Organizzare gli appuntamenti: processo e strumenti utili

Credo in un’organizzazione che, per prima cosa, parta da te e dal tuo modo di lavorare.

Se è vero che non puoi avere un’ora in più al giorno ed eliminare tutti gli imprevisti dalla faccia della terra, è anche vero che hai sempre la possibilità di stabilire il tuo destino; in altre parole, hai voce in capitolo nella pianificazione delle tue giornate.

Dare la colpa agli altri o, peggio, al tempo che non c’è, è una scusa per non assumerti la responsabilità delle tue scelte.

Nel post ti racconto come faccio risparmiare tempo e semplificare i miei processi di lavoro.

Si tratta di un’app che mi aiuta a pianificare il tempo da dedicare alle consulenze e a fare in modo che la relazione con i clienti nella pianificazione di un appuntamento sia la più facile e veloce possibile.

 

Come semplificare il processo di pianificazione degli appuntamenti

Ti sarà capitato di doverti accordare con una persona per un appuntamento telefonico, da remoto o di persona.

La prima domanda che ti faccio è questa: sei tu a proporre una o più date in linea alle tue disponibilità oppure lasci campo libero all’altra persona?

Vado più nello specifico.

Se tra i tuoi servizi c’è la consulenza da remoto, lasci che sia il cliente a decidere quando sentirvi o fai tu la prima proposta?

Mi è giunta all’orecchio una voce, soprattutto da freelance alle prime armi (che poi si sa, l’esperienza ti fortifica!): visto che “lui (o lei) è il cliente”, gli concedo piena e totale disponibilità, anche nella pianificazione degli appuntamenti tra di noi.

Nulla togliere alle buone intenzioni ma per lavorare bene bisogna che tu per primə sia consapevole non solo dei tempi e delle energie che ti richiede fare un determinato tipo di lavoro, ma anche che sia tu il punto di riferimento per il cliente, al fine di ridurre la complessità del tema per il quale ha chiesto un tuo intervento.

Quindi, se non l’hai mai fatto, inizia ora.

Non chiedere a un cliente “quando sei disponibile per la prossima call?” ma “per la prossima call, ti scrivo un po’ delle mie disponibilità: scegli quella che fa al caso tuo”.

 

Nel primo caso, il cliente è libero di risponderti quello che vuole: se hai fortuna, la sua proposta si incastra perfettamente con i tuoi precedenti impegni, ma se questo non accade, come minimo avrete un rimpallo di tre o quattro mail che faranno perdere tempo a entrambi.

Nel secondo, sei tu a condurre il gioco. Pur lasciando al cliente margine di movimento.

Ecco perché io uso Calendly per programmare le mie ore di consulenza da remoto.

Considera inoltre che Calendly non è l’unica applicazione disponibile per rispondere a questo tipo di esigenza: conosco professioniste che usano felicemente TidyCal, e lo stesso Google ha inserito la pianificazione degli appuntamenti tra le opzioni disponibili per Google Calendar (anche con un account Gmail gratuito).

Come sempre, ciò che conta non è lo strumento ma il processo e il metodo che ci sta dietro.

 

 

Il mio processo di organizzazione degli appuntamenti con Calendly

Questo è il mio calendario di orari disponibili di appuntamento per le consulenze personalizzate.

Il link al calendario arriva in automatico dopo l’acquisto dalla pagina del sito con un breve messaggio che invita il cliente a prenotare la sua ora di consulenza tra quelle disponibili.

Naturalmente, sta a me mantenere aggiornato il calendario annullando eventuali giornate in cui, per esempio, mi è stata confermata un’aula formativa e non sarò più disponibile. In realtà questo avviene in automatico perché il calendario di Calendly è sincronizzato con il calendario di lavoro di Google: se inserisco un appuntamento in quel calendario specifico, Calendly legge quell’orario come occupato e lo toglie dalle disponibilità.

Ma la cosa che conta è che le giornate o le mezze giornate che ho dedicato alle consulenze (e quindi gli slot orari impostati e ripetuti su Calendly) sono in linea alle mie esigenze.

Per cui, qualsiasi sia la scelta del mio cliente, sicuramente mi andrà bene perché io per prima ho creato un calendario che si adatta a me, al mio lavoro e alla settimana così come la vorrei.

Non mi è ancora capitato che un cliente non trovasse un orario adatto tra quelli proposti, ma qualora fosse così, nello stesso messaggio con il link al Calendly, lascio l’indicazione di scrivermi una mail qualora non ci fosse nessuna opzione tra quelle proposte.

Ricorda! Flessibilità sempre.

 

Se anche tu hai attivo un processo di questo tipo, vuoi rivederlo dal punto di vista organizzativo affinché sia efficace e sostenibile per il tuo tempo al lavoro, valuta una sessione di consulenza individuale con me: in un’ora insieme possiamo rivedere il tuo processo, semplificarlo e renderlo ancora più efficiente. Trovi in questa pagina tutte le informazioni e i prezzi dei miei pacchetti di consulenza.

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Chiara
Chiara
Ciao, sono Chiara Battaglioni e lavoro a fianco delle persone che lavorano per allenare le loro capacità organizzative tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi. Contribuisco a diffondere la cultura dell’organizzazione personale sul lavoro attraverso questo blog e il podcast Work Better. Sono associata Senior Qualificata n.29 di APOI - Associazione Professional Organizers Italia e socia internazionale di AOPE, l'associazione spagnola.