Organizzare gli appuntamenti con Calendly

Se hai letto e provato a disegnare il tuo model calendar, ovvero la tua settimana ideale così come la vorresti, sai quanto credo in un’organizzazione che, per prima cosa, parta da te e dal tuo modo di lavorare.

Se è vero che non puoi avere un’ora in più al giorno ed eliminare tutti gli imprevisti dalla faccia della terra, è anche vero che hai comunque la possibilità di stabilire il tuo destino; in altre parole, hai voce in capitolo nella pianificazione delle tue giornate.

Dare sempre la colpa agli altri o, peggio, al tempo che non c’è, è una scusa per non assumerti la responsabilità delle tue scelte.

Nel post di oggi ti racconto come utilizzo un’app per risparmiare tempo e aumentare così il mio livello di produttività. In particolare si tratta di un’app che mi aiuta a pianificare il tempo da dedicare alle consulenze e a fare in modo che la relazione con i miei clienti nella pianificazione di un appuntamento sia la più facile e veloce possibile.

 

Uso Calendly per organizzare gli appuntamenti

Ti sarà capitato di doverti accordare con una persona per un appuntamento telefonico, da remoto via Skype o di persona.

La prima domanda che ti faccio è questa: sei tu a proporre per primo una o più date in linea alle tue disponibilità oppure lasci campo libero all’altro?

Vado più nello specifico.

Se tra i tuoi servizi c’è la consulenza da remoto, lasci che sia il cliente a decidere quando sentirvi o fai tu per primo una proposta?

Mi è giunta all’orecchio una voce, soprattutto da freelance alle prime armi (che poi si sa, l’esperienza ti fortifica!): visto che “lui è il cliente”, gli lascio piena e totale disponibilità, anche nella pianficazione degli appuntamenti tra di noi.

Nulla togliere alle buone intenzioni ma per lavorare bene bisogna che tu per primo sia consapevole non solo dei tempi e delle energie che ti richiede fare un determinato tipo di lavoro, ma anche che tu sia un punto di riferimento per il cliente, al fine di ridurre la complessità del tema per il quale ha chiesto un tuo intervento.

Quindi, se non l’hai mai fatto, inizia ora.

Non chiedere a un cliente “quando sei disponibile per la prossima Skype call?” ma “per la prossima call, ti scrivo un po’ delle mie disponibilità: scegli quella che fa al caso tuo”.

 

Nel primo caso, lui è libero di risponderti quello che vuole: se hai fortuna, la sua proposta si incastra perfettamente con i tuoi precedenti impegni, ma se questo non accade, come minimo avrete un rimpallo di tre o quattro mail che faranno perdere tempo a entrambi.

Nel secondo, sei tu a condurre il gioco. Pur lasciando al cliente margine di movimento.

Ecco perché io uso Calendly per programmare le mie ore di consulenza su Skype.

 

Come funziona Calendly

Questo è il mio calendario di orari disponibili di appuntamento per le consulenze via Skype.

Il link al calendario arriva in automatico dopo l’acquisto dalla mia pagina Consulenza con un breve messaggio che invita il cliente a prenotare la sua ora di consulenza tra quelle disponibili.

Naturalmente, sta a me mantenere aggiornato il calendario annullando eventuali giornate in cui, per esempio, mi hanno confermato un’aula formativa e non sarò più disponibile.

Ma la cosa che conta è che le giornate o le mezze giornate che ho dedicato alle consulenze (e quindi gli slot orari impostati e ripetuti su Calendly) sono in linea alle mie esigenze.

Per cui, qualsiasi sia la scelta del mio cliente, sicuramente mi andrà bene perché io per prima ho creato un calendario che si adatta a me, al mio lavoro e alla settimana così come la vorrei.

Non mi è ancora capitato che un cliente non trovasse un orario adatto a lui tra quelli proposti, ma qualora fosse così, nello stesso messaggio con il link al Calendly, lascio l’indicazione di scrivermi una mail qualora non ci fosse nessuna opzione tra quelle proposte.

Ricorda! Flessibilità sempre.

Calendly ha tutta una serie di potenzialità per gli incontri collaborativi e molte altre cose che personalmente non utilizzo ma che puoi approfondire qui.

Iscriviti alla newsletter, ogni mese due diversi tipi di email:


  • Live del mese che raccoglie tutti gli eventi durante i quali possiamo incontrarci di persona;
  • Newsletter di approfondimento che sviluppa un tema principale: uno strumento e/o un metodo organizzativo, una problematica di organizzazione del lavoro


Inserendo la tua mail, accetti di iscriverti alla mia newsletter mensile. Tratterò i tuoi dati con il massimo rispetto (qui le condizioni sul trattamento dei dati personali).

Chiara Battaglioni
Chiara Battaglioni
Ciao, sono Chiara Battaglioni e lavoro a fianco dei freelance per allenare le loro capacità organizzative tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi. Contribuisco a diffondere la cultura dell’organizzazione personale sul lavoro, attraverso il podcast Work Better e il lavoro che svolgo per APOI, l’Associazione dei Professional Organizers italiani, di cui sono associata Senior e membro del consiglio direttivo.