Questo é l’ultimo post di marzo, un mese che ho dedicato al tema “semplificare“.
Abbiamo parlato dell’arte di semplificare, dei troppi impegni che occupano le nostre giornate e delle troppe informazioni che ci arrivano ogni giorno dalla rete. Abbiamo dedicato una giornata intera allo Space Clearing e si é conclusa la Seconda Settimana Nazionale dell’Organizzazione.
Bé insomma, ci siamo dati da fare!

É ora dunque di tornare al lavoro, un po’ più alleggeriti dai pesi che ci portiamo dietro ogni giorno ma carichi di nuove energie. E non c’é niente di meglio che riprendere il lavoro in uno spazio pulito, organizzato e capace di rispondere alle nostre esigenze senza creare intralcio a quello che dobbiamo fare.
Quindi rimboccati le maniche perchè oggi parlerò di scrivania.
E indovina un pò? Anche oggi ti suggerirò di semplificare!

Hai presente la tua scrivania? Come ti senti la mattina arrivando al lavoro e guardandola? Ti fa venire voglia di metterti d’impegno sui compiti della giornata o solo guardando la confusione e le pile di fogli che hai nel porta documenti ti viene voglia di girare i tacchi e scappare a Honolulu (ricordi Mago Merlino?)
Avere una scrivania organizzata e al servizio delle nostre esigenze é possibile e per iniziare ti consiglio la tecnica del bersaglio.

Siediti alla tua scrivania: apri le braccia e immagina di disegnare intorno a te un cerchio. Questo é lo spazio del bersaglio e comprende tutto ciò che puoi raggiungere senza alzarti dalla sedia.
All’interno del bersaglio immagina ora di disegnare tre cerchi concentrici, di tre colori differenti.
Il cerchio verde, il primo e più vicino al centro, dovrebbe contenere solo gli elementi assolutamente indispensabili al tuo lavoro: ci sarai ovviamente tu, seduto alla tua sedia, il computer, con mouse e tastiera, ed eventualmente la pratica a cui stai lavorando in questo esatto momento. Se il tuo lavoro é fare telefonate (penso per esempio a chi si occupa di area commerciale e di fissare appuntamenti), la tua area verde comprenderá naturalmente anche il telefono ed eventualmente un blocco per appunti (probabilmente non ti sará necessario il computer durante questa attività).
Il cerchio giallo, appena fuori dal cerchio verde, comprende tutti quegli oggetti che usi con buona frequenza e che quindi é bene tenere a portata di mano come penne (solo quelle che scrivono!), un blocco per appunti, la tua lista di cose da fare, il telefono, l’agenda, eventuali altri oggetti di cancelleria come matite, gomma, evidenziatori e il porta documenti con le pratiche in elaborazione.
Nel cerchio rosso, quello più esterno, puoi posizionare invece tutti quegli oggetti che usi più raramente ma che comunque desideri avere a portata di mano come per esempio la cucitrice, la calcolatrice, la stampante (anche se personalmente credo che questa possa essere posizionata fuori dal bersaglio, soprattutto se la si usa raramente: sgranchirsi un po’ le gambe durante il lavoro fa sempre bene).

La regola del bersaglio é sicuramente un buon metodo per ottimizzare i tempi di lavoro ed aumentare la propria produttività perché permette di avere a portata di mano tutto quello che ci occorre; tuttavia richiede da parte di ognuno di noi una scelta consapevole di ciò che é davvero necessario al nostro lavoro e merita di occupare lo spazio più vicino a noi.
Per iniziare, se é la prima volta che applichi questa regola, ti suggerisco di provare a darti dei limiti per facilitare la tua scelta: prova a stabilire solo 3 oggetti per l’area verde (tu sei escluso! E mouse e tastiera possono essere considerati un oggetto unico con il computer), 5 per l’area gialla e altri 5 per l’area rossa. Tutto il resto prova a tenerlo in spazi diversi dalla tua scrivania.
Non preoccuparti se non trovi subito la combinazione esatta: potrai sempre fare una prova e aggiustare il tuo bersaglio affinché sia la combinazione giusta per te.

E come fare se sei un freelance che non hai una postazione di lavoro fissa? Qui il gioco é ancora più divertente perché il bersaglio é nella borsa che porti con te. Pensa a cosa é strettamente necessario al tuo lavoro e organizza una tracolla o uno zaino da portare con te che abbia solo e soltanto questi elementi.
Viaggerai più leggero e sarai sempre pronto ad affrontare gli appuntamenti della giornata!

Adesso tocca a te!
Sei pronto a semplificare per avere una scrivania più organizzata?
Io ti aspetto al prossimo post.
Inizia Aprile, nuovo mese, nuovo tema. Parleremo di… PIANIFICAZIONE.
Stay tuned!

Salva

3 Comments
  • […] Per un freelance spazio di lavoro non significa solo scrivania fisica, ma anche, e soprattutto, spazio virtuale. Viviamo lo spazio all’interno dei nostri computer quotidianamente: in esso realizziamo il nostro lavoro, produciamo contenuti, ci relazioniamo con colleghi e clienti. Per questo motivo è importante che sia perfettamente funzionale e che risponda alle nostre necessità, tanto quanto una scrivania organizzata. […]

  • […] leggerezza. Elimina tutto il materiale, cartaceo e di cartoleria, non necessario al tuo lavoro. Una scrivania ben organizzata rende più agevole e meno stressante il lavoro quotidiano. Investi in un buon sistema di […]

  • […] La scrivania, il piano di lavoro, sarà davvero il fulcro nel mio ufficio in casa. Nonostante io abbia digitalizzato la quasi totalità del lavoro che svolgo quotidianamente, lavorare su una superficie ampia e sgombra di oggetti mi dà la sensazione di poter respirare liberamente, di poter spaziare con il pensiero e la creatività. Presta però attenzione a non monopolizzare lo spazio a disposizione con oggetti inutili (ricordi la regola del bersaglio?) […]

Post a Comment