Per molti di noi freelance, l’ufficio, nell’accezione “comune” del termine, non esiste.
Affittiamo la scrivania in coworking, lavoriamo in macchina, in treno, nelle sedi dei clienti, in casa nostra. A volte tutto nella stessa settimana.
Ecco perché durante il mese dello spazio merita un posto d’onore una riflessione sull’ufficio in casa.

Lavorare da casa ha i suoi pregi e i suoi difetti. Lo sappiamo bene.
La possibilità di gestire come meglio crediamo il nostro tempo si scontra con la difficoltà di darsi delle regole ben precise per restare concentrati sul proprio lavoro.

Tra le varie difficoltà che avere l’ufficio in casa comporta c’è quella che molto spesso risulta difficile, se non impossibile, destinare uno spazio completamente ed esclusivamente alla funzione di ufficio: i più fortunati tra noi hanno una casa la cui metratura permette di destinare un’intera stanza all’home office; altri ancora, all’interno di uno spazio più ampio e adibito a più funzioni, riescono comunque a ritagliare un’area ben delimitata all’interno della quale predisporre tutti gli elementi di arredo e gli oggetti necessari al proprio lavoro.

Per chi lavora con un computer al tavolo della cucina, la situazione si fa sensibilmente più complessa e spesso predisporre il “set ufficio” affinché risulti funzionale alle nostre esigenze lavorative, non è così scontato.

Premesso che per il freelance che lavora da casa l’ideale sarebbe avere uno spazio esclusivo dedicato al proprio lavoro, mentre aspetti di traslocare in una casa più grande e/o raddoppiare il fatturato per poterti permettere un ufficio in centro, ti suggerisco un piccolo accorgimento che penso possa essere utile per gestire al meglio lo spazio domestico a tua disposizione e lavorare in maniera più efficiente ed organizzata.

L’idea alla base è: SCOMPONI L’UFFICIO IN PICCOLE AREE. Per ognuna di queste individua uno spazio adeguato.

Immagina di entrare in una grande azienda, in un ufficio tradizionale. Cosa vedi?
Una scrivania con una sedia e forse una cassettiera. Sulla scrivania il computer, il telefono e probabilmente una pila di pratiche in elaborazione. Vicino alla scrivania, uno scaffale o una libreria che raccoglie gli archivi cartacei e magari un ripiano dedicato alla cancelleria di scorta. Su un altro mobile, le fotocopiatrici, il fax, ecc.

Per chi di noi lavora spesso dal tavolo della cucina di un piccolo bilocale, sarebbe impensabile disporre di tale armamentario.
Tuttavia possiamo individuare poche e semplici aree, ognuna delle quali può trovare uno spazio, anche molto ridotto, nelle nostre case.
Ecco quali.

Area 1 – IL PIANO DI LAVORO
La base da cui partire: una piccola scrivania dedicata nel soggiorno o il tavolo della cucina.
Va bene tutto purché si tratti di un piano abbastanza ampio da potersi muovere con comodità, libero da ciò che non è essenziale.
La mia dotazione standard per il piano di lavoro per esempio è:

  • il computer (all’interno del quale ho l’agenda e solitamente la mia “pratica in elaborazione”, ovvero ciò su cui sto lavorando)
  • il blocchetto su cui scrivo le mie liste (di cose da fare e non solo)
  • un vasetto porta penne (riciclato da un vasetto di marmellata) con un paio di biro, una matita, una gomma, un evidenziatore e qualche pennarello colorato
  • (il telefono) che metto tra parentesi perché quando ho bisogno di concentrazione lo chiudo in un’altra stanza
  • un bicchiere d’acqua se è estate o una tazza di the se è inverno (e un sotto tazza motivazionale che ci sta sempre bene)

That’s it!
Poche cose, facili da riporre nel momento in cui il tavolo deve recuperare la sua funzione originaria.

Il mio sotto bicchiere... motivazionale!

Il mio sotto bicchiere… motivazionale!

 

Area 2 – L’ARCHIVIO
Chi dice che serve un mobile intero per ospitare un archivio quando hai un hard disk, 3 o 4 raccoglitori e un’etichettatrice?
Hai presente la classica libreria Ikea a riquadri? Io utilizzo uno dei quadrati come archivio: quattro raccoglitori, in cui conservo la contabilità e i materiali cartacei che utilizzo durante i corsi e le presentazioni, tutto etichettato per tematiche.
Ho scelto invece di investire in un paio di buoni hard disk esterni per l’archiviazione dei documenti digitali.
La prossima settimana te ne parlerò.

Area 3 – LA CANCELLERIA
Adoro gli articoli di cancelleria, il profumo dei quaderni nuovi, scartare un pacchetto di post-it colorati.
Se anche tu sei come me, resisti all’impulso, compra solo qualche scorta necessaria e individua un piccolo spazio (per esempio un cassetto, una scatola trasparente da riporre nello sgabuzzino o con una bella decorazione se la devi riporre a vista) all’interno della quale conservare tutte le scorte.
Sarà facile e veloce trovarle e avrai sempre chiaro cosa manca per poter rifornire la scorta.

Area +1 – LA STAMPANTE
Per fortuna la tecnologia ci viene in aiuto: la maggior parte delle stampanti sul mercato oggi sono wireless per cui non è importante dove la sistemi, non deve necessariamente essere vicina al tuo piano di lavoro in quanto puoi dare avvio alla stampa in remoto, dal computer o persino dallo smartphone. E poi, se si trova in un’altra stanza, avrai una scusa per fare qualche passo e sgranchirti un po’ la gambe.

Che ne pensi? Con questo approccio anche la tua casa può trasformarsi in un ufficio perfettamente funzionale?
Fammelo sapere nei commenti.

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