Questa è la storia di Viola
(il nome è d’invenzione su richiesta della cliente che mi ha autorizzato a raccontarla)
Lei è una psicologa e psicoterapeuta specializzata in disturbi dell’apprendimento.
Lavora in uno studio, che condivide con altre professioniste (psicologhe e logopediste) ma a volte lavora anche da casa (quando non deve incontrare i suoi pazienti e si dedica al lavoro di back office).
Una fetta rilevante del suo lavoro consiste nell’offrire valutazioni che si concretizzano in articolate relazioni di quanto osservato durante l’incontro con il bambino o il ragazzo. La redazione di queste lunghe relazioni è un lavoro oneroso in termini di tempo ed energie ma è fondamentale per offrire una prima analisi della situazione per poi valutare insieme alla famiglia un eventuale percorso di supporto in seguito.
Viola collabora con Angela (anche in questo caso il nome è d’invenzione), una collega più giovane che si sta formando in questo ambito specifico: il lavoro sulle relazioni è perfetto per poter apprendere sempre più da vicino le diverse sfumature di questo delicato mondo che sono i disturbi dell’apprendimento.
Il percorso fatto insieme
Il percorso è iniziato individualmente con Viola, affrontando gli spazi di lavoro.
Abbiamo lavorato insieme sulla riorganizzazione dei suoi ambienti di lavoro, sia domestico (individuando piccoli spazi nei quali riporre i propri materiali di lavoro una volta terminato – Viola infatti non dispone di una stanza dedicata, quando lavora da casa occupa il tavolo della cucina) sia in studio.
Il lavoro sugli spazi dello studio ha previsto una prima fase di decluttering; abbiamo eliminato il superfluo, in particolare dentro ai cassetti e negli scaffali dedicati al contenimento dei materiali (giochi, esercizi, oggetti vari) utilizzati nelle valutazioni e nei percorsi di terapia.
Siamo poi passate agli archivi dei documenti.
Tenuti in conto i requisiti di legge imposti alla sua professione (di tutela e accesso riservato alla documentazione), Viola ha lavorato sotto la mia guida alla suddivisione in macro aree (pazienti in terapia, valutazioni, archivio di pazienti non più in cura).
Abbiamo analizzato gli spazi a disposizione e suddiviso i documenti nei diversi armadi, classificandoli con l’uso delle etichette e seguendo il principio di vicinanza: nel suo studio i pazienti attuali e le valutazioni, a portata di mano, nell’archivio esterno la documentazione dei pazienti non più in terapia.
Questa prima fase ha permesso a Viola di riprendere il controllo del proprio ambiente di lavoro, di velocizzare il reperimento degli oggetti necessari alle diverse attività e di focalizzare le energie evitando inutili perdite di tempo a riordinare tra un appuntamento e l’altro. Per ogni cosa è stato infatti individuato un posto preciso dove riporla, facilitando e alleggerendo di molto il riordino tra i colloqui della giornata.
Nella seconda fase, dedicata ai processi di lavoro, abbiamo coinvolto la sua collega Angela, psicoterapeuta in formazione presso lo studio.
Tutte e tre insieme, abbiamo progettato un flusso di lavoro che permettesse a entrambe di lavorare sulla relazione prima e sul paziente poi in maniera efficace ed efficiente, senza disperdere energie nel cercare le informazioni e avendo sempre chiaro lo stato di avanzamento di lavoro su ognuno dei pazienti seguiti.
Nel loro caso la scelta che abbiamo fatto è stata quella di affidarsi a uno strumento digitale (abbiamo scelto Trello) collegato con Google Drive (dove fisicamente si trovano i file delle relazioni su cui entrambe lavorano a quattro mani) per avere sempre una visione d’insieme del carico di lavoro e del suo avanzamento.
La scelta di appoggiarsi a una procedura in remoto era per loro prioritaria perché entrambe non si trovavano in studio sempre nello stesso momento, perché impegnate su altri lavori o lavorando a volte anche da casa.
I risultati raggiunti
Nel corso della consulenza, Viola ha fatto enormi progressi nella sua organizzazione del lavoro:
- Ha creato uno spazio per il lavoro da casa flessibile e leggero ma al tempo stesso dotato di tutto il necessario al suo lavoro da remoto;
- Ha riorganizzato gli spazi del suo studio in modo da avere sempre a portata di mano i materiali usati con maggior frequenza durante i suoi appuntamenti;
- Ha liberato spazio, riorganizzando l’archivio in maniera efficace, secondo il criterio della frequenza di utilizzo;
- Ha messo a punto un metodo per liberare la mente e non perdere/dimenticare informazioni importanti, in maniera molto rapida; questo le ha permesso di dedicare al 100% la sua attenzione sull’attività in corso;
- Ha progettato un sistema di delega efficace con Angela, in grado di alleggerire il carico di lavoro a lei e contribuire alla crescita professionale della collega.
Se anche tu come Viola hai bisogno di riorganizzare il tuo lavoro e gli ambienti, scrivimi e lavoriamo insieme.
La testimonianza di Viola
“Sono libera professionista e il mio lavoro è cresciuto costantemente ed esponenzialmente, fino a trovarmi nella situazione in cui la mia vecchia organizzazione non funzionava più. Chiara mi ha aiutata a migliorare il mio spazio di lavoro ed i flussi. Del suo approccio ho apprezzato la professionalità e la pragmaticità: mi ha saputo ascoltare e ad ogni problema ha lavorato con impegno per trovare una soluzione cucita addosso a me. Inoltre non mi sono mai sentita giudicata nel mio disordine, cosa forse più importante di tutte.“
Scrivimi
Contattami per iniziare ad allenare da subito la tua organizzazione personale.
Che sia da solo o in gruppo, concediti la possibilità di dare una svolta al tuo lavoro.
Scrivimi usando il modulo di contatto che trovi qui; leggerò con attenzione le tue parole e ti risponderò entro 48 ore indicandoti i prossimi passi da fare.
