Mantenere l’ordine: come fare?

Hai mai provato quella odiosa sensazione di “ritorno al disordine”?

Periodicamente passi in rassegna gli spazi di casa e del lavoro, ti impegni a fondo per ordinare tutto e dopo nemmeno una giornata sembra che sia nuovamente scoppiata una bomba sulla tua scrivania.

Perché l’organizzazione sembra così difficile da mantenere?

Sei tu un caso senza speranza o c’é un errore di metodo alla base?

La risposta esatta, non preoccuparti, è la seconda.

Perché se vuoi essere organizzato, l’organizzazione in sé è solo il passaggio finale.

E a volte, nemmeno così necessario.

Ma ora ti spiego meglio.

Un errore comune: iniziare dall’organizzazione

Sei deciso a organizzare meglio il tuo materiale di lavoro che al momento occupa per intero la scrivania (o il tavolo da pranzo). Riunisci tutte le carte in categorie, compri raccoglitori e scatole per contenere gli oggetti e farli sparire dalla vista, il tutto con un’etichetta davanti (magari con su scritto “varie” contenente gli oggetti per i quali non hai identificato una categoria di appartenenza più specifica).

Niente di più logico, no?

E invece é proprio questo sistema che ti condurrà nuovamente al “casino”.

Un’organizzazione improvvisata é un’organizzazione che non può durare.

É lo stesso motivo per cui é inutile concentrarsi troppo sullo strumento se prima non ti interroghi rispetto a quali attivitá svolgi e quali obiettivi concreti intendi ottenere.

E ti assicuro! Sono domande che mi vengono fatte spesso nel mio lavoro.

Ma niente ti porta più fuori strada che affidare la tua intera organizzazione ad uno strumento senza prima essere passato da due fasi indispensabili.

Eccole.

Fase 1: la consapevolezza

La parola consapevolezza ha un significato ampio ma parte da un concetto molto semplice.

Essere consapevole significa essere informato di un fatto.

É questo il primo passaggio che devi fare.

Sei in grado di dire se quel foglio che occupa la tua scrivania ti servirà in futuro e se sì per quanto tempo?

Sai quanti quaderni nuovi hai comprato al solo richiamo del profumo della carta e non stai usando?

Sei informato rispetto a quanti Gigabyte di memoria mancano al tuo hard disk di backup per essere definitivamente pieno?

Conosci le abitudini del tuo gruppo di lavoro? Utilizzano già Trello per organizzare i progetti ma tu vuoi proporre lo stesso Asana?

E le domande potrebbero continuare all’infinito.

Il momento della consapevolezza é fondamentale: puoi cambiare le tue abitudini, comprese quelle organizzative, solamente se hai piena coscienza delle tue abitudini attuali, di cosa funziona bene e di cosa dovrebbe essere migliorato.

Acquisire consapevolezza é un processo non necessariamente lungo e difficile. Puoi farlo da solo, rivolgendo a te stesso le giuste domande.

Lo puoi fare guidato da un professional organizer, che saprà farti le domande giuste e indicarti la strada da percorrere. É sicuramente più veloce e semplice, ma la fase della consapevolezza é comunque troppo importante per essere trascurata.

Ogni volta che vuoi impegnarti ad organizzare qualcosa, prima di iniziare siediti e rifletti. E magari scrivi. Mettere le parole nero su bianco aiuta molto. Cosa ti serve veramente?

Fase 2: fai chiarezza e prendi delle decisioni

Una volta che hai fatto luce sul tuo modo di lavorare e hai capito quale direzione prendere… Fermati ancora una volta!

Lo so che vorresti già mettere le mani in pasta e riordinare tutto il casino che ti sta intorno, ma é ancora presto per organizzare.

Prima devi fare chiarezza e prendere delle decisioni.

Molto spesso questa fase si concretizza in un momento di “decluttering” ovvero di eliminazione del superfluo.

Il decluttering si fa per gli oggetti fisici (sicuramente é più facile immaginare di archiviare o buttare i documenti cartacei che non ti servono più) ma anche con tutti gli “oggetti” astratti come possono essere le idee, gli appuntamenti, le responsabilità verso uno specifico cliente ma anche verso te stesso.

É in questo momento che, per ogni oggetto che rientra nel tuo campo di attenzione, sia esso fisico e/o virtuale, devi farti qualche altra domanda e prendere la fatidica decisione: tengo o elimino?

Ti ricordo che, a volte, eliminare significa anche solo prendere la decisione di non andare all’appuntamento con quella persona che sai già che ti farà perdere tempo su progetti fumosi.

Ecco quindi la ricetta: consapevole di quello che sei e che hai in questo momento, fai chiarezza su quello che vuoi e prendi una decisione in proposito, lasciando andare tutto quello che non ti serve in questa fase di cambiamento.

E solo alla fine… Arriva l’organizzazione!

Ora che hai eliminato il superfluo e scelto cosa tenere, puoi iniziare ad organizzare il tuo spazio fisico ma anche il tuo spazio mentale, scegliendo gli strumenti organizzativi più adatti a te e alla tua situazione.

Quali sono questi strumenti?

Ne parlerò nei prossimi due appuntamenti in aula.

Il 22 settembre sarò a Mantova, ospite del Freelance Meetup, per il workshop “Freelance & Organizzati”. Le iscrizioni sono già al completo, ma puoi registrarti nella lista di attesa. Magari si libera qualche posto! 😉

Sono invece ancora aperte le iscrizioni per “Ri-parto da qui” (Bologna, 13 ottobre 2018), un corso di una giornata in cui l’organizzazione del lavoro sarà solo uno dei tre focus tematici che ti guideranno nel cambiamento del tuo business. con lo sconto Early Bird fino al 16 settembre.