Guida all’uso di Notion nel 2024

Nel corso degli ultimi anni sono cambiate molte cose nella mia vita.

Con la mia partita IVA, sono passata dal regime dei minimi al regime ordinario.

Sono diventata mamma.

Sono passata dal lavorare da sola con qualche collaborazione ben mirata su specifici progetti a coordinare un team in pianta stabile di otto persone.

E ho trasferito il centro della mia organizzazione da un amato ma pure sempre limitato task manager come Promemoria di Apple ad uno strumento in grado di sostenere questa nuova complessità e, se possibile, ridurla.

Ho scelto Notion.

In questo articolo ti spiego perché e quali sono i risvolti di questo cambiamento. Nel bene e nel male, perché per quanto ami questo strumento, te lo dico già, non è detto che si adatti a qualsiasi situazione.

Ma procediamo con ordine.

Che cos’è Notion

Riporto la definizione dal sito ufficiale di Notion:

It’s the all-in-one workspace for you and your team.

È uno spazio di lavoro, digitale e web-based ovvero ci si accede da browser (anche se sono disponibili le app per smartphone e per desktop). Quella per desktop mi piace molto, quella per smartphone un po’ meno: il grosso del lavoro, infatti, lo svolgo dal computer mentre uso lo smartphone solo per consultazioni rapide se sono in movimento.

Notion è senza ombra di dubbio un’applicazione molto versatile perché può assumere diverse forme.

Sul sito di MonkeyAdvisor puoi leggere che:

Il suo funzionamento è molto semplice: essa permette di costruire delle pagine che potrete riempire come volete. È come se creaste un piccolo sito web personale con una Home Page e delle sottopagine formattate come volete.

Mi fermo qui così parto dai contro. Poi vediamo anche i pro.

Come iniziare a usare Notion

Avevo intercettato Notion diverso tempo fa, nelle mie prime peregrinazioni tra task e project manager. Ma non ero riuscita ad utilizzarla e ti spiego perché.

Notion è, a tutti gli effetti, una pagina bianca.

Estremamente versatile perché all’interno puoi davvero farci di tutto e di più:

  • scrivere dei testi e caricare delle immagini (proprio come se fosse una pagina di un sito)
  • fare delle liste
  • inserire dei calendari
  • inserire link, collegamenti a widget sviluppati da piattaforme esterne, ecc.

Quindi in sé, come strumento, ha come caratteristica principale la più totale e completa personalizzazione.

Quando però la pagina bianca incontra un’idea confusa, ecco che si manifesta il rischio dal quale voglio metterti in guardia.

Troppa scelta, rischia di diventare nessuna scelta. Lo diceva Barry Schwartz in un famoso TED Talk dal titolo “Il paradosso della scelta” e l’ho vissuto io in prima persona.

Avere tutte le possibilità davanti e nessun progetto chiaro, rischia di spaventare e, quindi, di non condurre a un utilizzo efficace dello strumento.

Ecco perché per me non è stato uno strumento immediato. Ci ha messo del tempo a tornare da me e tuttora sto sperimentando solo alcune potenzialità.

Questo è il motivo principale per cui non lo consiglio come prima scelta per impostare il proprio sistema organizzativo: dal mio punto di vista richiede un livello di consapevolezza di ciò che ti serve davvero “pro”.

Inoltre, le funzionalità sono tantissime e ci vuole tempo per comprenderle, testarle e capire come piegarle alle proprie esigenze: la curva di apprendimento è considerevole (anche se poi a questo c’è una soluzione, ma te la dico dopo).

In conclusione, cosa ne penso di Notion?

Potenzialmente molto figo, ma da assumere con cautela.

Che cos’è e come funziona un template di Notion

C’è però uno strumento interno a Notion che può però esserti di aiuto se desideri avere un primo approccio al tool. Si tratta dei “template”, dei modelli.

I template sono delle pagine Notion che altre persone hanno progettato per te (più o meno complesse a seconda dei casi) che puoi copiare nel tuo Notion, personalizzare e partire così con un accesso, potremmo dire, facilitato.

Esiste una galleria di template, di pagine modello da cui partire, molto ben fornita. La prima che ti segnalo è sicuramente quella ufficiale di Notion. La trovi già all’interno della piattaforma, nella colonna di sinistra. In questo caso, la maggior parte sono gratuiti, sviluppati internamento da Notion stesso e messi a disposizione della community.

Ma se fai una semplice ricerca su Google “Notion template” … Va beh. Ne riparliamo il prossimo anno 🙂

Scherzi a parte, c’è davvero il mondo, sia gratuiti che a pagamento. Probabilmente molto di più di quello che ti serve in questo momento.

Perché usare Notion per il proprio lavoro e non solo

Template a parte, le mie prime sperimentazioni con Notion volevano provare a migliorare strumenti che in parte avevo implementato ma che non mi soddisfacevano del tutto.

Ecco perché ho iniziato a lavorare con e su Notion in risposta a tre obiettivi base:

  1. La lista dei progetti, per avere una visione d’insieme dei progetti aperti in un determinato momento
  2. La gestione dei clienti in consulenza, con i relativi appunti presi durante le call, i report di lavoro, i file condivisi, ecc.
  3. La pianificazione (e anche la scrittura) dei contenuti editoriali.

Te li racconto uno per uno.

La lista dei progetti

È uno strumento che rientra nella cornice del metodo Getting Things Done® di David Allen e serve per avere una visione a volo d’uccello di tutti progetti aperti in un determinato momento. Molto utile quando c’è tanta carne a cuocere ma anche per capire se e quando dire di no o posticipare un nuovo progetto in entrata.

Ho scelto, per questo scopo, una visualizzazione del database (il blocco più caratteristico all’interno di Notion) a “board”, ovvero una struttura a colonne, che mi dice se il progetto potrebbe entrare, è in attivo, in standby, chiuso o definitivamente completato.

I clienti in consulenza

Molto simile alla prima, come struttura, ma con un focus sui clienti in consulenza, è il database dedicato ai clienti che seguo in consulenza.

Era sicuramente ridondante in una prima fase, infatti negli ultimi mesi anche queste schede sono migrate nel database dei progetti.

La cosa interessante di questa bacheca è la scheda modello che ho creato per ogni cliente, in modo da poter avere un template che ogni volta duplico.

In questo modo, le schede sono strutturate tutte uguali, secondo le mie esigenze:

  1. l’indicazione del pacchetto di ore acquistato e delle consulenze già prenotate ed erogate
  2. gli appunti che prendo durante ogni incontro
  3. il link al diario di lavoro che condivido in PDF con gli appunti e i “compiti a casa” che lascio da fare e/o eventuali approfondimenti
  4. i documenti che mi gira la o il cliente.

Insomma, si tratta di una vera e propria scheda con dentro tutto quello che mi serve sapere per lavorare con quella persona.

Il calendario editoriale

Per questo devo un grande grazie a Roby Creazzo, con la quale due anni fa feci una consulenza proprio sulla strategia e sulla pianificazione dei contenuti editoriali, mettendo a punto il metodo che ho utilizzato negli ultimi anni. Supportato da Notion, attraverso un database in versione calendario.

Questo è il fronte sul quale sono più soddisfatta in assoluto e che, secondo me, non ha eguali sugli altri strumenti. Mai come su Notion un calendario editoriale si sviluppa in modo semplice, organico ed efficiente.

Notion è ora lo strumento dove pianifico i contenuti e dove, una volta messo giù il piano, li scrivo. Per intenderci, questo post è stato scritto su Notion prima di essere trasferito nella pagina che stai leggendo.

Nel database dei contenuti, la funzionalità che apprezzo moltissimo è la possibilità di cambiare visualizzazione delle informazioni, da calendario (come vedi sopra) a lista (immagine sotto).

Davvero utile quando lavori con i contenuti, distribuiti su più canali.

In conclusione

Notion ha assolutamente del potenziale e lo sto apprezzando sempre di più ma per ora confermo la mia idea iniziale: non è il primo strumento che consiglierei a chi muove i primi passi nell’organizzazione personale.

Tuttavia, se il tuo lavoro è caratterizzato da:

  • numerosi progetti con scadenze sovrapposte
  • un team che ti affianca nella parte esecutiva
  • una produzione di contenuti divulgativi per i canali social e/o proprietari
  • una certa complessità che vorresti ottimizzare con automazioni e intelligenza artificiale (sì, Notion sta investendo moltissimo già dal 2023, a volte con successo, a volte meno, sullo sviluppo di funzionalità di automazione e IA applicata direttamente all’interno della piattaforma)

ti invito sicuramente a valutarlo come strumento a cui affidare la gestione delle informazioni e della conoscenza della tua professionalità.

All’interno di Palabàn abbiamo un appuntamento mensile con Notion, oltre al corso pratico per iniziare a usarlo dalla basi: scopri lo spazio per allenare la tua organizzazione personale attraverso il programma gratuito Open Gym e impara a usare Notion con consapevolezza e soddisfazione!

ISCRIVITI ALLA NEWSLETTER

Riceverai il Diario del Tempo, un esercizio di osservazione e tracciamento del tuo lavoro che dura 5 giorni, per trovare subito la consapevolezza necessaria al cambiamento che cerchi.

La newsletter arriverà nella tua casella di posta il sabato mattina.

Al suo interno troverai approfondimenti, consigli e altri spunti organizzativi per il tuo tempo e per il tuo lavoro, nuove guide e risorse scaricabili, il calendario dei prossimi eventi e le promozioni sui miei servizi.


Inserendo la tua mail, accetti di iscriverti alla mia newsletter mensile. Tratterò i tuoi dati con il massimo rispetto (qui le condizioni sul trattamento dei dati personali).

Chiara Battaglioni
Chiara Battaglioni
Ciao, sono Chiara Battaglioni e lavoro a fianco dei freelance per allenare le loro capacità organizzative tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi. Contribuisco a diffondere la cultura dell’organizzazione personale sul lavoro, attraverso il podcast Work Better e il lavoro che svolgo per APOI, l’Associazione dei Professional Organizers italiani, di cui sono associata Senior e membro del consiglio direttivo.