In questo periodo, quando si inizia a scorgere la fine dell’anno e gli amici ti tormentano con l’insopportabile domanda “hai già pensato cosa fare a Capodanno?”, per noi professional organizer arriva il momento di rispondere a una richiesta ricorrente: come scegliere l’agenda per il prossimo anno?

Il post di oggi vuole essere la risposta a questa domanda.
In conclusione troverai anche la possibilità di scaricare gratuitamente un’infografica che ho creato appositamente per guidarti nella scelta passo dopo passo.

 

Ma prima una premessa

 

Se mi rivolgi la domanda, ovvero come scegliere l’agenda per il prossimo anno, do per scontato che tu abbia già fatto consapevolmente una prima scelta.
Ovvero quella di preferire un calendario cartaceo piuttosto che un calendario digitale.

Parlo volutamente di calendario perché l’agenda è solo uno degli strumenti possibili sul quale declinare le attività per cui un calendario è nato, ovvero fissare tutte le attività e le scadenze con un preciso riferimento temporale (come ad esempio gli appuntamenti e le deadline di un progetto).

Se vuoi approfondire questo tema e valutare quelle che potrebbero essere le motivazioni per scegliere un calendario digitale piuttosto che uno cartaceo ti invito ad ascoltare l’episodio del mio podcast Work Better, in cui parlo proprio di questo.

 

Confermo, voglio un’agenda!

 

Presa la prima decisione, è arrivato il momento di interrogarsi rispetto al modello da acquistare.

Io ti consiglio di seguire 3 semplici criteri per scegliere l’agenda perfetta per te.

 

Visione: settimanale o giornaliera?

 

Quando apri una qualsiasi pagina di un’agenda puoi trovarti davanti principalmente a due formati: una visione giornaliera (ogni pagina dell’agenda corrisponde a una giornata) oppure una visione settimanale (a colpo d’occhio puoi vedere tutti i giorni di un’intera settimana, dal lunedì alla domenica, dove probabilmente sabato e domenica occuperanno uno spazio minore rispetto ai cinque giorni infrasettimanali).

Quale scegliere?
La risposta dipende dal numero di appuntamenti che inserisci in un singolo giorno.
Se sono tanti, ti consiglio la giornaliera.
Per intenderci, se sei un medico, uno psicoterapeuta, un responsabile commerciale e all’interno di una stessa giornata hai numerosi appuntamenti (di persona e/o telefonici) con i tuoi pazienti o i tuoi potenziali clienti. In questo caso, forse la scelta di un’agenda giornaliera è più adatta a te.

In tutti gli altri casi (e direi che si tratta della maggioranza) il mio consiglio è quello di preferire un’agenda settimanale.
La settimana è la migliore unità di misura possibile per organizzare le proprie attività: abbastanza ampia per mantenere una visione d’insieme del tuo lavoro e della tua vita privata, ma non troppo per non perdere il controllo della situazione.

In questo caso, opta quindi per un’agenda che all’apertura ti dia una visione d’insieme della tua settimana.
Ma se non puoi proprio rinunciare anche alla visione giornaliera, c’è una versione di agenda combinata “Week&Daily” prodotta da Legami.
Una combinazione davvero interessante che trovo alquanto efficace!

 

Dimensione: piccola o grande?

 

Per rispondere a questa domanda, guarda le borse e/o gli zaini di lavoro con cui sei solito spostarti.
Sì perché un’agenda, per funzionare a dovere, deve essere sempre con te.

Se viaggi con borse di ridotte dimensioni, allora meglio scegliere un formato più compatto.
Ma se ti sposti poco e quando ti sposti utilizzi, per esempio, uno zaino per il laptop, allora puoi scegliere anche un formato più grande (per esempio un A5) all’interno del quale è più agevole scrivere.

Fermo restando che se la tua settimana è costellata di appuntamenti, meglio comunque sempre optare per un formato grande: inutile farcire un’agendina di 10 centimetri di appuntamenti che poi la apri e ti scatta l’ansia al solo vederli.

 

Ultimo criterio: il tuo gusto personale

 

Uno strumento organizzativo, per funzionare ed essere efficace, deve essere utilizzato con costanza e con gusto.
Inutile dire che acquistare un’agenda che ti fa schifo non ha senso.
Deve piacerti e deve essere un piacere maneggiarla e affidarti ad essa.
Ecco perché l’ultimo dei criteri per la scelta dell’agenda perfetta deve essere quello del tuo gusto personale.

 

E i planner dove li metti?

 

Ci sono in rete moltissimi planner, ovvero agende che al loro interno rispondono a molte, ma molte, più funzioni di un semplice calendario.
Sono bellissime, nulla da dire: ma a volte la semplicità paga.
Se sei mediamente disorganizzato il mio consiglio è di rimandare l’acquisto di un planner a quando la tua organizzazione sarà più stabile e avrai già imparato a gestire al meglio il tuo tempo e gli strumenti organizzativi di base.

A quel punto potrai scatenarti e fartene progettare anche una su misura e personalizzata per le tue esigenze!

 

Ora tocca a te!

 

Nella pagina Risorse del mio sito, ho raccolto una serie di link che io amo in una Love List dedicata a te. Tra questi troverai il sito della mia amica Cristina che ha dedicato un lavoro certosino a recensire e collezionare tutte le agende sul mercato. Lo trovi nella sezione Tempo alla voce “Agenda perfetta”.

Una volta individuata l’agenda perfetta per te, puoi dare un’occhiata anche lì per vedere cosa offre il mercato e incrociarlo con le tue esigenze.

E ora il mio regalo per te!

Scarica subito gratuitamente l’infografica che ti guiderà nella scelta della tua nuova agenda 2019 🙂

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