9 strategie di batching per risparmiare tempo

Il batching è una tecnica per aumentare la produttività.

Fare batching significa unire in un’unica sessione di lavoro più attività simili con l’obiettivo di ottimizzare al massimo le tue risorse, tempo ed energie soprattutto.

Ti aiuta pertanto ad essere più efficace e anche più efficiente, perché riduce al minimo gli sprechi.

L’obiettivo di questo post è raccogliere strategie e strumenti operativi per “praticare” il batching.

Invito alla collaborazione

Questo è un articolo aperto: se hai altre strategie da suggerire che funzionano per te scrivimi una mail a ciao@chiarabattaglioni.it

I tuoi contributi diventeranno parte integrante del post.

La lista batch di Mpeg Streamclip

Parto da qui perché è stata la mia prima esperienza con il batching.

MPEG Streamclip è un software di conversione video (qualcuno sa che ho un passato nella produzione audiovisiva). Fu Corrado, un mio amico montatore, a mostrarmi l’utilità della funzione “lista batch”.

Come funziona?

Prendi una serie di video, caricali tutti insieme nel programma, imposta il formato finale che desideri ottenere e MPEG Streamclip, automaticamente, te li converte uno dopo l’altro mentre tu ti vai a fare uno spritz.

Magari è un esempio da nerd del video ma illustra bene il meccanismo del batching (che comunque nasce in ambito informatico).

Inoltre, se parte della tua comunicazione è in formato video (YouTube, reels di Instagram, video lezioni ecc.) anche questo potrebbe essere un suggerimento operativo non così distante dalla tua realtà.

Il batching nella scrittura dei post

È stato grazie a Gioia Gottini che ho conosciuto la guida sul batching di Melissa Cassera: consigliatissima!

In questo caso il batching lo applichi programmando un tempo a tua discrezione (un weekend, una giornata o una mezza giornata) e lo dedichi solo ed esclusivamente alla scrittura dei tuoi contenuti (post del blog, scalette dei podcast, caption per Instagram, ecc.).

Il consiglio è uno: scarica la guida di Melissa Cassera (è in inglese) e impara da lì tutto quello che devi sapere!

Email e batching: connubio perfetto

Le email sono fonte perpetua di distrazione.

Uno degli errori più comuni è quello di lasciare aperto l’account di posta mentre stai facendo altro. Basta una sola notifica (visiva o sonora) per farti perdere la concentrazione.

Ecco allora un semplice ma potente consiglio: quando fai altro, spegni il programma di posta.

Quando lo accendi, dedica uno slot di tempo solo ed esclusivamente a leggere, rispondere e archiviare le email. Insomma, a fare batching della gestione delle email.

Se poi, nonostante questo, la posta elettronica continua a succhiarti più tempo ed energie del dovuto, qui ho raccolto un’altra serie di consigli.

Il batching (oppure no?) in cucina

Io sono una frana in cucina. E mi piace pure poco cucinare.

Ecco perché ho una sola ed unica maestra: Myriam Sabolla aka The Food Sister e mia collega professional organizer.

Myriam ha una sua visione per il batching, ovvero lo sbattone in cucina in cui ti metti lì e prepari tutto per la settimana. Guarda questo video e prendi ispirazione dai suoi tre consigli sul meal prep.

Il calendario editoriale

Anche in questo caso, come per il batching di scrittura, puoi pianificare in anticipo il tuo calendario editoriale e, una volta pronti i contenuti, potrai sfruttare le funzionalità di programmazione della Meta Business Suite (solo per fare un esempio) per caricare un bel mucchietto di materiale in una volta sola.

Se invece, come me, usi Notion per il tuo calendario editoriale, ti segnalo NotionSocial che ti permette di pubblicare i tuoi contenuti, preparati all’interno di Notion, su numerose piattaforme social in modo automatico.

Pulizie di casa e lista di mantenimento

Il batching è l’idea che sta alla base della lista di mantenimento: crea una lista o meglio una check-list di tutte le attività necessarie alla cura della casa.

Individua una giornata oppure più sessioni settimanali di durata ridotta per portare a termine le attività della tua lista. Scegli tu se un’unica sessione di duro lavoro o centellinare la sofferenza.

In ogni caso, la lista aiuta.

Attività “no brain” quando sei alla frutta

Nel modulo formativo dedicato alle liste all’interno di Palabàn, propongo il concetto di “contesto rilevante” per progettare le tue liste operative.

Il “contesto rilevante” è quello che rende la lista utile in una specifica situazione: l’esempio più semplice LAVORO per le cose da fare in ambito professionale, PERSONALE per tutto il resto.

Si può naturalmente affinare di molto la definizione del contesto rilevante e proprio a questo è dedicato un intero modulo del corso.

Un esempio di contesto rilevante molto specifico si basa sulla quantità di energia che il compito richiede e quella che hai tu a disposizione. Ci sono infatti dei momenti nella giornata in cui devi continuare a lavorare (perché sei dipendente e ancora in ufficio oppure freelance e in affanno sulle cose da fare) pur trovandoti con l’energia sotto le scarpe.

Mettersi a fare compiti complessi, difficili e/o troppo lunghi non è la scelta ideale.

Meglio allora fare batching e mettere in fila tante attività più semplici, veloci e leggere (le cosiddette “no brain”, quelle che fai quasi senza pensare, in pilota automatico, o che non ti richiedono particolari ragionamenti e potenza di sinapsi). Le puoi fare a fine giornata o mentre superi l’abbiocco dopo pranzo.

Ecco allora che una lista delle attività “zero cervello” potrà essere sfruttata al massimo in questi specifici momenti (questo è proprio il contesto rilevante!)

La lista delle cose da fare in 10 minuti

Simile alla precedente ma con una piccola differenza nelle definizione del contesto rilevante che viene definito non dall’energia mentale ma dal tempo necessario a completare un’attività, che deve essere poco (10 minuti, massimo 15).

Puoi usare questa lista come supporto al batching nei ritagli di tempo: manca mezz’ora alla prossima riunione e non vuoi imbarcarti in un lavoro più impegnativo e lungo.

Può però anche essere un “tappabuchi”: stai aspettando in fila dal dentista e piuttosto che giocare a Candy Crush fai qualcosa di utile. Probabilmente in questo caso il tuo contesto rilevante e, di conseguenza, il contenuto della lista, deve essere più specifico: cose da fare in 10 minuti e dal telefono.

Una volta compreso il meccanismo, utilizza le liste che più si adattano alle tue necessità.

Credo nelle liste come strumento fondamentale dell’organizzazione personale proprio per la loro flessibilità e adattabilità al tuo modo di lavorare: non esistono liste giuste, ma quelle che funzionano per te.

Fai batching delle commissioni in giro

Forse amo tanto l’organizzazione perché fondamentalmente sono una pigrona.

Quando ci sono commissioni da fare in giro non urgenti, per esempio portare una giacca dal lavasecco, passare in farmacia a prendere delle medicine, andare dalla sarta a far sistemare un vestito, lavare la macchina, io divento la master procrastinatrice.

Ecco perché queste attività, mano a mano che compaiono sul mio orizzonte, vengono raccolte (indovina?!) in un’altra lista che si chiama COMMISSIONI IN GIRO.

Appena la lista contiene un numero di voci meritevole di essere presa in considerazione oppure si aggiunge una voce urgente che deve proprio essere fatta, ecco che in quel caso mi programmo un paio di ore o una mezza giornata per prendere la macchina e “fare batching” di tutte le commissioni in giro.

Così esco una volta, faccio tutto, e non ci penso più.

Vuoi aggiungere una strategia?

Se anche tu utilizzi il batching per risparmiare tempo e aumentare la tua produttività nel lavoro e non solo, scrivimi una mail a ciao@chiarabattaglioni.it

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