Nel primo post di settembre ho invitato le lettrici del blog a raccontarmi un loro problema di organizzazione.

Una persona mi ha scritto:

Ho difficoltà a non farmi prendere dalle cose improvvise: organizzo le mie giornate per fare le cose importanti, ma poi spesso per ansia mi faccio prendere dalle urgenti.

 

Vi è mai successo? Magari non è l’ansia, ma il capo, un cliente o un collega che reclama la nostra attenzione e ci distoglie da quello che conta veramente.

Come gestire le priorità e le urgenze? Il primo passo che dovete fare è riconoscerle. E lo possiamo fare grazie ad uno strumento molto semplice ed efficace: la matrice di Eisenhower. Si tratta di uno strumento di gestione del tempo, o meglio, di uno strumento utile a prendere consapevolezza rispetto a come impieghiamo il tempo a nostra disposizione.

Vi spiego come funziona.

Dwight “Ike” Eisenhower e un problema con la noia

Dwight Eisenhower è stato il 34° presidente degli Stati Uniti d’America per due mandati dal 1953 al 1961, dopo essere stato comandante in capo delle forze americane durante la seconda guerra mondiale.

Durante la sua Presidenza [Eisenhower] implementò lo sviluppo dell’Interstate Highway System, il sistema autostradale degli Stati Uniti, firmò l’Atomic Energy Act per l’uso civile e militare dei materiali nucleari, creò la DARPA, Defense Advanced Research Projects Agency, responsabile per lo sviluppo delle nuove tecnologie militari e che avrebbe portato poi alla nascita di Internet, firmò l’atto costitutivo delle NASA. Nel frattempo, tra il 1948 e il 1953 era stato Presidente della Columbia University e nel 1951 fu il primo Comandante Supremo della NATO. In tutto ciò, non mancò di dedicarsi ai suoi hobby: golf e pittura.

Fonte: linkiesta.it

 

Insomma, Eisenhower aveva un evidente problema con la noia.

 

Come gestire le priorità: l’esempio di Eisenhower

Proviamo ad immaginare il Presidente, seduto alla sua scrivania nello studio ovale.
É ora di pranzo e gli viene servito un panino. Sta per addentarlo, ma entra il Segretario di Stato con il documento per la costituzione della NASA.

Presumibilmente, nonostante la fame, Eisenhower mollerà il panino e si dedicherà alla revisione e alla firma del documento. Perché è consapevole che il lavoro al documento é decisamente più importante rispetto a mangiare il panino.

Immaginiamo ora che il Presidente abbia mangiato la sera prima una zuppa di fagioli.

Il panino viene servito, il Segretario di Stato é pronto con il documento per la firma, ma la pancia del presidente inizia a fare rumori inopportuni… Cosa pensate che farà immediatamente?

Ecco spiegata la differenza tra questioni urgenti e questioni importanti.

Le questioni importanti sono quelle attività a cui ognuno di noi attribuisce un valore rispetto ad una propria scala. Si tratta quindi di valori soggettivi, che cambiano da persona a persona e hanno a che fare con i risultati che ognuno di noi vuole ottenere.
Una questione importante potrebbe essere chiudere quel progetto che ci garantirà il lavoro per i prossimi mesi, incontrare quel cliente che vuole sviluppare una collaborazione, dedicarci alla nostra formazione personale e al nostro benessere.

Le questioni urgenti appaiono all’improvviso, sono quelle situazioni “mi serve per ieri”, quelle che saltano immediatamente all’attenzione quando facciamo mente locale sulle cose da fare. Solitamente hanno un carattere oggettivo, come le scadenze, e quasi sempre dipendono da fattori esterni a noi.

Dwight Eisenhower era convinto di questo: raramente quello che è urgente è anche importante e raramente quello che è importante è anche urgente.

Siete d’accordo?
Immagino di no.

Dopotutto capita spesso di trovarsi nella condizione di lavorare su un progetto molto importante a ridosso di una consegna imminente, dico bene?

Ogni, tanto ci troviamo a dover gestire delle urgenze così importanti che non c’é strategia che funzioni. L’unica cosa da fare è rimboccarsi le maniche e lavorare.

Si dice che Eisenhower, per gestire tutti gli impegni e le attivitá fosse solito dividere la sua scrivania in 4 settori. Questi 4 settori nascono dal l’incrocio tra i due assi: quello dell’urgenza e quello dell’importanza.

Ti spiego come funziona la matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower è composta da 4 quadranti, ognuno dei quali definisce un set di attività. Se provate a pensare alla giornata di ieri, ai compiti che avete eseguito è molto probabile che riconoscerete attività per ognuno dei quattro quadranti.

Vediamoli uno alla volta, partendo dal primo, passando poi per il terzo e il quarto, e affrontando per ultimo il secondo, il più significativo dei quattro. Insomma… dulcis in fundo!

 

PRIMO QUADRANTE

Con le situazioni “di merda” ci troviamo in questo quadrante, definito della crisi.

É quello dove stanno i chirurghi e gli operatori del pronto soccorso ma è anche quello dove molto spesso ci ritroviamo pure noi e dove vorremmo non stare mai.
Mi dispiace dire che non c’é medicina per questo quadrante se non quella dell’azione. Mettersi lì a testa bassa e fare.

Possiamo però cercare di ridurre il numero di attività che finiscono nel quadrante della crisi prestando maggiore attenzione agli altri 3 quadranti.

 

TERZO QUADRANTE

Viene definito dell’inganno e comprende tutte le attività urgenti ma non importanti.
Per esempio: il collega dell’amministrazione che ci chiede i dati del cliente per aggiornare il gestionale, l’acquisto del biglietto di un treno per partecipare ad un appuntamento a Milano.

È urgente in quanto abbiamo una scadenza a termine, ma non importante, in quanto non produce un effettivo vantaggio nel nostro lavoro.
La strategia più efficace per gestire le attività del terzo quadrante é la delega.

 

QUARTO QUADRANTE

Qui ci sono loro, i video dei gattini su Facebook (e amenità varie).
Tutti noi abbiamo delle piccole debolezze a cui non sappiamo resistere e che ci portano a procrastinare.
Le attività del quarto quadrante devono essere ridotte, se non completamente eliminate, perché sono loro che ci fanno perdere un mucchio di tempo.

 

SECONDO QUADRANTE

Lascio per ultimo il quadrante ideale, quello al quale dovremmo puntare sempre o quanto meno provarci. Quello della pianificazione.
In questo quadrante non abbiamo l’ansia della scadenza, possiamo lavorare ai nostri ritmi, prenderci il tempo per valutare e soppesare alternative, liberare la nostra creativitá.

 

Ora tocca a voi! Scaricate la matrice e provate a fare l’esercizio usando dei post-it.
Scrivete in ogni post-it un’attività che avete svolto nella giornata di ieri e posizionatelo all’interno dei quadranti. Dove avete lavorato questa settimana? Cosa potete cambiare nei prossimi giorni?

Se vi va condividetelo nei commenti!

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4 Comments
  • […] A corrisponde a tutte le attività fondamentali, quelle che devono essere portate a termine ora, quelle sia urgenti che importanti (ricordi la matrice di Eisenhower?); […]

  • […] è un passaggio fondamentale per capire come ti stai muovendo e in che direzione stai andando. Dedichi più tempo alle attività importanti o a rispondere alle urgenze? Devi affrontare molte perdite di tempo? Vorresti dedicare più tempo a un’attività specifica ma […]

  • Paolo Cavatore Ercole

    27 Gennaio 2019 at 21:03 Rispondi

    Ciao Chiara! Ho creato un foglio di Google Sheets per gestire le proprie priorità automaticamente con la matrice di Eisenhower! Basta solo inserire qualche attività nella tabella, specificando descrizione, rilevanza relativa (alle altre) e le deadline che ti poni, e lui te le distribuisce sulla matrice. È utilizzabile anche da tablet e smartphone (testato con Google Fogli ver. del 14/01/2019). L’unica differenza è che l’asse X è ribaltato (crescente da sx a dx, ma allego le istruzioni per invertirlo).
    Ecco il link https://goo.gl/2TaURG

    Ho anche creato una versione più rudimentale utilizzabile offline su LibreOffice 5 che ho inserito in un file compresso assieme ai file immagine (.xcf e .png) per alterare l’overlay del grafico con le scritte dei vari quadranti (se ad es. volete ribaltare l’asse X, o aggiungere colori, ecc..). Assieme alla licenza (CC0) e ai miei estremi di contatto ho compattato tutto in un file .zip il cui link è qui:
    https://goo.gl/DtDAJP

    Buona organizzazione!

    • Chiara Battaglioni

      24 Marzo 2019 at 8:22 Rispondi

      Ciao Paolo, ti ringrazio per aver condiviso la tua esperienza e lo strumento che ti sei creato per pianificare il tuo lavoro.

      Personalmente credo che l’utilizzo della matrice di Eisenhower sia un vero e proprio esercizio di consapevolezza.
      Infatti non lo consiglio per un utilizzo quotidiano (per quello ci sono il calendario e le liste): la matrice di Eisenhower lo vedo più come uno strumento per rifocalizzarsi su cosa conta veramente. E quindi da usare ogni tanto, all’esigenza, o al massimo come esercizio prima di pianificare il mese o la settimana.
      Affidarlo a un automatismo che elabora al posto tuo le priorità non si sposa con il messaggio che intendo dare, ovvero che gli strumenti organizzativi sono sì utili, ma che quello che fa la differenza siamo noi, con le decisioni e le scelte che compiamo ogni giorno per lavorare meglio.

      Credo anche però che l’organizzazione, per funzionare, debba essere qualcosa di completamente personalizzato e progettato su di noi.
      Per cui se lo strumento che proponi ha funzionato per te, va sicuramente bene.

      Grazie per aver letto il mio post e aver condiviso la tua esperienza.
      Ti auguro buon lavoro!

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