Come gestire più clienti in contemporanea
In questo post ti racconto la storia di Simona, grafica freelance che affronta quotidianamente una delle sfide tipiche del lavoro autonomo: la gestione di più clienti in contemporanea.
Scadenze ravvicinate, progetti sovrapposti, necessità di cambiare più volte nello stesso giorno il focus tra un’attività e l’altra.
Se ti riconosci in questa situazione, questo è il post che fa per te.
Un freelance deve gestire più clienti in contemporanea
Ti presento la cliente.
Simona, 30 anni, è una grafica freelance.
Collabora con diverse agenzie creative e allo stesso tempo sta progettando di avviare una sua attività in proprio.
Lavora da remoto, ma spesso, per necessità operative, preferisce avvantaggiarsi dello spazio offerto dalle agenzie con cui collabora, spostandosi più volte anche nella stessa giornata lavorativa.
È abituata a tenere tutto a mente ma a volte le capita di dimenticare alcune delle cose da fare e di trovarsi di conseguenza a dover correre a ridosso di una scadenza.
La professionalità di Simona è stata notata da un’importante agenzia creativa della sua città che le ha proposto una collaborazione continuativa. Lei ne è entusiasta ma questo le impone di rivedere la sua organizzazione personale in quanto sarà necessario gestire più clienti contemporaneamente.
Questo la entusiasma ma allo stesso tempo la preoccupa anche un po’.
Ed è per questo che Simona mi ha contattata.
Gli obiettivi dell’intervento
Ecco gli obiettivi che Simona ed io abbiamo fissato per il nostro intervento:
- raccogliere tutte le idee, i progetti, i pensieri in un unico posto che le permetta una facile elaborazione delle cose da fare;
- individuare il sistema organizzativo giusto per lei, che le permetta di raccogliere i pensieri mano a mano che vengono alla mente e fissarli su un supporto che sia funzionale non solo ad evitare “manovre d’urgenza” per le scadenze e i lavori più importanti, ma anche a non dimenticare le cose meno urgenti (che comunque devono essere portate a termine);
- ridurre la confusione mentale per poter lavorare con maggior serenità, soprattutto nei momenti più intensi, come scadenze e progetti sovrapposti.
Con Simona abbiamo deciso di lavorare fianco a fianco per un paio d’ore a casa sua, per poterci concentrare sul lavoro da svolgere insieme in tutta tranquillità.
Come si è svolto l’intervento?
Una prima fase è stata dedicata a raccogliere tutte le idee, i pensieri e i cerchi aperti, suddividendoli sul tavolo per macro categorie (azioni legate al progetto di avviare un’attività in proprio, cose da fare legate al lavoro con una particolare agenzia, ecc.).
Ogni elemento è stato discusso insieme per individuare tutte le sotto attività e le azioni concrete necessarie a portarle a termine.
Nella seconda parte dell’intervento, abbiamo valutato insieme quale sarebbe potuto essere lo strumento più adatto nel quale raccogliere il lavoro fatto e che avrebbe dovuto supportarla nei giorni a seguire.
La scelta di Simona è andata sul digitale, perché essendo lei spesso in movimento da un posto all’altro per il suo lavoro, la sicurezza di avere sempre con sé le sue liste, grazie ad un app sul cellulare, rappresentava un indiscusso vantaggio.
Insieme abbiamo impostato le liste, suddivise per macro categorie, oltre ad una lista trasversale delle cose da fare giorno per giorno (una lista che la supporti pertanto nella pianificazione giornaliera). Infine, abbiamo eliminato alcune liste create in passato su vecchi strumenti non funzionali e stabilito i criteri per la creazione di nuove liste in futuro.
E il risultato? Cosa ne pensa la cliente?
Simona mi ha scritto questo:
Da lunedì sto usando le liste che abbiamo selezionato e qualcuna in più che ho aggiunto. In questo modo mi sento più sicura di aver fatto tutte le priorità e forse qualche cosa in più che altrimenti non mi sarei ricordata.
L’aspetto più soddisfacente è che la sensazione di incertezza nella gestione del lavoro quotidiano si è trasformata in un maggior senso di sicurezza e fiducia.
Simona mi ha autorizzato a pubblicare la sua esperienza sul mio sito ed ora posso dirti tutto. Simona Canè è una bravissima grafica bolognese freelance, ex compagna di classe delle scuole superiori e cara amica. Nel suo sito puoi vedere tutti i suoi lavori e contattarla per un progetto personale perché è una professionista davvero sensibile alle esigenze del cliente, precisa e dalle mille idee.
Come lo so? Perché è stata lei ad ideare il mio primo logo. Quindi è un doppio grazie Simo!
Ti sei mai chiesto cosa potrebbe fare per te un Professional Organizer?
In cosa un professionista dell’organizzazione potrebbe aiutarti? Nel rivedere l’organizzazione degli spazi di casa e di lavoro riducendo il superfluo? Nella gestione del tempo? Nell’ottimizzare il flusso di lavoro e aumentare la tua produttività?
Scopri di più sulla consulenza individuale personalizzata e scrivimi per una valutazione gratuita a ciao@chiarabattaglioni.it
La foto di copertina è di Madison Oren su Unsplash
