Le tante funzionalità di Google Calendar

Google Calendar è il mio calendario digitale preferito in assoluto.

I motivi sono diversi:

  1. È molto diffuso: la maggior parte delle persone ha una Gmail e quindi un calendario di Google da poter, eventualmente, condividere anche con te
  2. Si sincronizza facilmente su tutti i dispositivi. Via web (dove nasce), su Calendario di Apple, su Outlook e inoltre…
  3. L’app per smartphone è davvero semplice da usare… oltre che bella da vedere! Hai mai notato che scrivendo una parola comune come “pranzo” o “palestra” nei tuoi eventi, compaiono delle illustrazioni a personalizzare le tue attività? 🍽 ⚽️
  4. Puoi cambiare un colore a un evento senza per forza creare più calendari (se ha un approccio visivo all’organizzazione e usi delle categorie per visualizzare la tua pianificazione)
  5. Ci sono almeno 5 possibilità di visualizzazione del calendario su smartphone e 6 nella web app (con le scorciatoie da tastiera per cambiarle in un solo clic!)
  6. Ci sono un sacco di funzionalità utili per lavorare con meno stress: il doppio fuso orario, la possibilità di prenotazione delle call, le “riunioni brevi”, i momenti concentrazione e molto altro ancora.

E proprio di queste vorrei parlarti in questo post: facciamo insieme una carrellata delle diverse opzioni che troverai cliccando sul pulsante “+crea” in alto a sinistra (nella versione desktop) o in basso a destra (nella versione mobile dell’app).

Come funziona Google Calendar

Google Calendar è un calendario in formato digitale a cui hai accesso attraverso un account gratuito Google. Di solito l’utilizzo inizia contestualmente alla creazione di un account email Gmail.

Tuttavia, Google offre anche degli account a pagamento per esigenze professionali (Google Workspace), che impattano anche sul suo prodotto calendario offrendo un maggior numero di funzionalità.

La prima cosa che devi quindi sapere è che non tutte le funzioni che vedremo in questo articolo sono disponibili con l’account gratuito di Google.

L’account gratuito offre tre tipi di input a calendario:

  • Programma degli appuntamenti
  • Evento
  • Attività

Funzionalità disponibili con account gratuito

L’account a pagamento (io utilizzo il Business Standard) ne integra altri tre:

  • Luogo di lavoro
  • Momento di concentrazione
  • Fuori sede

Funzionalità disponibili con account a pagamento

Sulla versione mobile dell’app di Google Calendar (se decidi di utilizzare questo strumento, io ti consiglio di scaricare l’app originale, perché funziona meglio dei vari calendari del telefono, es. Calendario di iPhone) non li trovi tutti ma solo quattro: Evento, Attività, Luogo di lavoro e Fuori sede.

Attenzione! Questo non significa che non vedrai nell’app lo slot creato con “Programma di appuntamenti”, ma solo che non puoi impostarlo dal cellulare. Capirai meglio tra un attimo di che si tratta.

Il mio consiglio è quello di pianificare il tuo tempo a calendario sempre dal computer: lo spazio di manovra è maggiore, hai tutte le funzionalità e lo schermo grande ti permette una visione più adeguata della tua pianificazione.

Quali sono le tipologie di evento in Google Calendar e quando utilizzarle al meglio

Ora iniziamo ad analizzare queste sei funzioni: a cosa servono e quando potresti volerle utilizzare per pianificare meglio il tuo tempo di vita e di lavoro.

Evento

La funzione base di ogni calendario digitale: crea un nuovo appuntamento. E la conosciamo da tempo.

📆 Quando usarla?

Per tutte le attività con uno specifico riferimento temporale: riunioni, visite mediche, scadenze (con visualizzazione “tutto il giorno), periodi di assenza dal lavoro come le ferie di una persona del tuo team (con visualizzazione “tutto il giorno” e prolungata per più giorni). Puoi fare un ripasso di come si inserisce il calendario nell’organizzazione personale, partendo proprio dalle basi.

Attività ovvero collegare Google Calendar a Google Task

Google Task è un task manager (molto basico) offerto tra i prodotti Google: inserire un’attività a calendario significa inserire una cosa da fare in Google Task associata a una scadenza. Anche in questo caso è presente da diverso tempo in Calendar.

📆 Quando usarla?

Mai! 😜

Scherzi a parte, chi è in Palabàn (la mia palestra online per allenare la propria organizzazione personale) sa che non sono una fan di Google Task per fare le liste. Per questo motivo non promuovo l’utilizzo di questa funzione. Potrebbe però essere un’alternativa in caso di piccole scadenze come ad esempio dei pagamenti ricorrenti che vengono inseriti a calendario come eventi ma raccolti in una lista su Google Task che potrebbe fare da scadenziario.

Programma degli appuntamenti

Questa funzione ha di fatto (potenzialmente) sostituito l’utilizzo di applicazioni terze come Calendly per l’organizzazione di appuntamenti (che ha comunque ancora senso se le tipologie di evento da prenotare sono diversificate). Si utilizza per mettere a disposizione di altre persone degli slot di tempo dal nostro calendario per poter prenotare un incontro, una telefonata o una consulenza con noi.

📆 Quando usarla?

Molto adatta per consulentə che offrono chiamate conoscitive gratuite dei loro servizi, oppure sessioni di consulenza individuale. Ma va benissimo anche all’interno di un team per evitare la chiamata a sorpresa che distoglie l’attenzione pur allocando del tempo a nostra disposizione per il confronto con colleghi e colleghe.

Il “programma degli appuntamenti” è altamente personsalizzabile sulle tue esigenze.

Momento di concentrazione

Risponde all’esigenza che per tanto tempo è stata quella delle “finte riunioni” ovvero piazzare degli appuntamenti in calendario per scoraggiare i colleghi a fissare call e riunioni in un tempo che si era destinato al proprio lavoro in autonomia. Crea pertanto dei momenti di calendario “occupati” che le altre persone non possono occupare.

📆 Quando usarla?
Quando si ha, per l’appunto, bisogno di non essere interrotti da riunioni o altri eventi. Suggerisco però di usarla con parsimonia perché avendo noi bisogno di lavorare comunque con concentrazione, abusare di questa funzionalità avrebbe delle ricadute, secondo me, negative sul lavoro in generale.
Individualmente, si perde di vista, guardando il calendario, la differenza tra attività con specifico riferimento temporale e non, cosa che è fondamentale per imparare a fare delle to do list efficaci.
Anche a livello di team non lo trovo particolarmente efficiente, perché reputo sia meglio allenare la collaborazione chiedendo la disponibilità e non imponendo il proprio volere sul tempo degli altri solo perché lo strumento permette di farlo. Dipende dalle procedure interne, ovviamente, ma consiglio comunque di riflettere su questo punto prima di adottare una prassi condivisa.

Il “momento di concentrazione” è molto simile a un evento normale, esclusa l’icona delle cuffie.

Luogo di lavoro

Permette di indicare fisicamente dove ci si trova a lavorare. È una funzionalità decisamente più interessante per grandi gruppi di lavoro e per questo si trova nel piano a pagamento.

📆 Quando usarla?

Nel caso di lavoro agile, per indicare se si lavora da casa, se si è in ufficio, se ci si trova per uno o più giorni nella filiale di un’altra città.

La visualizzazione del “luogo di lavoro” è un’etichetta in alto sotto la giornata.

Fuori sede

Simile alla precedente ma ha lo scopo di indicare l’assenza dal lavoro.

📆 Quando usarla?

Sicuramente per indicare viaggi di lavoro, trasferte e ferie. Ma anche mi è capitato di utilizzarla con una cliente che ha un doppio business, in Portogallo e in Italia. Abbiamo usato questa funzione per indicare i giorni di lavoro in Italia.

Come vedi ha una visualizzazione molto caratteristica, con il colore del calendario meno intenso su tutta la giornata e questo le rendeva molto evidente lo stacco “tra i due mondi”.

La visualizzazione della funzione “fuori sede” è di un gradiente più sfumato del colore del calendario

In conclusione

Spero che questa carrellata sia stata per te utile e interessante.

Se vuoi approfondire l’utilizzo del calendario in generale, di Google Calendar e di altri strumenti per migliorare la tua organizzazione personale, ho creato Palabàn, una palestra dell’organizzazione, in cui troverai non solo tanti video corsi e risorse utili per studiare metodi e tecniche, ma una community di persone con cui confrontarti su casi reali, successi ed esperimenti per iniziare a organizzare meglio il proprio lavoro.

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Chiara
Chiara
Ciao, sono Chiara Battaglioni e lavoro a fianco delle persone che lavorano per allenare le loro capacità organizzative tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi. Contribuisco a diffondere la cultura dell’organizzazione personale sul lavoro attraverso questo blog e il podcast Work Better. Sono associata Senior Qualificata n.29 di APOI - Associazione Professional Organizers Italia e socia internazionale di AOPE, l'associazione spagnola.