Creare e inviare email automatiche: ecco come

Il tempo è la risorsa più preziosa che hai. In generale, ma soprattutto al lavoro.

Quando le scadenze si accavallano una sull’altra e le cose da fare sembrano non finire mai, riuscire a risparmiare anche solo pochi minuti qui e là, sommati tutti insieme a fine giornata, può fare una bella differenza tra uscire dall’ufficio in tempo per andare in palestra o a recuperare i bambini a scuola, oppure restare alla scrivania oltre l’orario maledicendo tutto e tutti.

Tra le attività lavorative che più di tutte prosciugano il tuo prezioso tempo c’è la gestione della posta elettronica.

In questo post voglio mostrarti come puoi ottimizzare il processo di risposta ad alcune tipologie di email, creando delle risposte pre confezionate e, in alcuni casi, automatiche, in modo da risparmiare tempo ed efficientare il tuo flusso di lavoro.

Se usi Gmail, alla fine dell’articolo, troverai un tutorial gratuito per impostare nella tua casella di posta i cosiddetti “modelli”, ovvero delle email che puoi utilizzare per velocizzare le risposte alle richieste più frequenti che ricevi.

Chi ha paura della standardizzazione?

Nella mia esperienza ho visto che la parola “standardizzare” fa storcere più di un naso.

A chiunque piace pensare (e dire) che ogni progetto è unico e che la personalizzazione sia la sua cifra distintiva ma è arrivato il momento di accettare il fatto che per sopravvivere alla mole di lavoro (di solito esclusivamente a carico tuo se sei freelance) qualcosa puoi anche renderla replicabile.

Ti sarà capitato, infatti, di doverti occupare di attività ripetitive come, per esempio, rispondere ad alcune domande sui servizi che offri o produrre dei preventivi per progetti simili.

Per questo motivo, cercare di automatizzare qualche procedura o anche solo una parte di essa ti farà risparmiare tempo e anche tante energie.

Come creare e inviare le email automatiche su Gmail

Ci sono principalmente due modi per inviare email automatiche utilizzando Gmail; in entrambi i casi il tuo intervento è previsto solo in fase di impostazione del processo.

Il primo è l’impostazione del risponditore automatico.

Il famoso “Out Of Office” viene utilizzato soprattutto nelle pause dal lavoro (ferie, vacanze, festività comandate) ma può essere sfruttato efficacemente anche quanto stai lavorando, per esempio:

  1. Per segnalare i giorni e gli orari in cui rispondi alle email se non lo fai tutti i giorni, così la persona che ti scrive sa cosa aspettarsi (in questo caso, ti segnalo però che potresti inserire questa indicazione anche nella tua firma);
  2. Per segnalare che in questo momento sei impegnatə in riunione e che risponderai solo tra qualche ora;
  3. Per notificare che in questo periodo stai lavorando a una serie di progetti complessi e quindi sei “overbooked” e per indicare il periodo in cui tornerai ad essere disponibile per nuovi progetti;
  4. Per comunicare una serie di link ai tuoi servizi, ai canali dove sei presente e dove il mittente potrà trovare delle informazioni di interesse e/o eventuali risorse gratuite per iniziare a conoscere da subito il tuo lavoro;
  5. Per anticipare il link a un Calendly o altro sistema di prenotazione degli appuntamenti con le tue disponibilità di calendario per fissare una prima call conoscitiva.

E molto altro ancora a seconda di quelle che sono le esigenze del tuo lavoro.

Ecco come puoi impostare il risponditore automatico all’interno di Gmail

  1. Vai nella rotella delle impostazioni che trovi in alto a destra, accanto al logo di Google.
  2. Clicca sul pulsante con testo blu “Visualizza tutte le impostazioni” nella schermata che si apre sulla destra.
  3. Rimani nella scheda “Generali” (la prima che trovi disponibile e quella che si apre di default) e scorri in basso fino alla sezione “Risponditore automatico”

Troverai una schermata di questo tipo.


Segui questi passaggi per impostarlo correttamente:

  1. Flagga l’opzione “Attiva risponditore automatico” per farlo funzionare
  2. Decidi i giorni in cui sarai “assente” dalla casella di posta; puoi impostare sia la data di inizio e di fine che solamente quella di inizio (sarai poi tu a disattivarlo manualmente quando tornerai operativə, come nell’esempio in cui io ero malata e non sapevo quando sarei stata meglio)
  3. Definisci l’oggetto e il contenuto del messaggio automatico: puoi formattarlo, inserire emoji e link per renderlo più completo, in termini di informazioni, e personalizzato sul tuo stile e tono di voce
  4. Decidi se vuoi che il messaggio automatico arrivi solo alle persone salvate nei tuoi contatti (flaggando la prima opzione) o a tutti; la seconda voce “Invia una risposta solo alle persone all’interno di Chiara Battaglioni” la vedrai solo nel caso in cui il tuo indirizzo email faccia parte di un Workspace, la versione a pagamento della suite di Google.
  5. Ricordati di salvare (il pulsante si trova in fondo alla scheda “Generali”) e il gioco è fatto! Vedrai una fascia gialla in alto nella pagina di Gmail che ti indica che il risponditore automatico è attivo.

Altri automatismi nell’invio delle email che possono esserti utili

Come ti dicevo però c’è un secondo modo che puoi utilizzare per inviare email automatiche a specifiche richieste, senza attivare il risponditore automatico che abbiamo visto sopra.

Questa modalità si basa sulla funzione dei “modelli” che Gmail mette a disposizione sia nell’account gratuito che nella versione a pagamento del Workspace.

Che cosa sono i modelli di Gmail?

Sono delle email pre confezionate che puoi scrivere in modo totalmente personalizzato, sia nell’oggetto che nel contenuto, e che puoi richiamare in ogni risposta semplicemente con un paio di clic, andando a selezionarli da una raccolta di risposte salvate, i modelli appunto, precedentemente.

I modelli sono utilissimi per velocizzare le risposte a:

  1. Domande frequenti sul tuo lavoro (ad es. quanto costa un tuo servizio, come funziona una consulenza, ecc.)
  2. Email nelle quali tu sei il mittente e chiedi delle informazioni che sono sempre le stesse, ad esempio la richiesta dei dati di fatturazione ad un nuovo cliente
  3. Email che si attivano nel corso di progetti specifici ma che devono essere mandate a più persone singolarmente (ma per le quali non ha senso attivare una newsletter) ad esempio le indicazioni per raggiungere la location del tuo prossimo evento dal vivo

Questi sono solo alcuni esempi ma non c’è limite all’immaginazione.

Ho creato per te un tutorial in PDF che puoi scaricare per attivare i modelli Gmail sul tuo account, impostarli e utilizzarli per rispondere velocemente a domande comuni e frequenti.

SCARICA QUI IL PDF GRATUITO PER CREARE I TUOI MODELLI GMAIL

Una volta che avrai creato e salvato i tuoi primi modelli, ecco come puoi utilizzarli in modo automatico.

Mettiamo il caso in cui, una richiesta per un tuo servizio arrivi sempre tramite un form presente sul tuo sito che invia di fatto una mail con oggetto “Nuova richiesta dal sito PincoPallo” alla tua casella di posta. E mettiamo che tu a questa richiesta, voglia rispondere con una breve presentazione dei tuoi servizi.

Quello che puoi fare è sicuramente rispondere in tempo reale, richiamando uno dei tuoi modelli e andandolo a personalizzare prima dell’invio della risposta. Già in questo caso l’utilizzo del modello ti fa risparmiare un bel po’ di tempo.

Ma mettiamo che tu non abbia in questa fase necessità di personalizzare la risposta automatica.

Ecco che allora attraverso l’impostazione di un filtro, puoi chiedere a Gmail, a fronte di ogni email contenente nell’oggetto il testo “Nuova richiesta dal sito PincoPallo”, di inviare uno dei tuoi modelli.

Ti mostro come si fa.

Il primo passaggio è quello di andare, attraverso la barra di ricerca in alto, a impostare i requisiti di un filtro.

Come vedi nell’immagine sotto, io ho definito come requisito per l’impostazione del filtro che l’oggetto della mail sia precisamente “Nuova richiesta dal sito PincoPallo”.

A questo punto devi cliccare “Crea filtro”.

Si aprirà una seconda schermata con tante possibilità.

Quella che interessa a te in questo momento è “Invia modello”. Flagga l’opzione e scegli, selezionando dal menù a discesa, il modello che devi inviare tra quelli che hai creato.

Clicca il pulsante blu “Crea filtro” e la procedura è completata.

Bello no?!

Amo i modelli di Gmail perché sono davvero uno strumento fantastico per snellire e velocizzare moltissimi flussi di informazioni e processi di lavoro.

Se non sai come attivarli, non ti preoccupare che ti aiuto io.

SCARICA QUI IL TUTORIAL IN PDF PER IMPOSTARE I TUOI MODELLI GMAIL

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Chiara Battaglioni
Chiara Battaglioni
Ciao, sono Chiara Battaglioni e lavoro a fianco dei freelance per allenare le loro capacità organizzative tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi. Contribuisco a diffondere la cultura dell’organizzazione personale sul lavoro, attraverso il podcast Work Better e il lavoro che svolgo per APOI, l’Associazione dei Professional Organizers italiani, di cui sono associata Senior e membro del consiglio direttivo.