Una delle richieste che mi viene fatta più spesso dai miei clienti è quella di vedere come organizzo le mie liste di cose da fare.

Al di là delle caratteristiche personali di ognuno di noi, che definiscono anche i nostri strumenti di lavoro, credo ci siano alcune tipologie di liste che si potrebbero applicare a tutti.

Ecco le 6 liste che puoi impostare da subito per riprendere il controllo del tuo lavoro.

 

1. LISTA DEI PROGETTI

É una lista che raccoglie tutti i progetti che stai seguendo in questo momento.
Per progetto, utilizzo la definizione di David Allen: qualunque risultato ti sia impegnato ad ottenere che richieda più di un’attività per essere raggiunto.

I progetti possono essere sia lavorativi (il lancio di un nuovo servizio sul sito, il lavoro che stai eseguendo per un cliente specifico, ecc.) sia personali (la scelta e l’acquisto di una nuova lavatrice, organizzare la rimpatriata con i compagni di scuola, organizzare una gita con il tuo compagno per il weekend, ecc.)

Scopo di questa lista è avere un colpo d’occhio generale su tutto ciò che in questo momento richiede la tua attenzione. Non deve specificare i dettagli delle azioni che ti condurranno a terminare il progetto ma solo metterti nelle condizioni, almeno una volta alla settimana, di fermarti un attimo a pensare a dove sei, come sta andando tutto e a pianificare le prossime mosse per raggiungere i risultati che ti sei prefissata.

 

2. WAITING LIST

Si pensa sempre alle liste come a qualcosa in cui inserire quello che deve essere fatto: in questo caso inserisci qualcosa che stai aspettando. Può essere una risposta, un pagamento, una spedizione di qualcosa che hai acquistato online.

Il bello è che le attività di questa lista non richiedono un’azione da parte tua, se non una revisione settimanale ed eventuali solleciti quando necessario. É una vera e propria lista di controllo per non dimenticare e perdere di vista quello che non dipende direttamente da te.

 

3. LISTA DELEGATI

Funziona un po’ come la precedente: non richiede un’azione da parte tua in quanto i punti riportati sono già stati delegati a qualcun altro e tu stai aspettando il risultato di questa delega.

Il mio consiglio è quello di scrivere, prima del risultato atteso, il nome della persona da cui lo stai aspettando, per esempio [FEDERICA] revisione dei testi per il sito.

In alcuni casi, se non ci sono molti punti in questa lista e nella precedente, è meglio farne una unica che puoi chiamare IN ATTESA.

 

4. LISTA “NON ADESSO”

Vorresti fare qualcosa di nuovo, tipo il corso di cucina asiatica, ma questo non è decisamente il momento (di solito per una combinazione di “non ho tempo/soldi/forza”)? Non devi prendere una decisione adesso.
“Parcheggia” temporaneamente il corso di cucina asiatica nella lista “non adesso” e ripensaci tra un po’: magari fra un paio di mesi ti accorgerei che il momento è arrivato. Oppure che non arriverà mai e allora elimina del tutto la voce.

Importante! Non trasformarla in una lista di sogni infranti: è una lista come tutte le altre, devi prendere una decisione prima o poi. Lo faccio o lo elimino. Solo in questo caso ti è concesso di ritardare la decisione (che è comunque una scelta consapevole).

 

5. CHECKLIST di vario tipo

La checklist è un tipo di lista molto specifico: serve per elencare, in maniera sequenziale, una procedura o delle attività di routine. É utile perché anche in questo caso “scarichi” il cervello, portando delle informazioni su un supporto esterno.
E ogni volta che dovrai eseguire quella procedura sarà molto più semplice e veloce grazie alla tua checklist ed eviterai di dimenticarti dei passaggi per strada.

Un esempio? Io ne ho una per l’iter di iscrizione di un nuovo associato ad APOI, l’Associazione Professional Organizers di cui faccio parte e sono consigliere e segretaria.

 

6. LE LISTE “PERSONA”

Quante volte hai pensato “di questo dovrei parlarne con Silvia appena la vedo?”.
E poi sistematicamente, appena incontri Silvia ti dimentichi di tutto quello che le avresti dovuto dire. Ecco allora che è utile avere una lista SILVIA in cui inserire quello che ti viene in mente riguardo a questa persona. Nel momento in cui la incontrerai basterà recuperare la lista e discutere di quanto hai appuntato, senza perdere nulla per strada.

 

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