Sei circondato da tanti oggetti che rallentano il tuo ritmo di lavoro.

Sprechi tempo a cercare un documento che non ricordi più dove hai messo.

Ti innervosisci perché quello che ti serve non è mai dove si dovrebbe trovare.

La disorganizzazione negli spazi di lavoro impedisce di lavorare in maniera efficace e serena.

Nel post di oggi ti consiglio quattro azioni da mettere in pratica fin da subito e risparmiare tempo prezioso.

 

Perdo tempo a cercare quello che mi serve: perché?

Pare che a volte, di notte, l’oggetto o il documento che stai cercando metta su le gambe e si sposti solo per farti dispetto. Lo hai pensato almeno una volta, dico bene? 😉

La realtà è che molto spesso sei tu ad essere in confusione circa il punto in cui lo hai lasciato l’ultima volta.

E questo perché forse non ti sei concesso il tempo necessario a dare un riferimento chiaro rispetto a cosa posizionare dove. Dopotutto è normale. Siamo tutti sempre di corsa!

 

L’organizzazione dello spazio si basa su categorie e su collegamenti logici fra il contenuto e il rispettivo contenitore.

 

Un frutto fresco sta in frigo, perché ha bisogno di una temperatura più bassa per essere conservato. Le scatolette di tonno possono stare in dispensa perché al contrario hanno date di lunga conservazione.

Se la logica che governa i cibi è abbastanza semplice e permette di avere delle cucine tutto sommato organizzate (magari molto piene, questo sì, ma difficile perdervi dentro una banana) per i documenti, soprattutto cartacei, non è altrettanto semplice.

 

Trovare tutto velocemente: come fare

Ti consiglio quattro passi da seguire per eliminare del tutto il tempo sprecato a cercare quello che non riesci a trovare.

 

Passo num.1 – Eliminare il superfluo

La prima cosa da fare è eliminare tutto quello che non serve.

La maggior parte dei documenti cartacei ha una validità che è stabilita per legge. Lo Stato ha deciso per tutti noi quanto è giusto conservare alcuni documenti: approfitta di questo e riduci il numero delle decisioni da prendere. Sul sito della Guardia di Finanza si trovano tutte le indicazioni di durata della conservazione per ogni tipologia di documento.

Tutto ciò che non rientra nell’elenco, dipende da una tua decisione.

Prova a stabilire a priori un tempo massimo per prendere una decisione rispetto a quanto tenere, per esempio, gli appunti di un corso al quale hai partecipato.

Se credi che potranno servirti per molti anni da qui in avanti, hai mai pensato alla digitalizzazione di quei documenti?

Digitalizzare un foglio di appunti, scansionandolo e salvandolo in un “raccoglitore digitale” non ti evita l’onere prendere una decisione (li tengo o li elimino?) ma sicuramente aiuta a fare ordine nello spazio fisico intorno a te.

 

Passo num.2 – Crea delle categorie

La categoria, dal greco κατηγορία che significa «imputazione, predicato, attributo», è un caratteristica che puoi associare agli elementi di uno stesso insieme.

Se penso ai documenti che in questo momento affollano la mia scrivania, la categoria più rilevante è sicuramente “CASA NUOVA” perché stiamo acquistando casa. Ma all’interno di questa macro-categoria, mano a mano che il processo prosegue, ne stanno nascendo altre altrettanto rilevanti come i documenti necessari alla stipula del mutuo, le assicurazioni che stiamo attivando, i preventivi dei mobili che stiamo acquistando e così via.

A seconda della numerosità dell’insieme posso giustificare o meno la creazione di una categoria: se ho pochi elementi posso accorpare due categorie, se ne ho molti invece, vale la pena tenerla separata dalle altre.

Fermati un momento e individua quelle che sono le categorie per te rilevanti. E appuntale su un foglio.

 

Passo n.3 – Rendi evidenti a tutti quelle categorie

Una volta individuato il tuo sistema di categorie devi renderlo evidente a tutti.

In primis a te, che magari nel momento in cui tornerai a cercare quei documenti non ricorderai più con esattezza quali erano le categorie che avevi individuato.

E poi agli altri, che vivono e/o lavorano con te.

Dopotutto ognuno individua un proprio sistema di categorie e la condivisione è fondamentale per mantenere l’organizzazione tra tutti i membri del team e/o della famiglia.

Per farlo, il mio consiglio è quello di usare tante, ma tante etichette.

E per ottenere un effetto di pulizia e ordine, anche visivo, puoi usare un’etichettatrice, come quella che consiglio nella mia Love List (se non l’hai mai letta, vai a dare uno sguardo: si tratta di una lista di strumenti e risorse che ho trovato molto utili per la mia organizzazione personale).

 

Passo n.4 – Rispetta la regola del bersaglio

Ora che hai eliminato quello che non ti serve e organizzato per categoria tutto quello che resta, è il momento di disporre gli oggetti nello spazio che ti circonda.

Per farlo, fatti guidare dalla regola del bersaglio, ovvero: tieni vicino quello che utilizzi con maggior frequenza e allontana tutto il resto.

E non preoccuparti: in ogni caso, anche se distante nello spazio (sposti un raccoglitore in cima a un armadio in garage) e/o nel tempo (lo torni a prendere dopo 10 mesi), l’etichetta che hai applicato sopra ti indicherà la via.

 

Ora tocca a te!

Sei pronto a mettere in pratica questi consigli?

L’organizzazione dello spazio e dei documenti in generale può essere un tema spinoso (e decisamente antipatico!) da affrontare da solo.

Se hai bisogno di un aiuto, il professional organizer è il professionista che fa al caso tuo per risparmiare tempo e fatica e per ritrovare, nella tua nuova organizzazione, tutto quello di cui hai bisogno.

Scopri come funziona la consulenza e scrivimi a ciao@chiarabattaglioni.it

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