> Il cliente e le sue esigenze

Questa è la storia di Matteo

Ti presento Matteo Figoli

Anzi, lascio che sia lui a presentarsi.

Matteo, ciao! Presentati. Chi sei oggi? Di cosa ti occupi? In che modo lo fai?

Eccoci 🙂 Mi chiamo Matteo Figoli, e col mio studio mi occupo di gestione campagne a pagamento per le organizzazioni di ogni tipo. Prima di far questo sono passato tra agenzie e aziende, tra campagne elettorali, social in organico e strategie digitali in generale.

Oggi la nostra specialità è quella di progettare insieme sia le creatività degli annunci che la parte tecnico-strategica delle campagne, facendo tanti test, così da sfruttare il 100% delle armi a disposizione per ottenere risultati rilevanti. Siamo specializzati in particolar modo sulla lead generation B2B e su LinkedIn Ads.

Il percorso fatto insieme

Un primo passo nel 2019: un approccio più consapevole alla propria gestione del tempo e delle attività

Il nostro percorso di consulenza si è avviato sul finire dell’estate.

Con una laurea in Scienze Politiche, Matteo aveva già iniziato a lavorare nel campo dei social media e della strategia digitale durante i suoi studi universitari, per poi passare a lavorare in un’agenzia di comunicazione politica. Nel 2018 aveva poi deciso di intraprendere la strada del lavoro autonomo e aprire la sua partita IVA.

Nonostante fosse già indipendente, nel momento in cui ci siamo conosciuti, il suo sito web non era online e Matteo stava ancora cercando la sua direzione professionale. A quell’epoca offriva due servizi principali: contratti di social advertising, che comprendevano strategia, proposta creativa e operatività degli annunci sponsorizzati, ma anche soluzioni per strategie digitali più ampie, comprensive di analisi di mercato, keywords e posizionamento.

La sua ricerca, in questa prima fase del percorso, non era focalizzata esclusivamente al successo professionale. Matteo cercava un equilibrio che portasse sostenibilità e tranquillità nella sua vita.

Come ti sentivi prima di contattarmi per iniziare un percorso insieme? Cosa ti ha motivato a fare questa scelta?

Non avevo grandi cognizioni per organizzare il mio lavoro, fatto esclusivamente di spazi e punti di contatto digitali. Sono sempre stato piuttosto disordinato anche nella gestione degli oggetti e degli spazi fisici, sul digitale la cosa poteva solo peggiorare :/

Aver saputo da Chiara cos’è e cosa fa un professional organizer cadeva a fagiolo e non ho aspettato granché prima di chiederle una consulenza.

Durante la prima fase della consulenza, abbiamo concentrato i nostri sforzi sulla gestione del tempo personale e delle attività professionali di Matteo.

Le attività svolte in questo periodo sono state:

  1. Una sessione in collaborazione con la business coach Fulvia Silvestri: abbiamo ritenuto opportuno “convertire” un’ora del mio pacchetto in un supporto mirato con Fulvia per fare chiarezza e determinare la direzione da seguire.
  2. La compilazione del Diario del Tempo, uno strumento che ci ha permesso di raccogliere dati e identificare situazioni particolari di gestione del tempo, delle energie e dell’attenzione, contribuendo a chiarire i passi successivi del percorso.
  3. L’adozione del metodo Getting Things Done® di David Allen per impostare un solido ed efficace sistema organizzativo a supporto delle attività quotidiane.
  4. L’accesso al mio primo corso online TU-do-list? (i contenuti di questo corso si sono evoluti e fanno parte dell’offerta di Palabàn Start e del modulo strumenti di Palabàn per approfondire la conoscenza e l’applicazione dello strumento liste.

Il feedback di Matteo è stato positivo già nel corso del lavoro

Ecco un estratto da una sua mail:

Bene 🙂 Anche io sono soddisfatto (n.d.a. della sessione con Fulvia), è chiaro che in un’ora le possibilità di azione sono limitate, ma è stato utilissimo confrontarsi sul cuore di una delle questioni più rilevanti per me, e avere un rinforzo “esterno” e positivo su questo.

Sto lavorando al “diario del tempo” da ieri, anche se questi giorni sono un po’ particolari che si incrociano con altri impegni, ma comunque lo sto facendo con attenzione quando sono da solo. È utile anche solo l’appuntarsi queste cose, al di là di quello che faremo.

Il metodo Getting Things Done® è stato la chiave per consolidare una routine organizzativa delle sue giornate lavorative.

Ho proposto a Matteo di focalizzarsi in particolare su queste tre fasi del metodo.

  1. La raccolta
    Matteo ha iniziato a utilizzare un inbox, un contenitore unico, per raccogliere tutti i pensieri intrusivi. Creato su un taccuino cartaceo che portava sempre con sé, l’inbox è un raccoglitore che deve essere svuotato quotidianamente. Abbiamo iniziato così a impostare nuove abitudini.
  2. La fase di analisi, presa di decisioni e organizzazione delle attività
    Per ogni elemento raccolto nell’inbox, Matteo ha dovuto prendere decisioni sul da farsi, aiutandosi con domande specifiche. In base alle decisioni prese, ha utilizzato strumenti organizzativi come calendari e liste per tenere tutto sotto controllo. Per fare questo, ha scelto di usare il task manager Microsoft To Do, definendo in maniera accurata categorie e contenitori rilevanti per lui. Come rinforzo, ha ricevuto l’accesso al mio corso online dedicato alle liste per consolidare le sue abilità di utilizzo di questo strumento.
  3. L’azione
    Completate le prime due fasi, nella terza non resta altro da fare che concentrarsi semplicemente sul lavoro. Se un nuovo pensiero intrusivo emergeva, Matteo lo raccoglieva nell’inbox e proseguiva con il suo lavoro. Per poi ripetere il ciclo, garantendo una gestione del tempo e delle attività efficace e ordinata.

Cosa è cambiato e quando?

Aver creato un flusso univoco e ricorrente di gestione delle cose da fare mi ha dato un diverso senso di padronanza rispetto alle attività quotidiane; mi ha permesso di liberare la mente e di bilanciare meglio il rapporto personale ed emotivo con il lavoro da knowledge worker (lavoratore della conoscenza) autonomo, cognitivamente molto gravoso.

Il lavoro di Matteo cresce: nuove sfide organizzative impattano sui flussi di comunicazione

Al termine del primo percorso di consulenza, Matteo ha scelto di proseguire con un secondo pacchetto di ore, durante il quale abbiamo affrontato temi centrali relativi all’espansione del suo lavoro come libero professionista.

I temi chiave sono quindi diventati:

  • la delega
  • la razionalizzazione dei canali di comunicazione
  • l’educare i clienti a scrivere sui canali deputati alla ricezione delle loro richieste
  • la gestione delle notifiche
  • l’organizzazione di Gmail come casella di posta.

In quel periodo, Matteo aveva già iniziato a collaborare con altre persone per la parte di copywriting e social media. Questo ha reso necessario definire processi più strutturati di comunicazione e coordinamento (che poco alla volta lo hanno portato a identificare una collaboratrice fissa con cui il nostro percorso è proseguito in uno step ulteriore).

Abbiamo affrontato il problema delle interruzioni causate dalle notifiche, educando i clienti a utilizzare canali più appropriati per la comunicazione professionale e optando per la separazione dei due telefoni, uno per la gestione esclusiva del lavoro e uno personale.

Un altro argomento che abbiamo affrontato è stata l’organizzazione della posta elettronica, attraverso una consulenza mirata sull’utilizzo di Gmail per una gestione efficiente, funzionale e ordinata delle casella email. La scelta è stata quella di migrare la sua email ad un dominio legato al suo sito professionale (che nel frattempo aveva visto la luce), utilizzando la suite a pagamento di Google Workspace.

Quali sono gli aspetti organizzativi che più hanno impattato nel cambiamento dal lavorare da solo a lavorare in team?

Uno degli aspetti che ha migliorato di più il modo di lavorare è stato quello di gestire tutti gli spunti, sia interni che esterni, in un unico flusso di comunicazione.

Come conseguenza è arrivata anche la capacità di far convergere tutti gli stimoli dei clienti in una maniera più ordinata. Ad oggi, ad esempio, non abbiamo alcun canale basato sulla messaggistica istantanea, ma tendiamo quanto più possibile all’organizzazione in asincrono, salvo chiamate programmate, però sempre con qualche giorno di anticipo.

Questa base di lavoro asincrono ci ha permesso poi di poter ampliare la base dei clienti e anche di formare le persone che sono in grado di far parte del team anche in seguito.

Il team si allarga: la consulenza diventa a tre!

Il lavoro con Matteo è stato particolarmente stimolante perché ho potuto affiancarlo, nell’arco di quasi due anni, nel passaggio da freelance senza una precisa direzione a professionista con un obiettivo chiaro, un’attività solida e in crescita e a capo di un piccolo team operativo.

Nel prosieguo del nostro percorso di consulenza infatti, ho lavorato con Matteo ma anche con Chiara Mulas, la persona che aveva iniziato ad affiancarlo nel lavoro in modo continuativo, per aiutarli a definire e implementare nuovi processi e un metodo organizzativo di lavoro a due.

L’obiettivo di questa fase era gestire al meglio i clienti attuali e futuri e offrire una struttura di processi interni che permettesse di pianificare le attività, individuali e di team, definendo un meccanismo di delega efficace ed efficiente.

Nel corso di questo ulteriore step del progetto di consulenza, è stata pianificata anche una consulenza individuale con Chiara affinché fosse possibile per lei riprendere il controllo sul suo tempo e allinearsi alla pratiche e alle abilità acquisite da Matteo grazie al primo percorso di consulenza fatto insieme nel 2019.

Queste le parole di Chiara a inizio consulenza

Mi sento come se non avessi totale controllo sul mio tempo o se facessi fatica a organizzare gli impegni futuri, specie nel lungo termine. Questo ovviamente si traduce in un caos totale nel momento in cui devo calendarizzare impegni e nuovi clienti (in pratica mi ritrovo momenti di vuoto o momenti in cui sono piena di impegni).

Inoltre ho bisogno di trovare un iter che mi permetta di gestire come si deve tutte questi nuovi impegni che derivano dal lavoro con Matteo. Lui mi consiglia i suoi metodi e gliene sono grata, però a volte mi rendo conto che, banalmente, io “funziono” diversamente da lui e quindi non riesco a sfruttare i suoi consigli.

Qui c’è la testimonianza di Chiara dopo le sessioni fatte insieme

Nel mentre che affiancavo Chiara nella creazione e nel consolidamento di nuove abitudini organizzative, con il team abbiamo iniziato con un incontro online per capire le esigenze del lavoro, gli output richiesti, i flussi di informazioni e gli strumenti attualmente in uso.

Dopo l’incontro, ho elaborato, a partire da una bozza di mappatura in parte già realizzata da loro nei mesi precedenti, una proposta di processi e possibili soluzioni operative da condividere e validare nel corso della consulenza.

Nei tre incontri del progetto abbiamo definito insieme i processi, le prassi e gli strumenti da utilizzare, finalizzando una mappa finale su Miro che potesse fungere da linea guida operativa per la messa in pratica dei processi nelle settimane e mesi a seguire.

Lo strumento Miro ci ha permesso di lavorare a distanza in modo collaborativo con un approccio visuale all’intero processo: abbiamo usato post-it rossi per tutte le attività da completare nelle varie fasi del processo. Una volta completate, i post-it diventavano verdi, permettendo una visione d’insieme dell’avanzamento. Abbiamo anche identificato alcune attività future, rappresentate dai post-it arancioni, su cui avrebbero potuto iniziare a ragionare.

L’ultima azione di questo percorso è stato infine un incontro di follow-up a distanza di 2/3 mesi per fare il punto della situazione e valutare i miglioramenti e le potenziali aree di ulteriore definizione.

Durante questo periodo, ho offerto il mio costante supporto in caso di dubbi o domande.

I risultati raggiunti

In conclusione del nostro percorso, quali obiettivi/traguardi pensi di aver raggiunto? Oggi come ti senti e cosa vorresti ancora raggiungere?

Penso di aver posto le basi per un’organizzazione sicuramente più chiara, radicalmente diversa da quella sperimentata nella maggior parte degli ambienti lavorativi che ho vissuto.

È stato il primo passo di un lavoro che continua tutt’oggi e che potenzialmente potrebbe non finire mai, perché le cose cambiano sempre, gli strumenti migliorano e la novità dell’intelligenza artificiale rende tutto potenzialmente automatizzabile.

Mi ha posto sulla corretta mentalità e mi ha dato gli strumenti iniziali per poter fare poi un lavoro che sicuramente mi sta migliorando la vita (e i risultati economici).

La testimonianza di Matteo

Ho seguito un percorso di consulenza con Chiara, e l’impatto sul mio lavoro è stato notevole: partivo dalla sensazione che il mondo dell’auto-organizzazione fosse per lo meno “impalpabile”, ma ben presto gli strumenti e le tecniche suggerite hanno reso tutto molto tangibile e quadrato.

Alla fine del lavoro ho imparato a creare abitudini solide, su cui fare perno per arrivare a fine giornata con più padronanza del mio tempo e della mia mente. Lo consiglio a chiunque!

 

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