Dal cartaceo al digitale : rendi green la tua organizzazione

Essere freelance e ridurre il consumo di carta si può.

Da sempre amo la cartoleria, il profumo della carta appena stampata e scrivere la prima parola sulla pagina bianca di un quaderno appena comprato.

Ma nonostante questo sono anche consapevole di quanto il lavoro di ogni persona, anche del piccolo freelance che lavora da casa, abbia un impatto sull’ambiente che lo circonda.

Ecco perché penso sia un dovere per me (e forse anche te che stai leggendo questo articolo hai la mia stessa sensibilità) provare a ridurre la mia impronta, per quanto possibile, riducendo il consumo di carta e scegliendo dei fornitori attenti alla sostenibilità ambientale.

In questo post condivido alcune delle pratiche che, organizzativamente parlando, possono aiutarti a limitare il tuo consumo di carta, perché esistono moltissimi modi per rispettare l’ambiente e prenderci cura delle risorse limitate intorno a noi.

Perché non è solo il tempo a scarseggiare ed essere prezioso.

Buoni motivi per passare al digitale

Passare dal cartaceo al digitale, dal punto di vista organizzativo, non è poi così difficile e ha degli indiscussi vantaggi.

Il primo, più evidente, è ridurre il consumo di carta. Non che i server su cui si appoggiano gli strumenti digitali non abbiano un impatto, anzi. In questo caso, la scelta di un servizio che sia concretamente impegnato nell’ottimizzazione delle risorse che utilizza è sicuramente una buona pratica.

Il secondo vantaggio è quello di essere più agili e leggeri nei propri spostamenti e avere un approccio minimalista all’arredamento del proprio spazio di lavoro. “Less is more” come ci insegna Mies van der Rohe: ma anche meno tempo a cercare le cose, preparare zaini e valigie e a pulire, dico io.

Il terzo è quello della condivisione: un calendario o un sistema di liste digitali permette di poter condividere informazioni con la famiglia, con i colleghi e con i clienti, velocizzando le comunicazioni e semplificando i processi.

So che per qualche persona rinunciare alla carta, soprattutto all’agenda cartacea, sembra un passo impossibile ma, come vedrai, nemmeno io non vi rinuncio completamente. Scrivere a mano sulla carta ha un valore che il digitale non potrà mai sostituire.

Tuttavia, possiamo destinare alla scrittura a mano solo la parte del nostro lavoro che beneficia di quegli effetti, ovvero la parte creativa e relazionale. Ma anche in quel caso, possiamo prestare attenzione ai materiali e agli strumenti che scegliamo.

Passare dal cartaceo al digitale: analizziamo gli strumenti

Io credo in un semplice binomio per un’organizzazione efficace del proprio lavoro: il calendario e le liste.

Di entrambi ho parlato (ripetutamente) nel mio podcast Work Better. Ti lascio qui le due puntate da cui partire:

• Organizzarsi dalle basi: il calendario

• Organizzarsi dalle basi: le liste

In entrambi i casi, puoi scegliere di passare al digitale: sotto trovi i miei consigli per guidare la tua scelta. Ma non solo.

Ti racconto anche come puoi conservare la carta nel tuo sistema organizzativo senza investire in nuovi acquisti, ma utilizzando quanto hai già disponibile in casa. Sprecare quanto si ha già a disposizione non è sostenibile tanto quanto acquistare qualcosa di nuovo.

L’agenda o il calendario

Il calendario è lo strumento deputato ad accogliere le attività con uno specifico riferimento temporale. I due formati di calendario più famosi sono sicuramente l’agenda cartacea e il calendario digitale.

Passare al digitale renderà molto semplice alcune pratiche che per il calendario sono sicuramente interessanti e potenzialmente risolutive dei seguenti problemi:

• avere facilmente sott’occhio la gestione del tuo tempo, in un unico luogo, sia per ciò che riguarda gli appuntamenti di lavoro che quelli personali: nel calendario digitale, infatti, possono convivere più calendari nello stesso strumento
• mettere chi vive o lavora con te in condizione di conoscere i tuoi impegni, senza dovertelo chiedere interrompendo il tuo lavoro con telefonate o messaggi Whatsapp
• permettere a clienti e/o fornitori di prenotare un colloquio con te senza attivare un lungo scambio di email
• velocizzare il processo di creazione dei link per le call integrando plug in come quello di Zoom oppure utilizzando, semplicemente, Teams in Outlook o Meet in Google

Tra i calendari digitali più famosi e conosciuti ci sono Outlook, Google Calendar (il mio preferito) e un nuovo interessante player da gennaio 2024: Notion Calendar. Il calendario che trovi disponibile sui dispositivi mobili, come Calendario di iOs (ex iCal) e quello su Android sono dei semplici contenitori all’interno dei quali far convergere i calendari degli account Outlook e/o Google. Per questo sono un po’ limitati rispetto alle applicazioni originali.

Per farla semplice, se hai un account Gmail e, quindi, un accesso a Google Calendar, io ti consiglio di utilizzare per la consultazione e la pianificazione sullo strumento l’app originale di Google Calendar, piuttosto che il calendario del tuo iPhone.

Le liste

Sono il secondo strumento secondo me indispensabile per una buona organizzazione.

Quanti fogli pieni zeppi di liste inefficaci ho visto volare sulle scrivanie dei miei clienti…

Scegliere di utilizzare un task manager, ovvero un’applicazione in grado di contenere tutte le tue liste, sia che si tratta di liste operative per le cose da fare, sia che si tratti di liste di consultazione con idee per futuri contenuti o futuri acquisti, è senza ombra di dubbio una buona pratica organizzativa.

Perché:

• elimini la confusione data dai fogli volanti
• hai un unico posto dove annotare tutto, le tue idee, quello che vuoi fare, quello che devi fare
• hai un unico posto per ritrovare quelle idee (e un comodo sistema di ricerca se proprio sei in difficoltà)
• puoi condividere le tue liste con le persone vicine a te (non ti dico la gioia di assistere, comodamente dal mio computer, alla scena in cui la mia lista si depenna “da sola” quando Fabio va a fare la spesa)

I task manager più conosciuti e che io consiglio di utilizzare (scegline uno solo, però) sono:

1. Promemoria (se hai tutti dispositivi iOS quindi iPhone e Mac)
2. Microsoft To Do (se lavori principalmente con Outlook)
3. Todoist (se vuoi qualcosa di un po’ più elaborato)
4. Google Keep (se vuoi qualcosa di estremamente semplice, anche se in tutta onestà non sarebbe in ogni caso la mia prima scelta, ma questa è un’altra storia)

Poi c’è il mondo dei project manager come Notion, Trello, Clickup e compagnia bella: vale la pena affrontare il discorso solo quando la complessità dei tuoi progetti richiede uno strumento più complesso in grado di sostenerla.

Il quaderno dei clienti

Durante le consulenze individuali con i miei clienti prendo spesso appunti su un quaderno perché mi risulta molto più pratico e veloce che digitare sulla tastiera (anche se sto parlando via Zoom).

In questo caso i fogli di carta riciclata, che uso come supporto per note veloci che mi servono nel corso di un lavoro, non sono consigliati perché non è efficiente avere fogli volanti. Generano confusione e disordine.

La mia esigenza è quella di avere tutte le informazioni in un unico quaderno.

La mia scelta ecologica è stata quella di non acquistare più quaderni ma di finire di utilizzare quelli accumulati negli anni. Spesso infatti, partecipando ad eventi e formazioni sparse per l’Italia, accumulo quaderni di diverso tipo.

I miei preferiti? Quelli scelti negli ultimi anni dal Freelancecamp. Li produce Arbos, un’azienda italiana della provincia di Vicenza e li produce tutti in materiale riciclato, non solo per ciò che riguarda la carta ma anche per le copertine che sono fatte di cuoio riciclato.

La fase creativa dei progetti

Quando ho bisogno di ideare un nuovo progetto, trovare soluzioni a problemi esistenti oppure progettare un’aula formativa o un nuovo corso di Palabàn, ecco che sento forte il bisogno di scrivere a mano. Di disegnare schemi e mappe mentali soprattutto.

Di mappe mentali e idee creative ho scritto in un articolo per C+B (troverai consigliate anche alcune app online che possono essere utilizzate per questa fase).

Quando si tratta di pensiero divergente, aperto e libero, la scrittura a mano credo che sia molto più efficace del digitale.

La mia scelta green? In realtà sono due e dipendono dalle dimensioni del tema che sto affrontando.

Se è un tema complesso e molto articolato, uso una lavagna magnetica che tengo appesa nel mio studio. Posso riutilizzarla ogni volta che voglio.

Se si tratta di qualcosa di più ridotto, utilizzo fogli di carta riciclata (A4 o A3 quando riesco ad averli). La carta riciclata va benissimo per questa fase perché solitamente è una fase transitoria: una volta buttate giù le idee possiamo andare oltre, creare delle liste di cose da fare, scattare eventualmente una foto o eseguire una scansione della nostra mappa e poi buttare il foglio (ovviamente nella raccolta differenziata).

Il commercialista e i documenti contabili

Qualcuno aveva pensato che fossi pazza quando, pur non avendo l’obbligo in quanto iscritta ad un regime fiscale agevolato, scelsi anni fa di passare immediatamente alla fatturazione elettronica. Poi ora che è diventata obbligatoria per tutti e tutte, compreso chi è nel regime forfettario, il tempo mi ha dato ragione.

La realtà è che questo passaggio non mi pesò per niente (eccetto una piccola integrazione di prezzo del canone annuale di Winddoc, che è il gestionale creato dal mio studio di commercialisti).

Passare alla fattura elettronica ha velocizzato moltissimo le pratiche di registrazione delle fatture in acquisto, oltre ad essere una pratica più green per tutti. E sono felice che sempre di più si stia andando in questa direzione.

In 8 anni di collaborazione con lo studio Garattoni&Vaccariello di Rimini, non sono mai andata da loro per lavoro. Ci vediamo, certo, ma ad eventi e in altri momenti conviviali. Fortunatamente la tecnologia (il gestionale, prima un FTP dedicato, un calendario Google condiviso e qualche email) ci ha sempre permesso di lavorare con il minimo dispendio di carta possibile.

Conclusioni

A volte, quello che ci spaventa di un cambiamento è solo… Il cambiamento stesso.

Gli strumenti per fare una transizione serena e fluida dal cartaceo al digitale ci sono tutti; le abitudini faranno il resto.

La cosa secondo me importante è avere ben chiaro in mente il motivo per cui decidi di cambiare e il risultato che intendi raggiungere. Semplificare i tuoi processi per quanto possibile e poi iniziare la tua transizione un passo alla volta. Se dovessi suggerirti uno strumento da cui cominciare, sarebbe sicuramente il calendario. Diverse clienti che ho affiancato nel passaggio dall’agenda cartacea al calendario digitale, hanno trovato rapidamente un nuovo equilibrio e non sono più tornate indietro.

Se pensi di aver bisogno del mio supporto per fare questo passaggio, valuta il percorso di 3 ore di consulenza personalizzata. Trovi tutti i dettagli in questa pagina.