzata con la tecnica del bersaglio

Siediti alla tua scrivania: apri le braccia e immagina di disegnare intorno a te un cerchio. Questo é lo spazio del bersaglio e comprende tutto ciò che puoi raggiungere senza alzarti dalla sedia.

All’interno del bersaglio immagina ora di disegnare tre cerchi concentrici, di tre colori differenti.

Il cerchio verde, il primo e più vicino al centro, dovrebbe contenere solo gli elementi assolutamente indispensabili al tuo lavoro: ci sarai ovviamente tu, seduto alla tua sedia, il computer, con mouse e tastiera, ed eventualmente la pratica a cui stai lavorando in questo esatto momento. Se il tuo lavoro é fare telefonate (penso per esempio a chi si occupa di area commerciale e di fissare appuntamenti), la tua area verde comprenderá anche il telefono ed eventualmente un blocco per appunti (probabilmente non ti sará necessario il computer durante questa attività).

Il cerchio giallo, appena fuori dal cerchio verde, comprende tutti quegli oggetti che usi con buona frequenza e che quindi é bene tenere a portata di mano come penne (solo quelle che scrivono!), un blocco per appunti, la tua lista di cose da fare, il telefono, l’agenda, eventuali altri oggetti di cancelleria come matite, gomma, evidenziatori e il porta documenti con le pratiche in elaborazione.

Nel cerchio rosso, quello più esterno, puoi posizionare invece tutti quegli oggetti che usi più raramente ma che comunque desideri avere a portata di mano come per esempio la cucitrice, la calcolatrice, la stampante (anche se personalmente credo che questa possa essere posizionata fuori dal bersaglio, soprattutto se la usi raramente: sgranchirsi un po’ le gambe durante il lavoro fa sempre bene).

 

Come applicare la regola del bersaglio

La regola del bersaglio é un ottimo metodo per ottimizzare i tempi di lavoro e aumentare la produttività perché permette di avere a portata di mano tutto quello che occorre; tuttavia richiede una scelta consapevole di ciò che é davvero necessario al tuo lavoro e merita di occupare lo spazio più vicino a te.

Per iniziare, se é la prima volta che applichi questa regola, ti suggerisco di provare a darti dei limiti per facilitare la tua scelta: prova a stabilire solo 3 oggetti per l’area verde (tu sei escluso! e mouse e tastiera possono essere considerati un oggetto unico con il computer), 5 per l’area gialla e altri 5 per l’area rossa. Tutto il resto prova a tenerlo in spazi diversi dalla tua scrivania.
Non preoccuparti se non trovi subito la combinazione esatta: potrai sempre fare una prova e aggiustare il tuo bersaglio fino a trovare la combinazione giusta per te.

Come fare se sei un freelance che non hai una postazione di lavoro fissa? Qui il gioco é ancora più divertente perché il bersaglio é nella borsa che porti con te. Pensa a cosa é strettamente necessario al tuo lavoro e organizza una tracolla o uno zaino da portare con te che abbia solo e soltanto questi elementi.
Viaggerai più leggero e sarai sempre pronto ad affrontare gli appuntamenti della giornata!

Adesso tocca a te!
Sei pronto a semplificare per avere una scrivania più organizzata?

 

La regola del bersaglio è uno dei metodi che utilizzo per mantenere organizzato il mio ufficio in casa. Ne parlo, insieme ad altri, nel mio ebook “Il mio ufficio in casa”. Iscriviti alla newsletter per sapere quando sarà disponibile.

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Chiara Battaglioni
Chiara Battaglioni
Ciao, sono Chiara Battaglioni e lavoro a fianco dei freelance per allenare le loro capacità organizzative tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi. Contribuisco a diffondere la cultura dell’organizzazione personale sul lavoro, attraverso il podcast Work Better e il lavoro che svolgo per APOI, l’Associazione dei Professional Organizers italiani, di cui sono associata Senior e membro del consiglio direttivo.