Come lavora un Professional Organizer: la consulenza in presenza

L’obiettivo di questo post è quello di raccontare meglio il mio lavoro, quello di Professional Organizer. Una specie di “come funziona” dedicato all’intervento di professional organizing, qualora tu voglia avvalerti di un suo servizio.

In questo articolo mi focalizzerò sull’intervento in presenza, che ha delle caratteristiche specifiche rispetto a quello a distanza.

Se stai pensando di investire in un percorso di miglioramento della tua organizzazione personale o hai anche solo la curiosità di capire come lavora un/a P.O. prosegui nella lettura.

Se stai invece pensando di intraprendere questa strada dal punto di vista professionale, allora ti consiglio di andare a consultare il sito di Organizzare Italia, l’ente formatore che eroga corsi per diventare Professional Organizer, riconosciuto da APOI, Associazione Professional Organizers Italia.

Tutto inizia da un colloquio conoscitivo (o sopralluogo)

Dopo il primo contatto, che può avvenire via email o telefono, il P.O. effettua un primo “sopralluogo”, per capire meglio e nel dettaglio quelle che sono le problematiche organizzative del futuro cliente.
Il sopralluogo è il primo step utile alla comprensione dell’esigenza della persona che mi ha contattato e alla stesura della proposta di intervento e dell’offerta economica (a meno che non si tratti di pacchetti di consulenza oraria).

Ecco nel dettaglio come funziona.

Dove

Solitamente il sopralluogo avviene fisicamente presso l’abitazione o lo spazio di lavoro del cliente, soprattutto nel caso in cui la richiesta abbia a che fare con un intervento organizzativo sugli spazi fisici.
Tuttavia mi capita spesso di effettuare “sopralluoghi” virtuali, ovvero a distanza, con videochiamata.
Questo avviene perché mi rivolgo principalmente a freelance le cui esigenze organizzative hanno spesso a che fare con la gestione del tempo, con la produttività e con il flusso di lavoro. In questo caso, è possibile pertanto proporre una consulenza a distanza, che non richiede la mia presenza fisica negli spazi di lavoro della persona.

Quando e quanto dura

Il sopralluogo viene fissato immediatamente dopo il primo contatto, a seconda delle disponibilità di agenda del P.O. e del cliente ed ha una durata variabile tra i 30 minuti e i 60 minuti.

Perché

Il sopralluogo è un momento molto importante di ascolto delle esigenze del cliente: è la fase propedeutica alla stesura del preventivo e alla definizione dell’intervento.

Chi

Solitamente sono presenti solo il P.O. e il cliente che ha chiamato per la consulenza. È tuttavia possibile che, per esempio, nel caso di una consulenza domestica siano presenti altri membri della famiglia che potrebbero risultare interessati dall’intervento, oppure, in caso di un sopralluogo in azienda, che ci siano anche collaboratori e colleghi con i quali si condividono spazi e strumenti di lavoro.
Durante la prima telefonata di contatto, in base all’esigenza manifestata, il P.O. può richiedere la presenza di altre persone (famigliari o collaboratori) durante il sopralluogo.

Cosa

Gli obiettivi di questo incontro sono:

  • mettere a fuoco le reali esigenze del cliente;
  • comprenderne nel dettaglio le abitudini di vita e di lavoro;
  • valutare tempi e modalità dell’intervento da proporre (per es. è utile capire da subito quanto tempo la persona potrà dedicare all’intervento e quindi se è meglio proporre, in accordo con i risultati che si intendono raggiungere, pacchetti di ore più o meno grandi oppure una o più giornate intensive);
  • definire i tempi di consegna della proposta (è sempre bello sapere quali saranno i prossimi passi!);
  • eventualmente, scattare delle foto degli spazi se necessario alla progettazione dell’intervento, previo consenso del cliente.

Come

Il sopralluogo è una sorta di intervista. Il P.O. pone domande in merito:

  • all’utilizzo degli spazi;
  • agli strumenti organizzativi già in uso;
  • alle difficoltà di gestione del lavoro e della vita quotidiana;
  • alle emozioni provate rispetto ad una situazione esistente;
  • ai risultati che attraverso questo percorso di cambiamento si intendono raggiungere.

Quanto costa

Il costo del sopralluogo è a discrezione del singolo professionista: nel mio caso la scelta è stata quella di garantire un sopralluogo gratuito. Sono escluse le spese di trasferta fuori Bologna, da concordare preventivamente con la persona che mi ha contattato.

Alcuni giorni dopo il sopralluogo viene presentato un preventivo, che descrive in modo dettagliato in che cosa consiste e quanto costa l’intervento di un P.O.

Una volta approvato quest’ultimo, inizia la vera e propria consulenza individuale, che può essere effettuata in due modalità, in presenza oppure a distanza (io la erogo tramite Zoom).

In questo post, come ti anticipavo, voglio focalizzarmi sulla consulenza in presenza, indicata per un lavoro da svolgere presso i tuoi spazi di lavoro, oppure a casa tua se sei freelance e lavori da casa.

Spesso si parte dalla consapevolezza

Solitamente, all’inizio del percorso, sottopongo al cliente uno o più questionari di autovalutazione rispetto al suo modo di lavorare, di gestire il tempo e le priorità, di pianificare e programmare le scadenze.

Si tratta di un primo momento di riflessione che la persona fa su se stessa. Per cambiare un’abitudine, infatti, è necessario sapere prima come ti stai comportando ora.

Molti degli esercizi che propongo in questa fase mirano ad aumentare la consapevolezza del cliente rispetto alla propria gestione del tempo. Per esempio, la matrice di Eisenhower è un valido strumento per iniziare a capire se stai lavorando più in urgenza oppure se riesci a pianificare quello che conta veramente per te.

Un altro esercizio che reputo molto utile è il diario del tempo o log delle attività: consiste nel registrare con frequenza, per alcuni giorni, un vero e proprio diario di bordo, all’interno del quale tenere traccia di tutte le attività che svolgi durante la giornata, per riuscire poi ad identificare eventuali sprechi di tempo e aree di miglioramento. Uno strumento progettato per fare queste registrazioni è il Diario del Tempo che puoi scaricare iscrivendoti alla mia newsletter.

Eliminare: Marie Kondo anche sul lavoro

Forse avrai sentito parlare de “Il magico potere del riordino”, bestseller dell’autrice giapponese Marie Kondo: chi è stato in aula con me sa che non amo particolarmente il metodo konmari, ma ritengo tuttavia che la premessa del libro sia valida, in casa come sul lavoro. Eliminare il superfluo è necessario per creare un’organizzazione stabile e che si mantenga nel tempo. Anche in ambito lavorativo.

Ecco perché in occasione delle consulenze in presenza buona parte del tempo è dedicata ad individuare quegli oggetti (se si tratta di consulenze che hanno a che fare con gli spazi fisici), degli impegni e delle responsabilità (presi con gli altri e/o con noi stessi) che possono essere delegate, posticipate o eliminate del tutto.

Questa fase, per quanto difficile da affrontare, genera solitamente un grande senso di libertà e una forte motivazione verso il proprio lavoro.

Organizziamo, ma solo alla fine

Gli strumenti e i metodi organizzativi che posso consigliare al termine di un percorso di consulenza individuale sono numerosi e variano completamente da persona a persona: quello che per un cliente funziona alla perfezione, potrebbe risultare completamente controproducente per un altro. In questo risiede la professionalità del singolo Professional Organizer: conoscere tanti metodi e strumenti per consigliare al cliente quello più adatto a lui o a lei.

Infine, come ricordo sempre anche ai miei clienti, purtroppo non sono stata dotata di bacchetta magica: decidere di contattare un Professional Organizer per migliorare le proprie competenze organizzative è solo il primo passo in un percorso di cambiamento che richiederà, da parte di entrambi, impegno, esercizio, a volte un po’ di fatica, ma soprattutto tante prove e forse errori.

Ecco perché credo nella pazienza e nella gentilezza che ognuno di noi dovrebbe rivolgere a se stessə nel momento in cui decide di intraprendere questa strada.

Ma posso assicurare, che arrivati alla fine, i risultati sono sorprendenti.
Come ha scritto una volta un mio cliente:

Scoprire la figura del Professional Organizer è stato per me come aver trovato la chiave giusta per aprire una porta avendo in mano un enorme mazzo di chiavi inutili.

Se stai valutando di contattare un P.O. per migliorare la tua organizzazione personale, vai alla pagina dedicata alle consulenze per professionisti e vedi se è il servizio che fa per te.

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Chiara Battaglioni
Chiara Battaglioni
Ciao, sono Chiara Battaglioni e lavoro a fianco dei freelance per allenare le loro capacità organizzative tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi. Contribuisco a diffondere la cultura dell’organizzazione personale sul lavoro, attraverso il podcast Work Better e il lavoro che svolgo per APOI, l’Associazione dei Professional Organizers italiani, di cui sono associata Senior e membro del consiglio direttivo.