Spesso ci svegliamo la mattina senza la minima idea di come organizzare il lavoro quotidiano: le cose da fare sono tante e nuove richieste da clienti, colleghi e capi in agguato dietro l’angolo.

Come fare?

Oggi vorrei fare un salto indietro nel tempo e parlarti di un metodo che è stato formalizzato nel 1973 da Alan Lakein, esperto di time management, nel suo libro “How to get control of your time and your life”.

È un metodo che affronta la gestione delle priorità quotidiane e, proprio in virtù della sua semplicità, credo possa essere ancora utile, nonostante siano passati quasi 50 anni dalla sua prima pubblicazione.

Ti presento il metodo ABC.

Il metodo ABC: come funziona

Lo dice già il nome. Si tratta di un metodo molto semplice.

Consiste nell’assegnare ad ognuna delle attività nella nostra to-do-list un valore che va da A a C passando per B, secondo questo criterio:

  • A corrisponde a tutte le attività fondamentali, quelle che devono essere portate a termine ora, quelle sia urgenti che importanti (ricordi la matrice di Eisenhower?);
  • B corrisponde alle altre attività importanti ma che al momento sono meno urgenti e che possono quindi aspettare;
  • C corrisponde alle attività non fondamentali rispetto alle tue priorità di oggi.

 

Ma esiste anche un secondo livello di lettura del metodo ABC:

  • A rappresenta tutto quello che dovresti fare oggi;
  • B rappresenta quello che dovresti fare entro una settimana;
  • C rappresenta quello che dovresti fare entro un mese.

 

E infine anche un terzo:

  • A sono tutti i “devo…”;
  • B sono tutti i “dovrei…”;
  • C sono tutte le altre attività “se resta tempo…”.

 

Esiste una lettura più giusta dell’altra? No. Solo quella che funziona per te.

Cosa invece conta davvero nel metodo ABC? Dal mio punto di vista, è il momento della riflessione: il passaggio attraverso il quale ti prendi un attimo per pensare al valore di ogni attività che vuoi portare a termine e ti interroghi sul suo significato profondo.

Purtroppo questo è un momento che molto spesso viene dimenticato e a cui non si dedica il giusto spazio: preso come sei dalle cose da fare, inizi a “macinare” lavoro senza fermarti a pensare se vale effettivamente la pena fare quello che stai facendo.

 

Come organizzare il lavoro quotidiano con una sola domanda

Che è questa:

“Qual è l’uso migliore che posso fare del mio tempo in questo esatto momento?”

Perché qui non si sta parlando di tempo (che poveretto non ti ha fatto nulla, non è che si riduce per farti dispetto), ma delle azioni che decidi di compiere all’interno del tempo che hai a disposizione.

Ecco perché, una volta stilata la tua personale classifica di A, B e C, Alan Lakein suggerisce di prendere tutte le B e chiedersi: quest’attività è importante e merita di stare tra le A oppure posso eliminarla, delegarla, posticiparla alla prossima settimana, insieme a tutte le altre C?

In questa ulteriore fase di passaggio, sarebbe utile anche ricordarsi del principio di Pareto che dice che l’80% dei nostri risultati dipende dal 20% dei nostri sforzi.

Riprendi quindi tutte le tue A e chiediti se queste attività rappresentano davvero un passo importante per raggiungere i risultati che ti sei prefissato. Qualora la risposta non sia un sonoro “sì” allora chiediti se vale davvero la pena che occupino tempo prezioso nella tua giornata.

Ricorda sempre:

Time = life.

Therefore, waste your time and waste your life, or master your time and master your life.*

Alan Lakein

 

*Tempo = Vita. Spreca il tuo tempo e spreca la tua vita, oppure padroneggia il tuo tempo e padroneggia la tua vita.

 

Buona settimana!

 

[LO SAPEVI CHE…]

…mi occupo anche di formazione in azienda? Oggi e mercoledì prossimo sarò in aula per UPROI Associazione Professionisti Immobiliari per parlare di gestione delle email e archiviazione. Lavori in azienda o collabori con altre persone e ti piacerebbe proporre un corso di organizzazione personale? Scrivimi per avere informazioni a ciao@chiarabattaglioni.it

 

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