COME FACCIO A RICORDARMI TUTTO?
Ho smesso da anni di affidarmi alla mia memoria.
Inutile combattere. Fa schifo.
Inoltre, da quando sono diventata freelance gli aspetti del mio lavoro e della mia vita privata a cui devo prestare attenzione si sono moltiplicati e questo rende la mole di cose da fare sempre più difficile da gestire.
Come fare allora per evitare di perdere pezzi per strada? Ecco quello che faccio io.
Come prima cosa, raccolgo le idee e lo faccio una volta alla settimana.
Di solito il week end, il sabato o la domenica mattina, nel silenzio e con una tazza di the davanti, raccolgo le idee.
Butto giù tutto quello che mi viene in mente: le cose da fare, gli impegni, i progetti che prima o poi vorrei intraprendere.
Lo faccio senza nessun tipo di discriminazione: lavoro, casa, famiglia, raccolgo pensieri che provengono da tutti i contesti.
Prendo ispirazione dalle email ancora inevase, dal calendario in cui guardo appuntamenti futuri e passati, dalle liste dei progetti attuali e di quelli futuri.
Per raccogliere questi pensieri uso la prima lista dell’app Promemoria su iPhone. L’ho scelta perché:
- E’ condivisa tra tutti i device quindi non importa che aggiunga cose dal cellulare o dal computer. Convergono entrambe nello stesso punto.
- E’ accessibile tramite chiamata vocale dallo smartphone. In poche parole, se sono in macchina e mi viene in mente qualcosa, dico a Siri (l’assistente vocale di iOs) di aggiungerla alla lista *in entrata*
Ovviamente, durante la settimana mi vengono in mente milioni di altre cose che riporto tutte nella stessa lista per elaborarle durante il mio momento di revisione nel fine settimana.
Il secondo passaggio è quello di dare un significato alle idee raccolte.
A volte si tratta di velocissime cose da fare (ricordi? se meno di due minuti, fallo subito!), altre volte di progetti complessi o ancora di pensieri che riguardano possibilità future, cose che vorrei fare ma non adesso.
Uso questo momento per chiarirmi le idee e individuare la prossima azione da svolgere, dopodiché suddivido le varie voci in questo modo:
- Azioni che rientrano nelle liste che chiamo “operative”
- Spunti e riflessioni che rientrano nelle liste, potremmo definirle, “di riferimento”
- Azioni che vanno riportate sul calendario
Le liste “operative” sono quelle che mi dettano le cose da fare. Ebbene si, sono liste e non una sola, perché sono divise per contesto.
Ho cose che posso fare solo “al computer”, altre “dal cellulare” oppure altre che richiedono “lavoro disconnesso” (quando sono in mood digital detox!). Ho poi la lista “commissioni in giro” e quella “home sweet home” con le cose da fare in casa. Insomma, a seconda di dove mi trovo e degli strumenti che ho a disposizione, consulto la lista deputata e ho subito più chiaro quello che devo fare.
Io ho scelto di avere queste liste in digitale, un po’ perché mi piace, un po’ perché così sono più “green”, un po’ perché mi è utile che siano condivise e aggiornate in tempo reale su device diversi: nulla vieta che potrebbero funzionare altrettanto bene in un quadernino diviso in settori da portare sempre con sé.
Le liste “di riferimento” sono liste che consulto ogni tanto oppure che attivo per un’esigenza specifica e temporanea.
[nota bene: per le liste di riferimento utilizzo un’applicazione, nello specifico Wunderlist, ma anche in questo caso le liste cartacee funzionano altrettanto bene.]
Vi faccio qualche esempio.
Il grande classico: la lista della spesa. Condivisa con Fabio così ognuno di noi è autonomo. Il primo che va a fare la spesa compra tutto quello che entrambi abbiamo messo in lista.
Le liste temporanee: tra queste ci sono “Cosa manca” (quando sto facendo la valigia oppure quando mi sto preparando per un evento o un laboratorio aperto al pubblico, per non dimenticare le cose da portare), “Amici da contattare a Milano” e “Amici da contattare a Roma” quando vado in queste città.
Le liste “di riferimento”: “Libri da leggere”, “Film da vedere”, “Viaggi che vorrei fare”, “Strumenti di organizzazione da approfondire” sono solo alcune delle liste che consulto quando, appunto, voglio iniziare un nuovo libro o vedere un film, oppure ancora voglio approfondire uno strumento di organizzazione di cui ho letto ma che non conosco.
Infine il calendario, dove riporto tutte le attività che hanno una data e un orario oppure una scadenza.
Ancora una volta, la mia scelta è stata quella del digitale, soprattutto per la possibilità di condividere i calendari non solo con il mio compagno ma anche con i miei colleghi.
Ho infatti più di un calendario:
- uno di famiglia, con gli impegni miei, di Fabio e quelli condivisi da entrambi
- uno privato con i promemoria che servono unicamente a me (inviare fatture al commercialista, fare il backup del sito, ecc.)
- uno condiviso con i colleghi professional organizer del mio team
Questo è un po’ il mio quadro di riferimento.
Che consulto spesso durante il giorno, per pianificare la settimana e la giornata, per mantenere il controllo sugli impegni e le cose da fare, per cercare di non perdere un pezzo per strada.
Se poi mi dimentico di segnare un appuntamento in calendario… Bè succede! Nessuno è perfetto!
Ma questa è un’altra storia! 🙂
