Come risparmiare tempo al lavoro: cosa ci insegna la legge di Parkinson

Come risparmiare tempo al lavoro per riuscire a fare tutto e tornare a casa in orario per cena?
Esiste un metodo in grado di garantirci di terminare le attività della giornata all’orario prefissato, senza dover necessariamente ricorrere a ore extra di lavoro?

La risposta è no.
O almeno è quello che potrebbe sembrare a prima vista leggendo il saggio del 1957 di Cyril Northcote Parkinson, storico navale britannico e ideatore dell’omonima legge.

La legge di Parkinson

La legge di Parkinson recita:
Il lavoro si espande fino a riempire tutto il tempo a disposizione per completarlo. O, come dice il proverbio, “l’uomo più occupato è quello che ha del tempo da perdere”.

Cyril N. Parkinson

 

Di solito quello che succede è questo:

 

Abbiamo davanti a noi una settimana intera per consegnare un importante progetto a un cliente.

Lunedì: parto con calma, la settimana è appena all’inizio.
Martedì e mercoledì: faccio un po’ di ricerca (che inesorabilmente termina in cazzeggio su Facebook).
Giovedì: forse sarà il caso di mettermici seriamente…
M…a! È già venerdì!
E il tutto lavoro viene svolto in urgenza.

E se avessimo avuto solo 4 ore per completare il progetto? Cosa sarebbe successo?

La legge di Parkinson afferma proprio questo: non importa quanto sia impegnativo, complesso o lungo il lavoro da svolgere. La tendenza è sempre quella di occupare il tempo fintanto che ce n’è. Basti pensare a quegli uffici in cui le persone rimangono oltre l’orario di lavoro, solo per dimostrare che stanno “lavorando”: “non posso uscire stasera, resto al lavoro fino a tardi” è quella scusa che ci salva e ci giustifica sempre agli occhi degli altri.

Come risparmiare tempo al lavoro: quattro lezioni

Possiamo cambiare questa tendenza? Possiamo invertire la rotta e creare delle nuove abitudini?
Dallo stesso saggio di Parkinson, ecco le lezioni che potremmo mettere in pratica.

 

Lezione n.1 – La lista ristretta ovvero definisci i risultati

Cercasi acrobata capace di camminare su un filo a 200 piedi di altezza su una fornace fumante. Due spettacoli serali, tre di sabato. Lo stipendio è di 25 sterline a settimana. Nessuna pensione né risarcimento in caso di incidente. Presentarsi di persona al Circo Wildcat fra le 9 e le 10 di mattina.

Quante persone pensate risponderanno a questo annuncio di lavoro?
L’unico pazzo in grado di poter garantire i requisiti richiesti.

Siate specifici rispetto al risultato che intendete ottenere e quali sono gli step per raggiungerlo: un progetto “fumoso” è molto più difficile da realizzare che non una serie di micro attività ben definite, una in seguito all’altra.

Lezione n.2 – Il coefficiente di inefficienza ovvero semplifica e riduci

Immaginiamo di partecipare ad una riunione.

L’ordine del giorno? Tutti i modi possibili per far bollire l’acqua.

(Mmmmm… Interessante!)

Alla riunione partecipano inizialmente 13 persone. A queste si aggiungono prima 2, poi 3 poi 4 e poi altri 6 partecipanti. Cosa succederà?

Aumentare il numero dei membri non provocherà ulteriori perdite di tempo dal momento che la riunione in sé è esattamente questo: una perdita di tempo.

Scegliamo con cura i mezzi e gli strumenti più adatti per raggiungere il nostro scopo: eliminiamo tutto ciò che è superfluo a raggiungerlo, comprese le distrazioni e tutte le perdite di tempo che ci disturbano sul lavoro.

Lezione n.3 – Tieni a bada il perfezionismo

Durante una fase di scoperta o progresso, non c’è tempo per progettare un quartier generale perfetto. Il tempo per queste cose arriva più tardi, quando tutto il lavoro è stato portato a termine. Come sappiamo, “perfezione” è sinonimo di “conclusione”, e “conclusione” significa “morte”.

Forse un po’ drammatico, ma il consiglio resta valido: concentrarsi su quello che conta davvero e non perdersi nei più microscopici dettagli può fare la differenza fra un progetto avviato (che magari richiederà qualche miglioria in corso d’opera) e un sogno ancora chiuso nel cassetto.

Fatto è meglio che perfetto. Sempre.

Lezione n.4 – La geloincompetenza ovvero, se serve, chiedi aiuto

La cura, non importa quale, deve giungere dall’esterno.

Un progetto può soffrire e restare inconcluso a lungo per mancanza di competenze (che non abbiamo), stimoli e motivazione (che non riusciamo a trovare): in queso caso possiamo affidarci a un aiuto esterno, a un professionista che sarà in grado, non solo, di traghettarci verso il nostro risultato, ma anche di farci risparmiare molto, moltissimo tempo.

Questo potrebbe essere uno dei motivi per cui varrebbe la pena investire nel migliorare la propria organizzazione personale grazie anche all’aiuto di un professional organizer.

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Chiara Battaglioni
Chiara Battaglioni
Ciao, sono Chiara Battaglioni e lavoro a fianco dei freelance per allenare le loro capacità organizzative tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi. Contribuisco a diffondere la cultura dell’organizzazione personale sul lavoro, attraverso il podcast Work Better e il lavoro che svolgo per APOI, l’Associazione dei Professional Organizers italiani, di cui sono associata Senior e membro del consiglio direttivo.