Da un sistema in testa a un sistema condiviso
Jessica Facchini è ingegnera civile e titolare dello studio Facchini Ingegneria a Modena. Si occupa di progettazione strutturale, direzione lavori e coordinamento della sicurezza, coordinando un team di collaboratori su commesse che richiedono tempi lunghi e fasi parallele.
Entra nell’ecosistema Palabàn® a inizio 2024: Palabàn® Start, poi Open Gym, poi il percorso completo, nel giro di pochi mesi.
La sfida
Lo studio era cresciuto. Con più lavoro e più persone, la complessità operativa era aumentata. Ma il sistema di lavoro era rimasto quello delle origini: tutto nella testa della titolare, nessuna procedura replicabile, ogni delega un passaggio fragile.
Quando Jessica mi contatta per una consulenza 1:1, due mesi dopo aver iniziato Palabàn®, la richiesta è precisa. Non voleva imparare ad usare uno strumento, ma trasformare il suo modo di lavorare centrato su una sola persona in un sistema condivisibile. Avere una visione affidabile delle commesse. Sapere a che punto è ogni fase. Far sì che la delega non sia un passaggio lento o a rischio: quando entra una nuova persona, quando cambia un collaboratore, quando la pressione dei progetti sale.
Desidero migliorare e implementare un sistema condiviso di gestione dei progetti. Vorrei concentrarmi sull'ottimizzazione del sistema di delega, in modo da essere d'aiuto sia per me che per i miei collaboratori.
Come abbiamo lavorato
Sei sessioni di lavoro, da maggio a ottobre 2024, con un follow-up a febbraio 2025.
Un’ora circa al mese: abbastanza da costruire, abbastanza da testare prima di aggiungere. E inoltre, la sua partecipazione costante e attenta alle attività di Palabàn®, per poter approfondire e integrare.
Fase 1 - Disegnare lo scheletro
Siamo partite dalla mappa del processo, ovvero cosa serve per governare una commessa: un database come perno del sistema, con le proprietà che servono per decidere e delegare. Niente di più.
Jessica aveva già mappato i suoi processi in autonomia, seguendo il percorso in Palabàn®: su quella mappatura abbiamo costruito all’interno di Notion, lo strumento scelto da Jessica, i modelli di commessa (a seconda del tipo di incarico ad es. nuovo edificio o ristrutturazione), i template di task e i meccanismi di automazione per crearli rapidamente e senza frizioni.
Fase 2 - Consolidare prima di sofisticare
Quando la complessità rischia di rallentare l’adozione, si deve ritornare al centro. Non forziamo un sistema perfetto prima che quello essenziale sia stabile. La struttura delle commesse prima. Il resto, dopo. In una prima fase, la gestione dei task era minimale: l’attenzione era tutta sulla creazione di una commessa completa nei dati e affidabile (per Jessica e per tutto il team) nella descrizione dei passi da seguire.
Fase 3 - Un sistema a prova di delega
Il risultato più concreto: una logica a scelta guidata. Apri una nuova commessa, selezioni la tipologia e i task coerenti con quel tipo di lavoro si popolano automaticamente. Il valore non è nel meccanismo in sé: è che la qualità e la completezza del processo smette di dipendere da chi è presente e da quanto è riposato. Tutto il possibile è stato definito a monte per lasciare spazio alla presenza e alla gestione attenta di eventuali variazioni e imprevisti.
Fase 4 - Consolidare e integrare
Nell’ultima sessione iniziamo a progettare il time tracking per rendere osservabili cose che prima erano solo sensazioni: carico, priorità, quanto tempo pesa davvero una certa commessa a livello di operatività.
Una voce dal percorso
Ho avuto bisogno di imparare un approccio manageriale, di saper coordinare con l’aiuto di uno strumento disegnato su misura per noi, lo fatto per me e per le persone che lavoravano con me. Questo per me è stato l'input per partire.
Il risultato
Un sistema di gestione delle commesse su Notion standardizzato e condiviso con tutto il team: struttura coerente, passi ripetibili, onboarding operativo più semplice quando cambia un collaboratore.
La delega smette di essere un passaggio rischioso. L’avvio di una nuova commessa diventa una procedura guidata, con meno margine di errore e meno dipendenza dalla supervisione diretta.
Il time tracking in fase di implementazione, per trasformare le impressioni sul carico di lavoro in dati utili per prendere decisioni.
Jessica continua a lavorare sul sistema in autonomia, portando domande puntuali in Palabàn® e integrando nuovi elementi man mano che lo studio evolve.
La testimonianza
Trovo sempre degli spunti di riflessione su cui pensare e migliorare le procedure interne al lavoro. Ho cercato il più possibile di applicarli per facilitare il lavoro dei miei collaboratori e, di conseguenza, la mia supervisione. Vedo che c’è entusiasmo — serve questa cosa qua.