Ridurre il consumo di carta in ufficio

Non è la prima volta che in questo blog mi approccio al rapporto che abbiamo con gli strumenti di lavoro e produttività cartacei. Sono numerose le persone che mi contattano per chiedermi consiglio sia per ciò che riguarda la scelta dello strumento cartaceo più adeguato, sia per avere un supporto nel passaggio dalla carta al digitale.

Cerco, nel mio piccolo, di essere attenta alle pratiche di sostenibilità ambientale e nutro interesse per tutte le iniziative e le organizzazioni che si muovono in questo senso.

Un po’ di tempo fa, in concomitanza con la pubblicazione di un post su Instagram che riassumeva i principali contenuti di questo blog post dal titolo “Dal cartaceo al digitale : rendi green la tua organizzazione”, una mia ex cliente mi ha scritto per propormi una collaborazione con l’azienda per cui ora lavora.

Da quel messaggio è nato questo articolo, che è un articolo in collaborazione. Significa che non ricevo un compenso, ma ho sì ricevuto un prodotto gratuitamente, da testare e mettere alla prova per il mio lavoro.

L’articolo che ti appresti a leggere racconta la mia esperienza diretta e sincera con uno dei prodotti di MOYU, un’azienda di Utrecht, nei Paesi Bassi, che realizza prodotti di cancelleria (notebook, planner, blocchi per realizzare liste) in carta di pietra. Riutilizzabile dopo un semplice lavaggio con acqua.

Ma prima di raccontarti la mia esperienza con questo prodotto, vorrei condividere con te qualche suggerimento che puoi attivare fin da subito per risparmiare carta in ufficio.

Piccole azioni per risparmiare la carta in ufficio

Il digitale offre tante possibilità ma dobbiamo prestare attenzione perché l’equazione non è così semplice e ogni scelta, anche tecnologica, impatta sull’ambiente in cui viviamo.

Per questo motivo, prima di correre alle “soluzioni” rapide del tipo “digitalizziamo tutto”, penso sia fondamentale riflettere sul concetto di spreco.

Il lavoro che ho scelto di fare ha definitivamente impattato sulla mia personale e innata antipatia per ogni forma di “spreco” che sia materiale (di carta, di spazio, di oggetti non utilizzati, di soldi) e/o immateriale (di tempo, di energie, di attenzione).

Il vocabolario Treccani parla di un etimo incerto per la parola sprecare. Forse deriva dal latino exprecari «mandare in malora», composto di ex- e precari «pregare, augurare, maledire», presente anche nei composti deprecari e imprecari.

Sprecare significa lasciare che qualcosa di valore deperisca in pessime o inutili condizioni senza essere utilizzato. La maledizione di cui parla Treccani è quella che lancio io a me stessa quando, per un’errata pianificazione dei pasti (o perché ho voluto comprare troppa roba), mi scade qualcosa nel frigorifero. Ci sono veramente poche cose che mi danno ai nervi quanto sprecare qualcosa, il cibo soprattutto.

E lo spreco in ufficio? Ce ne sarebbero di tanti tipi, ma oggi mi concentro solo ed esclusivamente sulla risorsa limitata carta (che se mi metto a scrivere di tempo sprecato in ufficio, scrivo un libro invece di un articolo per il blog).

Sprechiamo carta in ufficio:

  1. Quando stampiamo un’email o un documento che potremmo gestire solo in formato digitale, magari con qualche appunto per riflettere sui punti più importanti prima di rispondere al mittente o migliorando l’usabilità e la visione che abbiamo di quel documento;
  2. Quando non investiamo su un efficiente sistema di gestione documentale che ci permette di ritrovare velocemente quello che stiamo cercando (e quindi produciamo una doppia copia dello stesso documento);
  3. Quando non ottimizziamo al massimo le risorse fisiche intorno a noi, in particolare quelle che abbiamo già a disposizione.

Mi spiego con qualche esempio.

Risparmiare carta in ufficio non significa solo digitalizzare.

Un foglio di carta bianca può avere almeno tre vite:

  1. Una prima, per la stampa di un documento da consegnare
  2. Una seconda, per un’altra stampa sul retro di un documento non importante già stampato oppure come blocco per gli appunti, sia in formato A4 che in formato A5 (ovvero dividendo il foglio in due e sfruttando la faccia inutilizzata)
  3. Una terza, dopo essere passato nel trita documenti, per fare spessore in una spedizione o come base per una cesta regalo
  4. …e volendo ancora e ancora, riciclandolo correttamente nella raccolta della carta.

È possibile evitare di stampare email e documenti, anche in caso di revisione. E te lo dice una persona che ha numerosi difetti di vista: porto da quando ero piccola gli occhiali per correggere difetti di miopia (soprattutto) e astigmatismo.

A volte, non sfruttiamo abbastanza alcuni strumenti di accessibilità del nostro computer come:

  1. la dimensione del carattere, che può essere aumentata a seconda dell’esigenza
  2. il colore di sfondo, che può essere personalizzato assecondando la nostra facilità di visione
  3. la luminosità del monitor, da adeguare all’ambiente circostante
  4. l’utilizzo di un doppio monitor, per aumentare lo spazio operativo.

Sono tutti stratagemmi che ci garantirebbero di affaticare meno la vista mentre revisioniamo un testo o incrociamo tabelle per un controllo dati. Ma raramente li vedo presi in considerazione.

In occasione di alcuni eventi, poi, si potrebbe provare a scoraggiare l’utilizzo di carta a favore di supporti che possono essere riutilizzati più volte in futuro. E qui ci si può sbizzarrire a seconda di quelle che sono le esigenze e la tipologia di evento.

Ti faccio qualche esempio a titolo indicativo:

  1. Creare una cartella di accesso ai materiali di un evento, semplicemente scansionando un QR Code invece che distribuire brochure e depliant
  2. Creare moduli digitali per la raccolta di informazioni invece di moduli cartacei
  3. Promuovere riunioni senza carta, utilizzando tablet o laptop o schermi per visualizzare documenti e presentazioni e prendere appunti condivisi in lavagne collaborative come Miro o Mural
  4. Adottare l’uso di post-it (o altri supporti per la scrittra) riutilizzabili o lavabili.

E proprio di questa ultima esperienza vorrei parlarti.

Post-it riutilizzabili: un’idea green per i promemoria e le note

MOYU mi ha regalato, per testare il prodotto durante una delle mie attività formative, una confezione di card per prendere appunti cancellabili.

Si tratta di piccoli foglietti; la dimensione è poco più grande di un classico post-it quadrato.

Il bordo è colorato (dentro alla confezione sono disponibili 4 colori) e l’interno è a righe. Insieme alle notecard ho ricevuto quattro penne di diverso colore, necessarie per operare la magia: cancellare il contenuto della carta al termine dell’evento e ottenere un prodotto come nuovo per il successivo utilizzo.

Nello specifico, ho utilizzato le notecards di MOYU per un’attività formativa in sottogruppi.

Ogni gruppo al lavoro aveva ricevuto una card con uno stimolo (un metodo oppure uno strumento) sulla gestione del tempo (le card che utilizzo, acquistate da me anni fa, sono queste): alle persone chiedevo di stilare un elenco di buone prassi (nel foglietto verde) e cattive abitudini (nel foglietto bordato di rosso) relativamente allo strumento proposte nelle carte.

Eccetto un gruppo che, come strumento, aveva ricevuto la matrice di Eisenhower e card di tutti e quattro i colori disponibili, per fare un’esercitazione sulla matrice stessa che ha, per definizione in quanto matrice, quattro quadranti.

Prima di conoscere MOYU, utilizzavo i post-it per svolgere questa attività. Strumento che ha un indiscusso vantaggio: quello di essere adesivi, cosa che li rende facilmente posizionabili e mobili su una lavagna verticale (che sia bianca o a fogli mobili, un supporto verticale sul quale “attaccare” fogli è utile affinché tutta l’aula possa vedere l’esercizio).

Ho sopperito alla mancanza del bordo adesivo con dello scotch di carta (o carta gommata) ma l’esperienza mi ha suggerito di testare un altro prodotto, anch’esso riutilizzabile più volte (sto pensando alla pasta adesiva che si può attaccare e staccare più volte, il patafix).

L’idea è quindi quella di attrezzare un kit per la formazione in aula che non preveda l’utilizzo di una risorsa una sola volta (era il caso del post it ma anche dello scotch di carta) ma fatto esclusivamente di supporti riutilizzabili.

In questo modo è possibile:

  1. Durante l’evento, utilizzare i materiali agilmente: scrivere sulla carta di pietra con la sua penna non differisce in niente dalla scrittura su carta
  2. Riportare a casa i contributi per riflessioni future: basta raccogliere le notecards usate e riporle in borsa per poi eventualmente rileggere e appuntarmi delle riflessioni per le aule successive (cosa che facevo anche prima con i post ma per non avere il fastidio che si appiccicassero uno all’altro, perdevo qualche minuto ad attaccarli su un foglio A4 di recupero)
  3. Lavare tutto una volta analizzato, semplicemente strofinando i foglietti con una spugna bagnata e lasciandoli asciugare qualche minuto per poter essere riutilizzati la volta successiva.

Ringrazio le amiche e gli amici di MOYU per avermi fatto questo regalo e avermi dato la disponibilità di sperimentare i loro prodotti, che mi sento sicuramente di consigliare.

Se vuoi ricevere altri spunti e idee per migliorare la tua organizzazione personale, iscriviti alla newsletter, dove ogni sabato condivido nuovi strumenti e riflessioni per continuare a lavorare sui tuoi processi.

ISCRIVITI ALLA NEWSLETTER

Riceverai il Diario del Tempo, un esercizio di osservazione e tracciamento del tuo lavoro che dura 5 giorni, per trovare subito la consapevolezza necessaria al cambiamento che cerchi.

La newsletter arriverà nella tua casella di posta il sabato mattina.

Al suo interno troverai approfondimenti, consigli e altri spunti organizzativi per il tuo tempo e per il tuo lavoro, nuove guide e risorse scaricabili, il calendario dei prossimi eventi e le promozioni sui miei servizi.

Chiara
Chiara
Ciao, sono Chiara Battaglioni e lavoro a fianco delle persone che lavorano per allenare le loro capacità organizzative tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi. Contribuisco a diffondere la cultura dell’organizzazione personale sul lavoro attraverso questo blog e il podcast Work Better. Sono associata Senior Qualificata n.29 di APOI - Associazione Professional Organizers Italia e socia internazionale di AOPE, l'associazione spagnola.