Il 5 giugno ho partecipato alla tappa finale del tour 2018 dello Smart Working Day, un evento itinerante che negli ultimi due anni ha toccato 7 cittá italiane e coinvolto oltre 1000* professionisti interessati all’argomento.

*Il numero è aggiornato all’edizione 2017 e non conta le tappe del 2018.

 

smart working day firenze

I partecipanti e i relatori allo Smart Working Day di Firenze – la foto è stata pubblicata sulla pagina Facebook ufficiale dello Smart Working Day

 

Ho iniziato a studiare seriamente il tema dello smart working solo nell’ultimo anno, pur avendone sentito parlare più e più volte.
Il mio battesimo l’ha segnato l’ebook gratuito, disponibile online, “The Smart Working Book”, scritto a sei mani da Koen Lukas Hartog, Andrea Solimene e Giovanni Tufani. È una lettura che consiglio per fare il primo passo in questo affascinante mondo ed è stato il motore che mi ha spinto a scoprire di più.

Ecco quello che ho imparato allo Smart Working Day 2018.

 

I numeri dello Smart Working in Italia

 

Partiamo con un po’ di numeri. I dati sono stati presentati durante il talk introduttivo di Samuel Lo Gioco, Andrea Solimene e Giovanni Pozza (organizzatori dell’evento) e sono stati raccolti ed elaborati dall’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano.

Nel 2017, sono stati 305.000 sli smart workers stimati in Italia.

Le iniziative di smart working sono, ad oggi, ancora prevalentemente concentrate sulle grandi aziende. Infatti nelle PMI e nella Pubblica Amministrazione l’introduzione di iniziative di smart working è decisamente meno significativa: solo il 7% del campione PMI e il 5% delle PA ha effettivamente introdotto iniziative strutturate di smart working contro il 36% delle grandi aziende.

Nelle grandi aziende, i modelli di lavoro sullo smart working si sono prevalentemente concentrati sulle soluzioni legate al lavoro da remoto (47%) e una piccola parte, il 6%, sulla revisione degli spazi di lavoro: esiste tuttavia un interessante 47% che ha applicato strategie di smart working integrate su entrambi i fronti.

Le difficoltà e le resistenze incontrate dalle PMI rispetto all’introduzione dei modelli di smart working sono:

  1. il modello non è applicabile alla realtà dell’azienda intervistata (53%)
  2. mancanza di interesse e resistenza (11%)
  3. si tratta di attività poco digitalizzate (7%)
  4. c’è una scarsa conoscenza delle buone prassi per introdurli (7%)
  5. si temono elevati investimenti e costi per l’inserimento dello smart working nel quotidiano lavorativo (6%).

 

Ma quali sono i principali effetti dell’introduzione di dinamiche di smart working? Uno dei più evidenti è la riduzione del tempo lavorativo trascorso in azienda (il 67% degli smart workers contro l’85% degli altri lavoratori). Aumenta la soddisfazione delle modalità di organizzazione del proprio lavoro (il 50% degli smart workers contro il 22% degli altri lavoratori) e vengono potenziate competenze trasversali come la leadership e il lavoro di gruppo (il 39% degli smart workers contro il 17% degli altri).

 

Che cosa significa smart working?

 

Gli organizzatori suggeriscono come miglior definizione dello Smart Working quella proposta nel 2008 dal “Chartered Institute of Personnel and Development” (CIPD):

An approach to organising work that aims to drive greater efficiency and effectiveness in achieving job outcomes through a combination of flexibility,
autonomy and collaboration, in parallel with optimising tools and working environments for employees… a new organisational paradigm is emerging, driven by a combination of changes in both the work environment and the employment proposition. This paradigm, assumes increased organisational flexibility, giving employees more freedom of action and the opportunity to use their discretionary behaviour in support of improved performance.

 

Lo smart working non è “lavorare da casa” ma la combinazione di più elementi che uniti insieme creano un nuovo paradigma, un nuovo modo di affrontare il lavoro che cambia.

Nell’ebook “The Smart Working Book” gli autori identificano tre principali elementi su cui progettare un processo di smart working all’interno dell’azienda e suggeriscono il modello delle 3 B.

Behaviours ovvero i comportamenti

La prima leva su cui intervenire per il successo di un progetto di smart working sono le persone. Temi come la fiducia, la comunicazione, la collaborazione sono alla base dello smart working: senza questi e senza un cambio di mentalità nelle persone che lavorano è impossibile pensare di riuscire a cambiare il loro modo di lavorare.

Bytes ovvero la tecnologia

L’infrastruttura tecnologica è lo strumento che rende possibile lavorare da remoto e non solo: ecco perchè la tecnologia digitale è l’altro pilastro fondamentale sui cui poggia ogni progetto di smart working. Bisogna tuttavia tenere bene a mente che non è l’unico, nè il solo.

Bricks ovvero gli spazi di lavoro

Non più solo uffici, ma ambienti di lavoro confortevoli che rispondano alle esigenze del momento e all’attività da svolgere. Non più scrivanie fisse ma postazioni progettate su ciò che il lavoratore è chiamato a fare.

 

La visione a silos deve essere superata.

Vedere un muro, un ventilatore, una corda, un serpente quando si tratta di un grande elefante non può essere che dannoso alla produttività e all’efficacia non solo del singolo collaboratore ma di tutta l’azienda.

 

La fiducia: senza vai poco lontano

 

Sin dalla prima volta che ho vissuto negli Stati Uniti, ho notato come nelle case degli americani ci fosse questa scarsissima attenzione alle finestre. Oggetti praticamente intoccabili, difficili da aprire, sempre chiuse, molto spesso oscurate dalle tende.

Ho notato un modo di approcciarsi a questo elemento abitativo completamente diverso da quello che abbiamo in Italia. Anche qui da noi usiamo le tende, certo, ma in linea generale, amiamo aprire le finestre per cambiare l’aria al mattino, ci piace guardare fuori e osservare la gente di passaggio (ma anche curiosare dentro per vedere come sono arredate le case degli altri), durante le sere d’estate le teniamo aperte per sentire il venticello e l’odore di citronella che tiene lontane le zanzare.

Durante la sua presentazione, Andrea Solimene ha mostrato una foto delle finestre di una tipica casa olandese: grandi, senza tende, pulite, attraverso le quali si può vedere dentro.

E ci ha spiegato che nella cultura del paese, questo concetto di finestra serve agli abitanti della casa per tenerla pulita: proprio perchè uno può guardare dentro, loro sentono la necessità e il desiderio di mantenere la casa in condizioni impeccabili. E non vogliono nasconderla agli occhi degli altri, ma mostrarla, in tutta la sua bellezza e funzionalità.

Ed è proprio su queste basi che poggia la filosofia dello smart working: “lavorare ad alta voce”, affinchè tutti siano sempre a conoscenza del lavoro che si sta portando avanti, per generare la fiducia basata sulla trasparenza, anche se si è lontani dal posto di lavoro e quindi meno soggetti al “controllo” che potrebbe essere esercitato grazie alla vicinanza fisica.

Ecco perchè la comunicazione è uno dei driver fondamentali senza il quale non è possibile garantire il successo di una strategia di smart working.

 

E gli spazi?

 

Dei legami che intercorrono tra spazi di lavoro e produttività ha parlato Luca Brusamolino di Workitect. E visto che questo è un tema che come professional organizer mi appassiona molto, ti invito a leggere la seconda parte di questo post che uscirà mercoledì prossimo, sempre qui, sul mio blog.

A presto 🙂

No Comments

Post a Comment