É arrivato aprile e con lui un nuovo tema che ci accompagnerà per tutto il mese.
Siamo appena rientrati al lavoro dal lungo week end pasquale, si spera, un po’ più riposati e alleggeriti (non per niente marzo é stato il mese della semplificazione). Potrei scommettere però che il pensiero della maggior parte di noi é rivolto alle prossime vacanze: per questo motivo ho scelto la pianificazione, come tema del mese, per vedere come e in che modo possiamo intervenire sulle nostre abitudini, per poter semplificare il lavoro e processare le attività da fare in maniera più serena e organizzata, affidandoci ad un piano e ad alcuni utili strumenti organizzativi.

Pianificare = regolare, organizzare, progettare secondo un piano. Per estensione, programmare situazioni, avvenimenti, esperienze.

Fonte: vocabolario Treccani

frasi personaggi Mozart

Al di lá di Mozart, avere un piano mi fa pensare alla citazione di un qualche comandante dell’esercito, ad un film di spionaggio, oppure ad un supereroe che ha trovato uno stratagemma per sconfiggere il cattivo di turno che vuole distruggere la Terra e tutti i suoi abitanti.
Siamo abituati a concepire la pianificazione come qualcosa di straordinario, piuttosto che ordinario: c’é la pianificazione del grande meeting annuale al lavoro oppure quella delle vacanze, soprattutto se si tratta di paesi lontani (anche queste, purtroppo, non sono all’ordine del giorno).
Tendiamo a pianificare eventi occasionali e straordinari per compensare con la programmazione i numerosi imprevisti che potrebbero accadere: sono infatti le situazioni straordinarie a farci sentire più insicuri e meno preparati su cosa potrebbe accadere, proprio perché si tratta di qualcosa che facciamo solo raramente. Pianifichiamo al fine di ottenere il miglior risultato possibile nonostante i vari imprevisti che potremmo incontrare mano a mano che ci avviciniamo a quell’evento eccezionale.

Inoltre, proprio per il suo carattere di eccezionalità, l’idea di pianificare ci spaventa o quanto meno non ci piace perché ci da l’idea che sia un lavoro aggiunto a tutto il lavoro che giá dobbiamo svolgere durante la giornata (in effetti chi é che ha voglia di programmare la conferenza annuale dei capi supremi dell’azienda quando giá siamo sommersi dal lavoro di tutti i giorni?)

Ecco perché pianificazione = evento straordinario = lavoro in più = stress e preoccupazione

Ma se invece iniziassimo a pensare alla pianificazione come parte del lavoro quotidiano e quindi non come uno spauracchio annuale ma parte integrante del nostro flusso di lavoro del day-by-day? Se invece che essere legata ad un’occasione straordinaria servisse a supportare le attività ordinarie? Se invece di essere un’attivitá che genera stress potesse essere promotrice di un flusso di lavoro più organizzato, snello e soddisfacente?

Il primo punto da affrontare per capire dove e come la pianificazione e la programmazione possono offrire un supporto nella nostra vita quotidiana é comprendere a che livello é possibile intervenire.
David Allen, massimo esperto in gestione del tempo e produttività e autore del metodo Getting Things Done, individua 6 orizzonti all’interno dei quali ci muoviamo ogni giorno, sia nel lavoro che nella vita privata.

Partendo da quello più in basso, essi sono:

Terra: le azioni correnti, comprendono tutte le attività che devi eseguire come la telefonata da fare al cliente, l’email a cui devi rispondere, le commissioni che devi portare a termine.

Orizzonte 1: i progetti correnti, ovvero tutti i risultati che vuoi ottenere nel breve termine e che richiedono più di un’azione per essere completati, come per esempio l’organizzazione di una conferenza (che richiede telefonate ai fornitori, la grafica degli inviti, la stesura di un comunicato, ecc.) o anche ripulire la terrazza ora che é arrivata la primavera (devi spazzare, tirare fuori i tavolini, comprare una nuova pianta, ecc.)

Orizzonte 2: aree di attenzione e responsabilità, rappresentate dai ruoli che ricopri (sei freelance ma collabori con tre agenzie differenti, sei mamma, sei un allenatore sportivo, ecc.) e dai tuoi interessi (hai una passione per la fotografia e stai seguendo un corso per principianti, ti piace andare in moto, ecc.). Sono aree della tua vita importanti, che ti definiscono e all’interno delle quali vuoi mantenere un certo standard. Non comprendono direttamente cose da fare ma sono aree che occupano la tua mente e che richiedono una revisione costante per vedere se é tutto ok, se ti stai comportando nel modo giusto, per mantenere l’equilibrio.

Orizzonte 3: obbiettivi, sono quelli a medio-lungo termine (da 1 a 2 anni a partire da ora) come cambiare casa, acquisire un nuovo importante cliente, aumentare il fatturato del 10%, che influiscono su alcuni aspetti della tua vita conferendo loro maggiore importanza piuttosto che ad altri.

Orizzonte 4: vision, la proiezione che hai di te nei prossimi 3/5 anni, come per esempio avere un figlio, cambiare lavoro e metterti in proprio. Le decisioni prese a questo livello influiscono su tutti i livelli sottostanti.

Orizzonte 5: é il livello piú alto, quello dei principi e dei valori, la visione d’insieme di ciò che conta e che guida la tua vita. Tutti gli altri orizzonti, vision, obbiettivi, progetti e azioni, dipendono da questo e si muovono verso di lui.

Avere chiaro a quale livello é possibile operare é un primo passo avanti: tuttavia é lavorare ai livelli più bassi, quelli delle azioni e dei progetti, che ci aiuta ad andare avanti con maggior energia e portare a compimento più cose, influenzando positivamente di conseguenza tutto il resto.
Ed é qui che una buona pianificazione può fare la differenza. Come?
Per prima cosa concentriamoci sulle azioni concrete, sui compiti da eseguire: partire da qui creerà un reale aumento di energia positiva, direzione e motivazione.
Secondo, chiediamoci sempre “quale é la prossima azione da compiere?”: questa domanda, se utilizzata spesso, rende possibile chiarire il contesto in cui ci stiamo muovendo e la direzione che abbiamo intrapreso, conduce ad una maggiore produttività e ci conferisce affidabilità nel lavoro con e per gli altri e crea un’energia positiva capace di influenza tutte le azioni a seguire.

When you start make things happen, you begin to believe that you make things happen. And that makes things happen.

David Allen

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