Quante volte ti è capitato di iniziare la giornata motivato a mettere mano a quell’importante progetto, per poi ritrovarti alle sei, senza sapere bene come, a non aver prodotto nemmeno un risultato?
Le interruzioni e le perdite di tempo sul lavoro sono all’ordine del giorno.
Nel post di oggi vediamo quali sono le principali e quali strategie adottare per evitarle.

Per farlo, userò in aiuto un’utilissima infografica che ho scovato in rete qualche settimana fa,
realizzata da Scoro, azienda software produttrice di un programma per il project management.

 

Innanzitutto partiamo da alcuni numeri.

 

Secondo i dati di Scoro, l’89% delle persone conferma di perdere tempo durante il lavoro ogni giorno.
Le persone intervistate sostengono che del totale delle ore lavorate, solo un 60% è focalizzato sul lavoro da fare, mentre il 40% sono perdite di tempo causate da distrazioni o altri fattori. Praticamente 2 giorni su 5 è come se non lavorassimo!

Un altro dato estremamente interessante è questo: in media una persona ha 70.000 pensieri al giorno (49 al minuto!).
Quasi ogni secondo della nostra giornata la nostra mente viene interrotta da un pensiero, che con buona probabilità non c’entra niente con quello che stiamo facendo in quel momento.

 

L’attenzione sposta il focus e richiede tempo ed energie per essere riportata al compito precedente.

 

Considera inoltre che in media cambiamo attività ogni 3 minuti e che per ritornare al compito precedente perdiamo all’incirca 25 minuti.
Non sono mai stata un asso in matematica…. Ma è sicuramente una quantità di tempo che non vorremmo disperdere in questo modo!

 

Ma quali sono le principali distrazioni della vita in ufficio? Dove disperdiamo maggiormente il nostro tempo?

 

Ecco la “top five” individuata da Scoro.

 

EMAIL

 

Il 43,5% degli intervistati sostiene che la gestione delle email è la principale fonte di distrazioni. In media, guardare la casella di posta in entrata per poi tornare a focalizzarci su quello che stavamo facendo ci fa perdere 16 minuti.
Tu quante volte pensi di controllare la mail in una giornata?
Moltiplica questo numero per 16 e avrai un’indicazione del tempo che disperdi nella gestione della posta elettronica.

 

RIUNIONI

 

Molte persone (il 42,3% degli intervistati) individua come fonte primaria di perdita di tempo le riunioni. Si stima che in media un impiegato partecipa a 62 riunioni ogni mese, molte delle quali sono inutili. Facendo un calcolo medio sul campione, si rileva che le ore perse in riunioni improduttive è di 31 ogni mese.

 

INTERNET E PROCRASTINAZIONE

 

Navigare in rete, perdersi sui social network, è sicuramente un’altra delle maggiori cause di distrazione sul lavoro: questo perchè navigare sui social ci concede un piccolo diversivo nella routine del lavoro quotidiano, che molto spesso NON è divertente, NON è semplice, NON ha un evidente e immediato effetto positivo sul nostro lavoro, come invece lo ha un video di gattini su Facebook.
Se quasi il 22% degli intervistati sostiene che la navigazione sul web sia la principale fonte di distrazione, un altro 10 % la individua nella procrastinazione, ovvero rimandare le cose importanti sostituendole con attività molto meno importanti ma sicuramente più stimolanti (per esempio, giocare con il telefono, rispondere a un messaggio whatsapp, perdersi in chiacchiere alla macchinetta del caffè).

 

SPOSTAMENTI DA CASA ALL’UFFICIO E VICEVERSA

 

I viaggi, soprattutto per i pendolari e per chi vive lontano dal luogo di lavoro, sono causa di perdita di tempo per molti degli intervistati.

 

LE INTERRUZIONI DEI COLLEGHI (questa l’ho aggiunta io)

 

Scoro non ne ha fatto menzione, ma sono certa che questo tipo di perdita di tempo è una delle più fastidiose e più difficili da gestire: le interruzioni dei colleghi di lavoro (che bussano alla porta, che ti chiamano, che passando dal corridoio ti vedono e ti gridano a distanza:”Ehi! Come è andata la riunione con il capo?” e cose simili).

 

E quindi? Come possiamo fare?

 

QUALI STRATEGIE ADOTTARE PER RIDURRE LE PERDITE DI TEMPO?

 

Vediamone alcune.

 

EMAIL

 

Le interruzioni causate dalle email possono essere facilmente contenute chiudendo il programma di posta quando non lo si sta usando o comunque disattivando tutte le notifiche (visive e sonore) mentre si è concentrati su un altro compito.

Se anche così l’istinto ad andare a controllare la casella di posta è più forte di te, cerca di darti una regola e di controllare le email, per esempio, solo una volta ogni due ore (trova il numero più adatto a te ma cerca di contenerlo al massimo entro le 6/7 volte al giorno) e soprattutto rispettalo!
Imposta un timer per sapere quando è il momento di andare a controllare le email e cerca di darti un tempo anche per la necessaria elaborazione, per esempio 20 o 30 minuti. Anche qui avere un timer può aiutare.

 

RIUNIONI

 

Le riunioni dovrebbero coinvolgere solo e soltanto le persone che per quel determinato topic possono essere decisive: assicurati di declinare gli inviti a riunioni in cui sai già che non potrai avere un ruolo determinante e presta attenzione nel momento in cui sarai tu a coinvolgere altri ad un incontro. Invita solo chi è veramente utile e necessario a quella specifica presa di decisione.
Le riunioni dovrebbero avere un tempo prestabilito e comunicato a tutti i partecipanti (es. 45 minuti) e un’agenda chiara dell’incontro, per concludersi con una lista chiara di chi deve fare cosa e non, come molto spesso accade, con una fila di facce stranite che pensano “e adesso??”

 

INTERNET E LA PROCRASTINAZIONE

 

Attiva la modalità aereo per un paio d’ore e concentrati su uno specifico lavoro, oppure usa la Tecnica del Pomodoro (25 minuti di lavoro concentrato e 5 di pausa in cui puoi concederti un break su internet).
Scomponi il lavoro in piccoli blocchi: appena ne avrai completato uno come ricompensa puoi concerti 10 minuti di svago su Facebook o una chiacchiera alla macchinetta del caffè.
Programma delle piccole scadenze sia giornaliere che settimanali e rispetta gli impegni presi, soprattutto quelli con te stesso: per es. entro stamattina devo scrivere la prima parte dell’offerta, entro domani devo elaborare il preventivo ed entro giovedì spedirli al cliente.

 

GLI SPOSTAMENTI DA CASA ALL’UFFICIO

 

Possono diventare un momento molto importante, se sfruttati a dovere. Potresti infatti impiegarli per leggere un articolo interessante che ti eri salvato la scorsa settimana, oppure un libro come approfondimento rispetto a un progetto su cui stai lavorando.
Se guidi e quindi la lettura è impossibile, hai mai valutato di acquistare audiolibri o scaricare podcast? Anche in questo caso potresti approfondire un argomento di lavoro o anche solo ascoltare un esperto su un argomento che ti piace.

 

INFINE, I COLLEGHI, QUESTE DISTRAZIONI INCONTROLLABILI

 

I colleghi sono forse la fonte di distrazione più difficile da gestire: riconoscerli come perdite di tempo è facile ma gestirli adeguatamente non altrettanto perchè potrebbero offendersi, chiudersi in se stessi, pensare che sei tu quello antipatico e asociale e non volere poi più stare con te nemmeno fuori dall’ufficio. Qui le possibili soluzioni sono molte e dipendono dalla sensibilità nostra e dei colleghi che ci stanno attorno.
Ci sono tuttavia un paio di trucchi che potresti usare per limitare le interruzioni “umane”.

Se il tuo ufficio affaccia su un corridoio, chiudi la porta quando ti vuoi concentrare e tienila parta quando sei disponibile per richieste e confronti. Avvisa i tuoi colleghi di questo semplice accorgimento con tatto spiegando che per il prossimo periodo avrai bisogno di concentrarti su un importante progetto che richiede la massima attenzione.

Se invece lavori in un open space e condividi lo spazio con altri colleghi, potresti provare a realizzare un semplice cartello da appoggiare sulla scrivania: rosso se sei occupato e non vuoi essere disturbato, verde se sei disponibile ad essere interrotto. Anche qui spiega le ragioni di questa soluzione ai tuoi colleghi con garbo: sono certa che apprezzeranno e, forse, proveranno ad adottare lo stesso accorgimento.

 

E tu? Quali sono le tue distrazioni al lavoro? Che tecniche usi per contrastarle?

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