Pianificare le attività con il metodo kanban
Quando pensiamo a pianificare pensiamo spesso a qualcosa di molto complesso.
E quale miglior punto di riferimento per la gestione della complessità delle grandi aziende produttrive?
Nelle grandi imprese, infatti, vengono messe a punto strategie per ridurre la complessità dei processi di produzione e per ottimizzare la gestione del flusso di lavoro tra i vari reparti che la compongono, in particolare allo scopo di contenere gli altissimi costi che tali processi generano.
Per questo motivo, l’azienda può rappresentare un valido punto di riferimento dal quale prendere spunto per imparare nuovi metodi di pianificazione delle attività, che se correttamente re-interpretati (e questo si può fare con l’aiuto di un professional organizer) possono essere applicati anche alla vita di tutti i giorni.
Negli anni immediatamente successivi al secondo dopoguerra, il Giappone versava in gravi condizioni, e con esso la sua industria.
La Toyota, azienda produttrice di autovetture, disponeva di macchinari vecchi e poche risorse, e non aveva che ridottissime quote di mercato.
In tali condizioni era impossibile applicare il metodo di produzione taylorista basato su una produzione in larga scala. Si rendeva necessaria perciò una riorganizzazione dell’intera struttura aziendale e del flusso di lavoro partendo dalla domanda, ovvero producendo solo le quantità necessarie a soddisfare la richiesta proveniente dal mercato, e niente di più oltre questa (come invece prevedeva il sistema produttivo americano). Il tutto al fine di ottimizzare le scarse risorse a disposizione ed evitare gli sprechi, che avrebbero ancor di più pesato sull’instabile bilancio della Toyota in quei duri anni di ripresa.
A partire dal 1948 fino al 1975, il direttore della Toyota, un giovane ingegnere di nome Taiichi Ono, mise a punto il metodo kanban, un metodo che è diventato punto di riferimento per numerose aziende di produzione nel mondo.
In giapponese kanban significa scheda, cartellino. La parola è composta di due ideogrammi: il primo, Kan, significa visuale e il secondo, Ban, segnale.
Il metodo infatti si basa sull’utilizzo di due semplici strumenti: una lavagna e dei post it, o cartellini.
La lavagna è suddivisa verticalmente in tre sezioni: nella prima sezione, partendo da sinistra, ci sono le azioni da svolgere, ancora da cominciare; nella sezione centrale ci sono le azioni in elaborazione, il work in progress, che può essere più o meno complesso e dettagliato a seconda del processo che descrive; infine, nella colonna di destra, ci sono le azioni completate.
Questo sistema permette di avere una chiarissima visualizzazione del processo di lavoro, di sapere subito quali sono le attività che ancora devono essere intraprese, quelle che sono in elaborazione e che devono essere portate a termine, e quelli già concluse.
Se in ambito produttivo questo sistema permette di avere molto chiaro dove e quando è necessario intervenire nel processo per portarlo allo step successivo (si parla infatti di sistema just in time, ovvero si svolgono le attività necessarie solo nel momento in cui ce ne è effettivamente bisogno, evitando così inutili sprechi), dal punto di vista di utilizzo del sistema da parte della singola persona, sono due i vantaggi principali:
- Visualizzare l’andamento delle proprie attività genera un senso di chiarezza e di presenza sul “qui ed ora”: sai dove sei, sai dove stai andando e questo ti permette di lavorare in maniera più focalizzata e di disperdere meno energie.
- Il sistema kanban conferisce uguale importanza alle azioni ancora da intraprendere, a quelle in corso ma soprattutto anche a quelle concluse: questo è importante perché dare valore al lavoro svolto permette non solo di valutare a ritroso l’efficacia delle azioni intraprese per portare a termine un compito ed eventualmente correggere il tiro se necessario, ma rappresentano anche una spinta motivazionale rispetto a quello che siamo riusciti a portare termine e questo ci da energia e motivazione per le attività ancora da concludere.
Personalmente lo trovo un metodo molto utile, in particolare se applicato ad alcuni contesti come per esempio nel lavoro di gruppo: se facciamo parte di una squadra composta da vari membri a cui ognuno è stato assegnato uno o più compiti, possiamo creare una lavagna kanban all’interno della quale ogni membro del team potrà inserire le sue attività, in base al proprio avanzamento. Guardando la lavagna sarà sempre chiaro a tutti e a tutte a che punto del processo ci si trova come squadra: probabilmente ci saranno meno interruzioni da parte di tutti per chiedere ai chi lavora con noi a che punto sono con un determinato compito e si potrà risparmiare tempo evitando inutili riunioni di aggiornamento.
Un’applicazione individuale del metodo potrebbe essere invece la ricerca del lavoro oppure la ricerca di nuovi contatti commerciali: prenditi un momento per fare brainstorming di tutto ciò che hai in mente. Crea un post it di tutte le persone che vorresti contattare, delle aziende alle quali vorresti mandare una presentazione o un CV e posizionali sulla lavagna.
Avrai in questo modo sempre chiaro l’avanzamento del processo e saprai come muoverti e in che direzione.
Inoltre, vedere avanzare i nostri post it da sinistra verso destra, quindi verso le cose già fatte, sarà un incentivo per andare avanti nella ricerca e aggiungere sempre nuovi contatti da tenere sotto controllo.
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Foto di Patrick Perkins su Unsplash
