Guida all’uso di Notion nel 2025

Qualche giorno fa ero in uno di quei momenti di scrolling distratto su Instagram (sì, anche le professional organizer cazzeggiano scrollando i social 😆) e incappo in un sondaggio sul profilo ufficiale di Notion. Vieni a dirci quale è stata la novità 2024 che ti è piaciuta di più, chiedevano.

Ho cliccato.

Un pò con quella spocchia di chi la sa lunga (“eh, io si che le conoscono tutte!) e invece no. Sono rimasta di sasso.

Pur conoscendo (e in alcuni casi, praticando felicemente) molte delle funzionalità introdotte nell’ultimo anno in Notion, quel lungo, lunghissimo elenco, ha impressionato anche me.

Ho cercato la pagina di quel form senza successo, quindi ti tocca andare sulla fiducia.

Nel 2024 Notion ne ha sparate veramente tantissime.

E da qui voglio partire per condividere con te le mie riflessioni per un 2025 insieme a Notion (e a me, se vorrai leggere fino in fondo).

Ripassino: che cos’è Notion?

Notion è un’applicazione che rientra nella categoria dei project manager.

La realtà è che offre uno spazio talmente tanto versatile che la gestione dei progetti rappresenta solo una parte di ciò che può fare.

Io ci sto organizzando le visite delle scuole dell’infanzia a cui devo iscrivere mia figlia a settembre. Ci organizzo viaggi, lo studio e condivido i materiali di percorsi di mentoring a cui sto partecipando in prima persona.

Conosco chi ci tiene tutte le ricette di una vita o chi coltiva un archivio di progetti di lavoro a maglia incredibile.

La sua caratteristica? Una pagina bianca di partenza e un mare di possibilità alla tua portata. Che spesso generano vero e proprio panico, perché la sensazione è quella di non avere la più pallida idea di dove partire.

Lo so. Ci sono passata.

Ho conosciuto Notion tanti anni fa, ai primi passi della mia formazione come professional organizer. E lo abbandonai, proprio per questa ragione. Troppe possibilità, troppa libertà di scelta, mi paralizzavano.

Poi, piano piano, ho capito la logica dello strumento e anche la sua filosofia.

Mano a mano che le mie esigenze di organizzazione si facevano più articolate e le mie abilità si consolidavano, sono ripartita a utilizzarlo. In modo minimale, imperfetto.

Ma da quel giorno ho amato (quasi) tutto.

Compreso questo 2024 a tratti folle.

Il mio 2024 su Notion

Per anni ho utilizzato, felicemente, il piano gratuito:

• Poche o nulle esigenze di recuperare la cronologia della pagina (nel piano free fino a 7 giorni)
• Mi adattavo senza problemi al limite massimo di caricamento di un file da 5mb
• Condividevo le pagine che avevo bisogno di condividere con i 10 ospiti messi a disposizione (seppur, lo ammetto, con qualche difficoltà quando il mio team è cresciuto, ho dovuto fare delle scelte togliendo l’accesso a chi magari non aveva per me un supporto continuativo)

Poi, quando è arrivata l’intelligenza artificiale interna a Notion, ho deciso di darle spazio nei miei processi. Per diversi mesi ho avuto quindi il piano gratuito, pagando l’integrazione per la sola intelligenza artificiale.

La decisione di passare al piano Plus (a pagamento) è arrivata nell’estate del 2024 e ci sono arrivata proprio a seguito dell’introduzione di una delle novità che, spoiler, è stata la mia risposta al sondaggio di cui ti raccontavo prima.

La possibilità di accedere a grafici illimitati.

I grafici sui database

I database sono i blocchi (gli elementi che possono essere inseriti all’interno di una pagina Notion) più potenti, interessanti e soddisfacenti di un’architettura di informazioni su Notion.

In questo articolo, ti mostro come puoi utilizzarli per gestire i tuoi clienti, se per esempio ti occupi di consulenza.

I database sono già strabilianti nel piano gratuito di Notion, ma lo scorso anno, la pubblicazione dei grafici mi ha davvero colpita. Non appena fatto il test ho capito subito che potevano offrirmi una visualizzazione di analisi dei dati mai avuta prima e molto, molto utile per me (per esempio, per vedere gli andamenti dei miei carichi di lavoro o come procedono le iscrizioni a Palabàn® o a Open Gym Palabàn nel corso del tempo).

Si tratta di viste, per l’appunto, grafiche, dei dati inseriti nei tuoi database.

A titolo esemplificativo ti mostro un grafico sulla distribuzione dei miei task nel tempo e uno sull’abitudine di lavorare a maglia.

Notion Calendar

Il calendario di Notion è stata una delle novità con cui si aperto il 2024. Potenzialmente molto interessante: so di persone che lo stanno utilizzando con soddisfazione, ma ammetto di non essere (o almeno non ancora) tra queste.

Notion Calendar, infatti, è un’app diversa da Notion: per intenderci, eccetto qualcosina nella Home (altra novità recente, non tra le mie preferite), non è che vedi il calendario aprendo Notion.

Notion Calendar è fondamentalmente un contenitore e che parte dallo strumento che una volta si chiamava Cron, che è stato acquisito da Notion e poi sviluppato per permetterne l’integrazione.

Può contenere al suo interno, in una visualizzazione che ricorda in tutto e per tutto un classico calendario digitale, sia degli account a capo di un calendario vero e proprio (come gli account Google e quindi gli eventi del Google Calendar) sia delle viste di database (ad esempio una vista calendario dei task pianificati).

A distanza di un anno, ci sono ancora diverse cose in fase di sviluppo, prima fra tutte le integrazioni con i calendari di Outlook e di iCloud. Funziona solo con Google, nel momento in cui scrivo questo post. Per il momento, continua ad essere un “osservato speciale” nel mio radar.

I form

Altra bella novità di fine anno: Notion vuole provare ad imporsi come strumento completo, inglobando anche la possibilità di integrare form, questionari e sondaggi, nativi all’interno delle proprie pagine. E quindi provare a mettere da parte tutti i vari Google Form, Typerform, Tally, eccetera.

Dalle risposte vengono generate altrettanti record di database e questo lo rende uno strumento molto utile per integrare la raccolta di informazioni all’interno dei tuoi processi. Esempi di applicazione potrebbero essere il questionario conoscitivo che invii al tuo cliente prima di iniziare il lavoro, oppure la valutazione al termine di un servizio o dopo l’acquisto di un prodotto.

Si tratta di form semplici: non permettono di creare quiz complessi con logiche condizionali (ad esempio con l’attribuzione di un punteggio) ma sono abbastanza sicura che nel corso di quest’anno vedremo dei cambiamenti e delle integrazioni anche sotto questo punto di vista.

Ora sono pronta per essere al tuo fianco. Se vuoi.

Queste di cui ti ho parlato sono solo alcune delle funzionalità e dei prodotti che, dal mio punto di vista, si riveleranno sempre più utili e presenti nelle nostre dashboard Notion nel corso dell’anno. E poi, al momento in lista d’attesa, sono davvero curiosa di vedere come sarà la tanto discussa Notion Mail.

Ecco perché questo 2025 non è decisamente l’anno per avere paura della pagina bianca!

Notion ha un potenziale davvero alto e, lo dicevo anche lo scorso anno, non è lo strumento che consiglio per fare il primo passo verso una nuova organizzazione personale, più efficace e più sostenibile.

Per prima cosa, a mio parere, è necessario lavorare sulla consapevolezza di come stai utilizzando in questo momento le tue risorse limitate e poi concentrarsi su metodi e processi, che siano quanto più semplici ed efficienti possibili.

Notion non è uno strumento semplice, in fase di avvio. Richiede una curva di apprendimento che può far desistere a chi non ha delle basi solide.

Se però senti che in questo momento la tua organizzazione personale del lavoro è pronta a fare un balzo in avanti, potresti voler valutare questo strumento: mai come in Notion ho trovato una flessibilità di progettazione degli spazi davvero eccellente, per non dire un rapporto qualità e funzionalità disponibili relativamente al prezzo davvero incredibile. La maggior parte delle cose è tutta disponibile nel piano gratuito.

E finalmente posso dire di essere pronta anche io a sostenerti in questo percorso, se vuoi avermi al tuo fianco.

Dalla fine del 2024 ho aperto le iscrizioni a tutte le persone del mio corso su Notion (che dal 2022 è disponibile e costantemente aggiornato per tutte le persone iscritte a Palabàn®). Ti lascio qui la pagina di presentazione del corso online su Notion: le iscrizioni sono aperte in ogni momento e l’accesso al corso non scade mai, proprio perché riceverai in futuro anche tutti i nuovi aggiornamenti e contenuti.

Insomma, se vuoi imparare a usare Notion dalle basi ma anche crescere un passo alla volta con gli sviluppi dello strumento e delle tue abilità, questo è il corso che fa per te.