Come organizzare la settimana con il model calendar

Organizzare la settimana è un compito parecchio difficile per un freelance che deve riuscire a incastrare impegni, cose da fare e responsabilità di tutti i tipi: ci sono i clienti, ma c’è anche la comunicazione sui social, la partecipazione a un evento di networking, l’amministrazione, la formazione e il recupero crediti.
E insieme al lavoro, la vita privata, la famiglia, magari un figlio con i suoi impegni e orari completamente diversi dai tuoi.

Come riuscire a incastrare tutto quando sembra non ci sia più tempo a disposizione?

 

Model calendar: uno strumento per organizzare la settimana

Ho scoperto il model calendar grazie a un corso online della business coach Racheal Cook.

Come sempre, quando vengo a conoscenza di un nuovo strumento organizzativo, come prima cosa, lo testo su di me.

Ho provato sulla mia pelle le potenzialità del model calendar e in più di un’occasione mi è capitato di proporlo come esercizio ad alcuni miei clienti che avevano bisogno di riorganizzare il proprio tempo, lavorativo e non solo, mettendo a fuoco le attività e le aree di responsabilità alle quali dedicare il massimo dell’attenzione.

 

Model calendar: istruzioni per l’uso

Prima di indicarti passo passo come progettare il tuo calendario modello, devo anticiparti due cose.

La prima è che il model calendar NON è il tuo calendario personale: non sostituisce lo strumento che utilizzi per registrare i tuoi impegni (agenda cartacea o calendario digitale che sia). Se vuoi approfondire il tema dell’utilizzo del calendario come strumento organizzativo, ti consiglio di ascoltare questa puntata di Work Better.

Il model calendar è uno strumento di riflessione, un esercizio di consapevolezza, da utilizzare prima di entrare nel vivo delle attività quotidiane: si tratta di una sorta di cornice che disegni a seconda delle tue esigenze, all’interno della quale inserire gli impegni quotidiani.

Inoltre, è importante sapere che il model calendar è uno strumento flessibile che può cambiare nel tempo: quello che progetti per questo periodo potrebbe non andare più bene tra sei mesi. Ma va bene così. Usalo come esercizio per rifocalizzarti su come gestisci il tuo tempo e le tue attività ora. Quando queste cambieranno, riprendi carta e colori e modifica il tuo model calendar.

Ok, iniziamo!

 

Progetta il tuo model calendar

Partiamo dallo strumento. Puoi scegliere tra:

• progettarlo su un foglio excel (puoi scaricare quello che ho fatto per te)
• stamparne una copia e lavorare con penna e matite colorate (scarica qui la copia in PDF)
• creare un calendario specifico del tuo calendario digitale (Google Calendar o iCal)

Utilizza blocchi di un’ora, partendo dall’orario in cui ti alzi fino a quello in cui vai a dormire.

Ora che hai la traccia, scrivi un elenco delle attività che svolgi regolarmente durante la settimana e raggruppale in categorie che per te abbiano un senso.

Potrebbero essere legate ai clienti che stai seguendo, oppure alla tipologia di attività da svolgere (scrittura, studio, telefonate, ecc.), oppure al luogo in cui ti devi trovare per portarle a termine (ufficio in casa, coworking, dal cliente A, dal cliente B, ecc.).
Per individuare le categorie giuste pensa a tutte quelle attività ricorrenti nella settimana che occupano, nel loro insieme, un discreto lasso di tempo.

Tre categorie sono, secondo me, trasversali a tutti e ti chiedo di tenerle in considerazione: pasti, tempo per gli spostamenti da un luogo a un altro e, la più importante, il tempo per te. All’interno della categoria “tempo per me” inserisci tutte le attività che ti fanno stare bene: lo sport, la lettura, il tempo con gli amici, il tempo con la famiglia.

Ad ogni categoria assegna un codice colore. Sentiti libero di trovare le associazioni che più ti saltano all’occhio. Sii creativo!

E ora inizia a posizionare i tuoi blocchetti di colore.

Parti in questo ordine: prima i pasti (dai, è facile) e poi il tempo per te. Quello della famiglia, dello sport, della crescita personale (lettura, relax e tutto ciò che ti fa stare bene).

 

Ricorda: l’organizzazione è solo uno strumento per aiutarci ad essere più felici. Per prima cosa, posiziona quello che conta di più per te.

 

Fatto questo inizia a pensare in termini di attività lavorative, cercando per quanto possibile di:

• mettere vicine attività simili, per esempio scegliendo un “tema” per la giornata: nel giorno “clienti” posiziona tutto il lavoro che fai per loro (progettazione, Skype call, telefonate, incontri), mentre nella giornata “focus” dedicati alla scrittura, allo studio, alla pianificazione;
• tenere in conto gli eventuali spostamenti da un luogo ad un altro e degli effetti che lo spazio ha su di te: per esempio, se lavori in un ufficio con molte persone e questo ti deconcentra, forse non è il caso di posizionare le attività di scrittura in quel momento, occupati invece di attività meno impegnative (lettura email, gestione dei social, ecc.);
• tenere in considerazione i tuoi livelli di energia durante il giorno: quando ti senti carico a mille, allora inserisci le attività più importanti e/o quelle più impegnative, mentre quando sei più stanco occupati del back office e di tutto ciò che ti richiede minor dispendio di energie mentali. Per conoscere più a fondo i tuoi livelli di energia durante la giornata, calcola il tuo cronotipo leggendo questo articolo.

 

Ora tocca a te.
Inizia a giocare con i mattoncini e costruisci la tua settimana ideale.
Poi metti alla prova il tuo model calendar per una settimana: funziona o puoi aggiustare qualcosa?

Magari ti accorgerai che avendo deciso a priori una struttura, sarà più facile per te focalizzarti sulle priorità, una dopo l’altra, senza restare travolto dalla valanga di cose da fare.

Buon lavoro!