Pianificare è utilissimo.
Ma a volte capita che nonostante il nostro impegno nel definire un piano accurato, qualcosa fallisce.
E l’unica cosa che conta per togliersi dal pantano in cui siamo arenati è AGIRE.

Ecco perché ho pensato di riunire insieme i consigli di organizzazione più pratici e concreti legati al concetto di AZIONE.
Li ho raccolti in un’infografica che puoi scaricare per averla vicino all’occorrenza.

Vediamo insieme quali sono.

1 | MENO DI DUE MINUTI, FALLO SUBITO!

 

Questa è probabilmente la regola aurea del metodo Getting Things Done (conosciuto meglio come GDT), sviluppato dal celebre esperto di produttività David Allen.

David ci insegna infatti che per migliorare la produttività e riprendere il controllo della nostra vita, è importante chiudere i cerchi aperti, le questioni irrisolte che si annidano nella nostra mente. Alcuni richiedono pianificazione e più di un’azione da compiere, ma decine di questi cerchi possono essere chiusi velocemente, in meno di due minuti, portando a termine SUBITO una semplice e veloce azione.

Ti faccio un esempio: se ricevi una mail tra le centinaia che ricevi ogni giorno in cui ti viene richiesto un documento da allegare, fallo subito! E’ un’azione che richiede un dispendio di energie minimo e pochissimo tempo per essere conclusa: non posticiparla, falla subito e chiudi almeno uno dei tuoi cerchi aperti.

 

2 | UNA COSA ALLA VOLTA

 

Anche questo consiglio è tra i pilastri di un buon metodo organizzativo: ormai lo sanno tutti, il multitasking NON E-S-I-S-T-E!

Studi scientifici hanno dimostrato che quello che accade in realtà nel nostro cervello mentre pensiamo di fare due cose contemporaneamente è un velocissimo spostamento di focus da un’azione all’altra: questo slittamento continuo affatica il nostro cervello, lo rende più lento ad elaborare le informazioni in entrata e meno performante, oltre ad essere una delle principali fonti di stress.

Evitiamolo! Quando decidiamo di fare qualcosa, dedichiamoci solo a quella.
Per quanto tempo? Vai al consiglio 3.

 

3 | 25 MINUTI DI AZIONE FOCALIZZATA E 5 DI PAUSA

 

La Tecnica del Pomodoro, ideata da Francesco Cirillo, ci aiuta a focalizzare la nostra attenzione su UNA azione alla volta. Ci consiglia di farlo per 25 minuti consecutivi, senza distrazioni, impostando un timer per questa attività (il pomodoro da cucina, ma anche uno smartphone va bene – meglio se in modalità aereo per evitare distrazioni!).

Conclusi i 25 minuti di lavoro, prenditi 5 minuti di pausa. Poi riparti e ogni 4 “pomodori” concediti una pausa più lunga.

 

4 | NON TO DO LIST GENERICHE MA LISTE LEGATE AL CONTESTO

 

Ebbene sì, fare una to do list non basta. Una generica “lista delle cose da fare” tenderà ad aumentare smisuratamente nel numero di voci fino a confonderci le idee piuttosto che aiutarci a focalizzare il compito da eseguire in un determinato momento. Questo perché le liste delle cose da fare funzionano meglio se sono suddivise per contesto.

Mi spiego meglio. Se hai delle commissioni da fare mentre sei in giro con la macchina, riuniscile sotto un’unica lista: nel momento in cui ti troverai fuori casa sarà più semplice e veloce dare un’occhiata solo a quella invece che a una lista generica. La stessa cosa potrebbe valere per le azioni “da svolgere al computer”, “quando sono a casa” oppure avere una lista “telefonate” per ottimizzare, per esempio, un’attesa in stazione o alla fermata del bus.

 

5 | UNA TO DO LIST SPECIALE: “COSE DA FARE IN 10 MINUTI”

 

A volte ci capita di avere 10 minuti di tempo a disposizione tra un appuntamento e l’altro, tra una riunione e l’altra in ufficio: perché non approfittare di queste brevi pause per ottimizzare il nostro tempo e migliorare al massimo la nostra produttività?
Che poi, intendiamoci, non significa lavorare in ogni minuto di tempo libero: nella nostra lista delle cose da fare in 10 minuti potrebbe anche esserci un momento di meditazione, una passeggiata in cortile, una telefonata alla mamma per un saluto, ecc.

 

6 | INDIVIDUA LA PROSSIMA AZIONE DA COMPIERE

 

Quando si tratta di progetti complessi e articolati, molto spesso agire diventa un po’ più complicato e la pianificazione si rende necessaria per individuare i passaggi obbligati da compiere nelle varie fasi del processo, per suddividere i compiti tra un team di lavoro, ecc.
Ancora una volta è David Allen, con il suo metodo GTD, a venirci incontro.

L’autore scrive: quando ti trovi in stallo di fronte a un progetto con un livello di complessità elevato come per esempio “comprare una nuova casa” oppure “preparare il meeting con i fornitori di novembre” è fondamentale chiedersi quale sarà la prima e concreta azione da intraprendere per muovere anche solo un piccolo passo verso la direzione desiderata.
Nel primo caso potrebbe essere “fissare in calendario un’ora per cercare su Internet un paio di case da visitare” oppure nel secondo “fare un brainstorming con i miei collaboratori sulle possibili location da affittare”.
Ed è fatta. Individua quindi l’azione successiva e avanti così fino al traguardo.

 

7 | PROCEDI PER PICCOLI PASSI

 

Ogni azione dovrebbe essere possibilmente semplice, non troppo complessa, lunga o faticosa da eseguire onde evitare di abbandonare l’impresa a causa dell’impressione che essa sia fuori dalla nostra portata.

Come scriveva Mark Twain:

Il segreto per andare avanti è anzitutto mettersi in moto. Il segreto per mettersi in modo è spezzettare compiti complessi in piccole operazioni gestibili, e iniziare dalla prima.

 

E tu? Sei pronto a cominciare?

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