Multitasking: cos’è davvero e che effetti ha sul tuo lavoro

Il tema del multitasking è dibattuto da tempo e si è detto di tutto e di più, tanto che a volte mi sale il dubbio di annoiare, di risultare quasi banale nel parlare ancora di multitasking. Inoltre, provare a tirare le fila della mole enorme di dati e ricerche che, da anni, la comunità scientifica produce sul tema è estremamente complicato.

Svolgo il mio lavoro di professional organizer, però, perché ho a cuore la qualità del tempo e della vita professionale delle persone che cercano nell’organizzazione uno strumento per ridurre lo stress e sentirsi meglio.

Ho visto cosa significa lavorare in contesti in cui non c’è rispetto delle proprie risorse.
Da parte del capo nei confronti dei collaboratori ma, lo devo ammettere, anche da parte mia.
Per un certo periodo, infatti, ho completamente ignorato i miei limiti fisici e psicologici nonché i miei valori, per produrre, in tempi assurdi, quello che mi veniva chiesto. Non ne vado fiera.

Per questo penso che di multitasking valga sempre la pena parlare.

Cominciamo dalle fondamenta.

 

Che cosa significa davvero fare multitasking?

La traduzione letterale la conosciamo: eseguire più compiti contemporaneamente.

Ora ti chiedo di rispondere a questa domanda:
c’è, secondo te, un multitasking che fa male e uno che fa bene, o almeno, che non fa *troppo* male?

Ecco. Io a questa domanda mi sento di rispondere con un sonoro…
Sì!

Mi spiego.
I compiti che si possono svolgere in multitasking sono di diversa origine: esclusivamente cognitivi (per esempio, studiare e rispondere a una mail), oppure anche fisici (come camminare mentre ascolti un podcast).

Greg McKleon nel suo libro “Essentialism” (in italiano lo trovi tradotto come “Dritto al sodo”) si concentra sul multitasking cognitivo e lo definisce in modo secondo me molto efficace: multifocusing.
Quindi focus, attenzione, su più cose.

La definizione è utile perché distingue due tipi diversi di multitasking.
Uno che coinvolge anche azioni fisiche e di routine, non per forza negativo.
Pensa se non potessimo respirare mentre parliamo!

E uno che è più mentale e che impatta sulla qualità del nostro lavoro.

Il multitasking che fa male è quello che avviene su compiti cognitivi, di attenzione e concentrazione mentale, attivando e spartendo l’attenzione su più di un compito alla volta.

Alcuni esempi:

  • stai parlando al telefono con una persona mentre leggi e/o scrivi una mail
  • stai scrivendo un articolo per il blog mentre ascolti un podcast che parla di come scrivere un’efficace call to action proprio per quel post
  • stai emettendo una fattura mentre detti la lista della spesa alla persona che vive con te

Queste attività lavorano a livello di attenzione cognitiva. In questo caso, fare multitasking fa male. Nello specifico, ha una serie di effetti che hanno a che fare con il tempo, la presa di decisioni e il rischio di errori. E sì, ti faccio uno spoiler perché ne parliamo più giù, ma sono effetti negativi.

 

Esiste, quindi, un multitasking positivo?

Il multitasking che non fa poi così male e quindi che possiamo, più o meno serenamente, praticare è di tre tipi.

  • La combinazione di un’attività fisica e/o abitudinaria insieme a un’attività cognitiva. Cammini o corri e ascolti un podcast.
  • Quando le cose in contemporanea le stai facendo con il supporto di aiuti esterni. Per esempio, viva la lavatrice che lava i panni, mentre la torta si cucina nel forno e tu passi l’aspirapolvere per terra. In questo caso, occhio solo a non bruciare la torta (metti un timer!) e a non far saltare la corrente.
  • In ultimo, esiste anche un certo “multitasking dei progetti”.

Se durante una stessa giornata dedichi un’ora alla formazione, poi emetti tre fatture, poi fai una call con un cliente e poi passi due ore su un preventivo… Questo non è multitasking. È fare tante cose in un giorno. Ma facendone UNA ALLA VOLTA.

E va bene così.

Chiaro, sempre meglio non esagerare. Ma chi sono io per dirti “oggi blocca la giornata e dedica tutta la tua attenzione solo ed esclusivamente ad uno dei dieci progetti che stai seguendo”.

C’è già una vocina nella mia testa che urla “che noia!

Purché tu ponga l’attenzione su una cosa alla volta, puoi scegliere di fare più attività nello stesso giorno, facendo delle pause, alternando i compiti. Soprattutto se ti annoi facilmente e ami la varietà.

 

Che effetti ha il multitasking?

Facciamo di nuovo un passo indietro e torniamo al multitasking cognitivo, ovvero al multifocusing. Ecco quali sono gli effetti che finora la ricerca ha indagato e che, personalmente, posso testare e vivere direttamente sulla mia pelle, ogni volta che scivolo sul multitasking e apro più cerchi in contemporanea.

 

#1 La chiarezza mentale cala ed è più difficile prendere decisioni

Saltellando da un compito a un altro, il cervello viene sottoposto a un carico mentale doppio: ogni volta che si focalizza su un task deve cercare di recuperare il filo rispetto a dove era rimasto e poi da lì proseguire, prima di essere nuovamente interrotto dall’altra attività.

Magari per la prima mezz’ora non te ne accorgi nemmeno che stai facendo così. Ma il carico a fine giornata si sente.

È un effetto collaterale del multitasking che sul lungo periodo genera stanchezza, stress e frustrazione, spesso per aver lasciato inconclusi uno o più compiti.

 

#2 Aumenta il rischio di commettere errori

I primi due effetti sono ovviamente collegati: è evidente che se le decisioni vengono prese con maggior difficoltà, è altamente probabile che non vengano prese nel modo e nel momento corretto.

Commettere errori nel proprio lavoro fa parte del processo, ma questo richiede, spesso, di tornare sui propri passi per sistemare quell’errore. E questo ci porta al terzo effetto negativo.

 

#3 Ci vuole più tempo per fare le cose

Il tempo per portare a termine i compiti programmati aumenta, invece che diminuire. Questo perché sarà più faticoso fare tutto e perché, in caso di errore, dovrò tornare indietro e risolvere quello che non ho eseguito correttamente.

Quindi a fine giornata scleri il doppio, non solo per lo stress, ma per la frustrazione di avere ancora troppe cose nella to-do che avevi scritto al mattino.

 

In conclusione…

Mi sento di poter dire, per esperienza, che non vedo grandi vantaggi nel fare multitasking.

Si lavora peggio e pure di più.

Per come la vedo io, fare una cosa alla volta é più sostenibile nel lungo periodo ma anche più efficace e gratificante nel breve termine.
Le strategie per introdurre questo fondamentale principio sono tante e dipendono dal tuo lavoro, dall’ambiente che ti circonda e dalle relazioni che instauri con esso e dai compiti che svolgi ogni giorno.

È in nostro potere fermare la ruota, se ci stiamo correndo sopra in tondo da troppo tempo.

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Chiara Battaglioni
Chiara Battaglioni
Ciao, sono Chiara Battaglioni e lavoro a fianco dei freelance per allenare le loro capacità organizzative tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi. Contribuisco a diffondere la cultura dell’organizzazione personale sul lavoro, attraverso il podcast Work Better e il lavoro che svolgo per APOI, l’Associazione dei Professional Organizers italiani, di cui sono associata Senior e membro del consiglio direttivo.