Come gestire i clienti con Notion

Una delle primissime funzionalità per cui ho iniziato ad utilizzare Notion, prima che diventasse il centro di controllo di tutto il mio lavoro (forse anche della mia vita 😆) è stata le gestione dei clienti in consulenza.

In questo articolo voglio spiegarti passo dopo passo come puoi creare un semplice database che ti permetta di avere una visione d’insieme dei clienti che stai gestendo in questo momento.

INDICE

• I database di Notion
• Cosa puoi fare con Notion: avere una vista d’insieme dei progetti aperti
• Le proprietà del database: inserisci tutte le informazioni di contesto
• Salva i tuoi appunti e ritrova tutto su Notion

I database di Notion

Notion è un’applicazione digitale che si basa su due elementi basilari: le pagine e i blocchi.

Le pagine sono a tutti gli effetti dei contenitori che puoi comporre in modo totalmente personalizzato integrando quelli che Notion chiama blocchi.

Un blocco rappresenta un’unità di contenuto che va dalla più semplice, ad esempio un blocco di testo o un blocco immagine, fino alla più complessa: il blocco database.

Il database, come tutti i database presenti anche in altri strumenti di produttività e gestione delle informazioni, sono delle banche dati che raccolgono elementi diversi, tutti descritti nello stesso modo, con le stesse caratteristiche.

Se a questo punto ti sto perdendo, ti invito a leggere l’articolo per conoscere Notion dalle basi.

Se invece fin qui mi hai seguito, procediamo creando insieme un semplice database di clienti in consulenza, in cui ogni record, ovvero ogni elemento che compone il database, è un singolo cliente (puoi considerarlo un progetto se il tuo lavoro non è quello di consulente).

Facciamo un esempio: se in questo momento hai 5 clienti all’attivo, 2 conclusi e 1 preventivo per cui stai aspettando una conferma, il tuo database conterrà 8 record, uno per ogni cliente.

Cosa puoi fare con Notion: avere una vista d’insieme dei progetti aperti

Chiariamoci un attimo. Tu potresti anche semplicemente creare una pagina separata per ogni cliente e all’interno prendere appunti, inserire PDF e/o date per tenere traccia del lavoro svolto.

Che andrebbe benissimo, ma con Notion puoi fare molto di più: ecco perché ti consiglio di creare un database.

Apri una nuova pagina e scegli, semplicemente usando il tasto “/”, il blocco “Database – Full page”.

A questo punto nomina il tuo database con un titolo chiaro e semplice, ad esempio “CONSULENZE – DB”. L’integrazione “DB” alla fine, ed eventualmente anche la scelta di un’icona descrittiva, ti aiuterà a differenziare le pagine database dalle pagine semplici (che all’inizio magari te ne frega il giusto ma cambierai idea più andrai avanti con l’utilizzo dello strumento, meglio quindi partire con il piede giusto).

Ora che abbiamo la “scatola” dentro la quale inserire i tuoi progetti di consulenza, è il momento di pensare a quali elementi descrittivi ti servono per rendere il singolo progetto più contestualizzato e comprensibile. In Notion, questi elementi descrittivi sono le proprietà di database, ovvero le colonne, se hai in mente un database in vista tabellare.

Quello che ti mostro adesso però è una vista di database non in formato tabella ma in formato “Board” ovvero in colonne, stile lavagna kanban, molto utile ed efficace se deciderai di raggruppare i clienti per status, ovvero attivi, completati, ecc.

È proprio basandosi sulla proprietà di stato (in questo caso personalizzata da me, per poter distinguere i completati di anno in anno) che questa vista del database risponde all’esigenza di avere sempre un bell’impatto visivo sui clienti in corso e quelli conclusi e/o in arrivo.

Per fare questo quindi, bisogna pensare bene con quali proprietà descrivere la nostra scheda di database.

Le proprietà del database: inserisci tutte le informazioni di contesto

Le proprietà sono quelle che, aprendo la pagina del database su Notion, trovi nella parte in alto. E che vedi come singole colonne in una vista a tabella del database stesso.

Secondo me non c‘è bisogno di strafare con le proprietà.

Parti semplice, che tanto se vuoi aggiungere in un secondo momento puoi sempre farlo (per esempio, per creare relazioni evolute con un database dei singoli task collegati a ogni progetto).

Ti mostro quelle che avevo scelto per il mio primo database.

La proprietà principale è quella che si chiama “Title”, è obbligatoria in ogni database e deve essere molto, molto chiara: per questo esempio, suggerisco nome e cognome del cliente.

Poi ho inserito:

• due proprietà di tipo “date” con una data di inizio del progetto e una per la consulenza successiva
• una proprietà di avanzamento del lavoro di tipo “select”
• una proprietà “number” per tenere traccia del fatturato (io all’inizio sommavo a mano le diverse fatture emesse per uno stesso cliente, ma anche qui si possono fare step integrativi con un database relazionato dedicato alla fatturazione, ma come sempre ti consiglio di fare un passo alla volta)
• due proprietà più descrittive con il sito web del cliente (proprietà “URL”) e una foto (che come hai visto rende la vista board molto più bella e “umana” perché vedi i volti dei/delle tuoi/tue clienti)

In base al progetto, qui puoi sbizzarirti e creare tutte le proprietà che ti aiutano nella gestione del tuo lavoro.

Se vuoi scoprire quali sono tutte le proprietà di un database Notion e il loro utilizzo per organizzarti meglio nel lavoro e non solo, in Palabàn c’è un corso base dedicato a questo strumento per imparare a usare Notion da zero.

Salva i tuoi appunti e ritrova tutto su Notion

L’ultimo elemento che resta da utilizzare per agevolare al massimo la gestione dei tuoi clienti su Notion è il corpo della pagina, in cui puoi utilizzare ogni tipo di blocco per:

• trascrivere i tuoi appunti di testo
• caricare lo screenshot di un appunto scritto a mano
• caricare un PDF compilato dal cliente
• collegare una cartella su Google Drive
• salvare un link

… E così via!

Mano a mano che prendi dimestichezza con lo strumento, ti verrà poi voglia di creare un template, ovvero un modello di pagina, da riutilizzare per ogni nuova/o cliente e risparmiare in questo modo tempo.

Anche qui, il mio consiglio è sempre parti semplice per allenarti e prenderci la mano.

La straordinaria flessibilità e modularità di Notion ti permetterà di fare integrazioni in un secondo momento senza particolari sforzi.

Buon lavoro e se hai bisogno di me per una consulenza personalizzata sul tuo utilizzo di Notion, puoi prenotare una sessione di un’ora da questa pagina.