Ore 8.30 di un altro giorno di lavoro.
Mentre sorseggi il tè ancora caldo, accendi il computer.

Forse qualcuno da qualche parte ha scritto di non farlo, ricordi di averlo letto in giro…
Non importa, clicchi.

Apri Gmail (o altro client di posta a piacere).
Ecco fatto. 53 messaggi non letti nella casella di posta.

Oltre a un numero non ben quantificato di messaggi mezzi letti, non del tutto elaborati e comunque lì nella tua inbox, pronti a distogliere la tua attenzione da quello che ti eri proposto di fare stamattina.

Cos’era che dovevi fare?

 

Sommersi dalle email

Quante volte hai vissuto questa scena?
La mail è uno strumento tanto potente quanto estenuante: non puoi farne a meno, sul lavoro e anche nella vita privata. Tuttavia spesso la cosa ti sfugge di mano e la mole di messaggi che ogni giorno devi elaborare per compiere a dovere il tuo lavoro sta diventando sempre più difficile da gestire.

La buona notizia è che esistono alcuni semplici accorgimenti che se messi in pratica poco alla volta ti possono aiutare a considerare la casella di posta elettronica non più come un serpente velenoso da sfidare a mani nude, ma come una gentile segretaria al tuo servizio.

Io ne ho selezionati 5, la mia personale TOP 5 “soluzioni chiavi in mano” che puoi mettere in atto subito per avere un primo e immediato impatto positivo nella gestione della tua inbox.

 

Consiglio #1 Quante volte suona il postino?

Immagina di essere a casa: sono le 8 e arriva il postino a consegnarti la posta. Lo ringrazi e torni alle tue attività.

Passa mezz’ora e il postino suona di nuovo con altra posta per te: un po’ strano in effetti ma lo ringrazi, ritiri le buste e torni in casa.

Alle 9 però eccolo di nuovo con la pubblicità e un pacco per il/la tuo/a compagno/a: ok va tutto bene ma questo postino inizia un po’ a seccarti.

Alle 10 siamo già alla quarta visita del postino e sfido chiunque a non mandarlo debitamente a quel paese.

Il primo consiglio che ti do è questo: controlla la posta elettronica solo in determinati e specifici momenti. Che sia due volte al giorno o una volta ogni due ore, questo dipende da te e dal tipo di lavoro che svolgi.

È importante circoscrivere il momento dedicato alle email.

Non permettere al postino di farti visita 50 volte al giorno! E possibilmente non come prima cosa al mattino.

 

Consiglio #2 Meno di 2 minuti? Fallo!

Se l’attività per elaborare definitivamente la mail in entrata ti richiede meno di due minuti, falla subito e avrai un pensiero in meno per la testa.

 

Consiglio #3 Riduci il carico

È possibile ridurre il numero di mail in entrata: penso per esempio a tutte quelle newsletter a cui spesso ti iscrivi ma che non leggi mai.

Non avere paura del tasto “unsubscribe” se sai già che quella newsletter non la leggerai più: potrai sempre tornare a seguirla in futuro.

Fino a poco tempo fa, prima dell’entrata in vigore del nuovo Regolamento Europeo in materia di dati personali (GDPR) Unroll.me era una vera e propria manna dal cielo. È un’applicazione web gratuita che scansiona tutta la tua casella email, individua le sottoscrizioni e te le elenca in un’unica schermata. Puoi decidere, con un semplice clic per ogni newsletter, se mantenerla nell’inbox, cancellare l’iscrizione oppure inserirla nel “roll” ovvero una singola mail giornaliera con all’interno tutte le schermate di riferimento delle newsletter a cui sei iscritto.

Purtroppo Unroll.me al momento inibisce l’utilizzo dell’app se rispondi affermativamente alla domanda “risiedi su territorio europeo?”.

Un’alternativa, seppur più “brigosa” (dal bolognese, che richiede un po’ più di sbattimento) è applicare alle newsletter la regola del prossimo paragrafo.

 

Consiglio #4 Applica filtri e regole

Tutti i principali programmi di posta permettono di inserire dei filtri e delle regole pre impostate, per esempio per rispondere in maniera automatica ai messaggi di un certo tipo, per archiviare in una determinata cartella i messaggi di un certo mittente.

Il mio consiglio è: dedica qualche minuto ad approfondire le potenzialità del tuo client di posta.

Per le newsletter puoi infatti creare una cartella “Newsletter” e una regola che dice che tutte le email in arrivo da un certo mittente devono essere inviate direttamente a questa cartella, senza passare dall’inbox. Se il sabato o la domenica mattina li dedichi alla lettura delle newsletter alle quali sei iscritto, potrai andare direttamente alla cartella dedicata e cancellarle una volta lette.

 

Consiglio #5 Organizza i messaggi in categorie

Le cartelle e i marcatori di Outlook, tanto quanto le etichette in Gmail sono uno strumento davvero prezioso per far sì che la casella di posta risponda alle tue esigenze e necessità. Ti aiutano a ragionare sul contenuto del messaggio per strutturare un sistema che sia significativo per te e che ti permetta di trovare più velocemente una mail, di rispondere in maniera adeguata e in tempi brevi a una determinata richiesta, di smaltire quella parte di lavoro arretrato sul quale non riesci mai a concentrarti e infine provare finalmente un forte senso di controllo nel lavoro di tutti i giorni.

Quali categorie? Questo dipende in parte dalle caratteristiche del tuo lavoro, anche se ne esistono alcune che sono trasversali e che possono risultare utili indipendentemente dall’utilizzo che si fa della posta elettronica. Ne ho parlato qui.

 

Vuoi mettere in ordine la tua casella email?

Posso aiutarti io 🙂

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Buon lavoro 🙂

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