Da freelance a studio con un team
Il sistema viene prima del team.
Matteo Figoli è un consulente specializzato in campagne advertising a pagamento, con focus su lead generation B2B e LinkedIn Ads.
Quando ha iniziato a lavorare con me, stava attraversando un passaggio di fase: le richieste crescevano, il lavoro si stava strutturando in agenzia, e serviva un sistema che reggesse mentre la direzione diventava più chiara.
La sfida
Il lavoro cresceva più velocemente del suo sistema organizzativo. Le attività arrivavano da troppi canali (email, Whatsapp, account social) e spesso interrompevano l’operatività: richieste, follow-up, idee e urgenze finivano per mescolarsi, senza un flusso univoco dove poter raccogliere gli input e decidere come procedere.
In parallelo, Matteo aveva iniziato a collaborare in modo sempre più strutturato con altre persone: servivano regole semplici e condivise per comunicazione, delega e gestione delle notifiche, senza irrigidire il lavoro.
Come abbiamo lavorato
1 percorso, 3 fasi
Fase 1, 2019 - Un sistema personale che funziona davvero
Siamo partiti dalle fondamenta: un flusso unico di raccolta e svuotamento ispirato al metodo Getting Things Done® di David Allen, e una routine di pianificazione sostenibile. Da lì, criteri chiari per decidere cosa fare, cosa pianificare e cosa lasciare fuori. Il flusso di lavoro inizia a diventare più definito.
Fase 2, 2020 - Rendere visibile il processo
Prima di ottimizzare, abbiamo mappato. Quali sono le fasi ricorrenti, dove si inceppa il flusso, quali passaggi devono essere sempre coperti, anche quando si è di corsa? Quella mappa è diventata la base per decidere cosa standardizzare e cosa lasciare flessibile.
Fase 3, 2020/2021 - Far funzionare la collaborazione
La consulenza si allarga a tre e coinvolge Chiara Mulas, che aveva iniziato a collaborare stabilmente con Matteo. Con Miro abbiamo mappato flussi informativi, strumenti e responsabilità in una vista unica: immediata, condivisibile, operativa. Su quella mappa abbiamo messo ordine nei canali, ridotto le notifiche e definito regole semplici per comunicazione e delega. L’obiettivo era lo stesso della Fase 1, ma su scala diversa: un sistema che non dipende da una sola testa.
Una voce dal percorso
Aver creato un flusso univoco e ricorrente di gestione delle cose da fare mi ha dato un diverso senso di padronanza rispetto alle attività quotidiane; mi ha permesso di liberare la mente e di bilanciare meglio il rapporto personale ed emotivo con il lavoro da knowledge worker (lavoratore della conoscenza) autonomo, cognitivamente molto gravoso.
Il risultato
Il cambiamento più concreto è stato adottare un sistema che rende il lavoro leggibile, con un flusso chiaro e condiviso all’interno del team. Matteo ha iniziato a lavorare con una mente più libera e a prendere decisioni più sicure e rapide su cosa fare e quando.
Quando il lavoro è cresciuto e il team si è allargato, la collaborazione non è rimasta nella testa di una sola persona: mappa di processo, canali più puliti e regole di comunicazione hanno reso più semplice coordinarsi e delegare senza perdere pezzi.
Meno interruzioni, meno rielaborazioni, più continuità, anche quando arrivano nuove richieste e nuove persone.
La testimonianza
Ho seguito un percorso di consulenza con Chiara e l’impatto sul mio lavoro è stato notevole: partivo dalla sensazione che il mondo dell’auto-organizzazione fosse per lo meno “impalpabile”, ma gli strumenti e le tecniche suggerite hanno reso tutto molto tangibile e concreto.
Alla fine del lavoro ho imparato a creare abitudini solide, su cui fare perno per arrivare a fine giornata con più padronanza del mio tempo e della mia mente. Lo consiglio a chiunque!