Email: quanto tempo perso nella loro gestione!
Alcuni messaggi sono delle vere e proprie sanguisughe: richiedono tempo per essere letti, elaborati e per scrivere una risposta.

Ne parlavo proprio qualche giorno fa con una collega freelance.
Indipendentemente da quante email ricevi al giorno, ce ne sono alcune che richiedono più impegno di quanto avevi inizialmente previsto.

Ma è possibile risparmiare tempo anche nella scrittura delle mail?

Secondo me sì. Ecco i miei consigli.

 

Meglio una telefonata?

 

Partiamo dai fondamentali.
Se il messaggio che hai ricevuto tratta di un argomento “delicato” (complesso, fonte di possibili incomprensioni, relativo ad aspetti emotivi e relazionali), probabilmente prendere su il telefono e chiamare il tuo interlocutore potrebbe rivelarsi la soluzione più efficace.

Ti serve l’email per tenere traccia di quanto stabilito insieme? Durante la telefonata prendi appunti, trasformali in un semplice elenco puntato (vedi sotto), condividili con il tuo interlocutore e chiedi di avere conferma.

Non sempre l’email è lo strumento più efficace per ottenere il risultato che stai cercando.

 

Riconosci e posticipa: utilizza le email ponte

 

Quando scorri il tuo inbox e ti fai un’idea dei messaggi in entrata, sei già in grado di riconoscere a colpo d’occhio le email “sanguisuga”: spesso lo capisci dal mittente, o dall’oggetto, o dal contenuto fumoso del messaggio.

In questo caso non perderci sopra un minuto di più.
Rispondi al tuo interlocutore con un breve testo del tipo “Ciao Alberto, ho ricevuto il tuo messaggio e ti ringrazio. Posso lavorarci sopra domani mattina e prevedo di darti una risposta al massimo entro domani pomeriggio. Buon lavoro e a presto!”.

Quella che hai appena letto è un’email ponte: serve a creare un collegamento tra la lettura del messaggio e la risposta. Riduce drasticamente l’ansia del mittente (che con buona probabilità attenderà almeno il pomeriggio di domani prima di iniziare a romperti le scatole per una risposta) e permette a te di decidere quando dedicarti all’elaborazione del messaggio.

 

Gestione delle email “soft” e “hard”: distingui i momenti nella giornata

 

Quante volte apri la tua casella di posta elettronica in una giornata di lavoro? Forse più volte del necessario.
Magari resta aperta tutto il giorno, in sottofondo, fonte di distrazione a causa delle notifiche sonore e visive che continuano ad arrivare.

È ora di cambiare abitudine: scegli dei momenti nella tua giornata in cui dedicarti esclusivamente all’elaborazione delle email.

Non esiste un numero giusto: devi trovare il tuo.
Ma per partire ti consiglio di pianificare due momenti, uno che chiamo “soft” e uno “hard”.

Nel momento “soft” ti limiti a leggere velocemente il contenuto dei messaggi in entrata:

  • identifica con un’etichetta (se usi Gmail) o trasferisci in un cartella (Outlook) i messaggi che richiedono una lettura più attenta
  • rispondi con un’email ponte alle richieste a cui non puoi dare una risposta tempestiva e programma il lavoro che dovrai fare nella tua to-do-list
  • elimina i messaggi che non ti interessano
  • rispondi a tutti i messaggi che richiedono meno di 2 minuti per essere elaborati.

Tempo stimato per questo slot di lavoro: dipende dalla mole di messaggi in entrata ma secondo me 15-30 minuti sono sufficienti.

Il secondo momento, quello “hard”, prevede, oltre a quanto descritto sopra, che tu risponda alle email più impegnative che necessitano di un tuo commento.
In questo caso, ritaglia uno slot più lungo (indicativamente 45/60 minuti) e programmalo quando hai ancora un pò di energia (per intenderci, non a fine giornata quando sei stremato e vuoi solo andare a casa).

 

 

Tieni pronti dei modelli pre-confezionati

 

Ricevi spesso delle email con richieste simili tra loro? Per esempio: potenziali clienti che ti chiedono come funziona il tuo servizio?
Fai mente locale di tutti questi casi e stila una lista delle risposte più comuni: per ognuna di queste crea un template da richiamare e personalizzare nella risposta (per farlo con Gmail, Silvia Lanfranchi ha scritto un post-tutorial fantastico).

Con i template ti stressi di meno nel trovare (di nuovo) le parole per rispondere alla stessa domanda e velocizzi la risposta.

 

Utilizza gli elenchi puntati

 

Se vuoi aggiornare il tuo cliente sullo stato di avanzamento di un progetto, usa un elenco puntato che comprenda tutte le fasi già concluse, accompagnate da una breve descrizione, e un secondo elenco con le cose ancora da fare.

Lo stesso vale se sei il destinatario di un messaggio e devi rispondere: copia e incolla il testo che hai ricevuto, soprattutto se si tratta di uno di quei muri di testo illeggibili, scomponilo in parti e dai una risposta punto per punto, magari utilizzando un altro colore per rendere più agevole la lettura.

 

E tu? Utilizzi queste o qualche altra strategia per velocizzare il tempo che passi sull’email?

Se ti va, segnalami i problemi di organizzazione che affronti quotidianamente: scrivimi a ciao@chiarabattaglioni.it gli argomenti che vorresti leggere sul blog!

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