Gestire la contabilità è forse uno degli aspetti più antipatici della vita di un freelance.

Organizzare la contabilità è un’arma infallibile per ridurre quanto più possibile il tempo e le energie disperse in quest’attività sicuramente poco piacevole ma al tempo stesso fondamentale del nostro lavoro.

Nel post di oggi ti suggerisco cinque mosse per evitare gli sprechi di tempo e diventare più efficace ed efficiente nella gestione degli aspetti amministrativi del tuo business.

Piccola premessa. La fattura elettronica ha in parte ridotto il carico di lavoro di questo procedimento. Le fatture vengono registrate direttamnte dal gestionale (per chi ha un programma di fatturazione in cloud come Fatture In Cloud o il mitico Wind Doc creato dai miei commercialisti). Tuttavia, non avendo l’obbligo di fattura elettronica, molti liberi professionisti con partita IVA in regime agevolato (forfettario ed ex minimi) contribuiscono a mantenere vivo il giro di documentazione cartacea e/o in PDF. Ecco perchè, se fai parte di questa categoria, troverai utili gli accorgimenti suggeriti in questo articolo.

 

Un unico punto di raccolta

Per non perdere pezzi per strada, individua un punto di raccolta fisico e uno digitale per tutti i documenti di acquisto, siano essi scontrini e/o fatture.

Per ogni tuo acquisto, crea le condizioni adatte per poter trasferire in modo facile e veloce la ricevuta.

Se si tratta di ricevute cartacee (scontrini, fatture di acquisto non elettroniche e copie di cortesia di fatture elettroniche) acquista una busta trasparente di dimensioni ridotte (come per esempio questa di Muji) e usala per raccogliere tutti i documenti.

Crea le stesse condizioni per gli acquisti online: basta una cartella sul tuo desktop dove trasferire tutte le ricevute di acquisto online, le fatture in PDF (di cortesia e non).

In questo modo, quando sarà il momento di registrare gli acquisti non dovrai andare a pescare l’ultimo scontrino dalla tasca dei jeans che, ops, hai già lavato, ma riuscirai a muoverti con molta più velocità e sicurezza.

 

Pianifica 30 minuti a settimana per registrare i documenti

Una volta raccolti, i documenti vanno registrati: nel tuo gestionale per le fatture oppure anche solo in un excel che ti permetta di pianificare e tenere sotto controllo i ricavi, le spese sostenute e le tasse da pagare (come quello che useremo durante Partita IVA… Organizziamoci, il corso in aula con la commercialista Rosalia Di Muro).

Se sai esattamente dove andare a cercare (vedi il paragrafo precedente) questa operazione non richiederà più di 30 minuti.

Prendi un appuntamento con te stesso (e ancora meglio segnatelo in calendario) e crea una nuova abitudine, per evitare l’accumularsi di tanti documenti. Che poi diventa noioso e pesante affrontare tutto in una volta!

 

Pianifica 2 ore a fine mese per chiudere i conti e fatturare

Se hai seguito i due passi precedenti, la contabilità di fine mese sarà molto più snella.

Questo è il momento perfetto per emettere le fatture, registrare le ultime spese, inviare la documentazione al commercialista e prenderti un momento per fare i conti e vedere come è andata.

I ricavi sono in linea all’obiettivo che ti eri prefissato? Le spese sono state adeguate o hai sforato dal budget? Ci sono delle categorie di spesa in cui potresti risparmiare? Qual è l’importo di tasse da accontonare?

È importantissimo rispettare questo appuntamento ogni mese per onorare le scadenze di invio al commercialista ma soprattutto per fare il punto sull’andamento della tua attività ed eventualmente correggere un po’ il tiro nel mese successivo.

 

Fai felice il commercialista: organizza i file

Se condividi con il tuo commercialista i documenti in forma digitale, utilizza una nomenclatura dei file che abbia una logica chiara e condivisibile, per esempio: 01gennaio_01_FatturaAcquistoHostingSito, 01gennaio_02_FatturaAcquistoCorsoDiFormazione, ecc.

In questo modo sia tu che il commercialista userete un linguaggio condiviso e vi sarà possibile recuperare in tempi rapidi un documento di acquisto e/o una fattura emessa.

Ricorda sempre di separare, in due diverse cartelle e con un preciso schema di nomenclatura (da ripetere su ogni documento) le fatture emesse da quelle di acquisto. Usa due cartelline di diverso colore se la raccolta e la consegna della documentazione la fai ancora in forma cartacea.

 

Un’etichetta è per sempre

Le etichette sono uno strumento utilissimo per mantenere l’organizzazione nel tempo e condividerla con altre persone (per esempio il commerciaslista).

Puoi utilizzarle per differenziare le buste con le fatture di acquisto, le carpette delle fatture emesse, per identificare i raccoglitori della contabilità rispetto a quelli della formazione e/o di altri materiali.

Se ti senti creativo puoi disegnarle a mano, ma il massimo della pulizia lo puoi ottenere con un’etichettatrice con la quale potrai stampare etichette tutte identiche per avere un immediato impatto visivo di ordine e organizzazione. Tipo questo.

 

 

Vuoi imparare ad organizzare la contabilità senza sforzi?

Iscriviti a Partita IVA… Organizziamoci, il workshop ideato da me e dalla commercialista Rosalia Di Muro per fare chiarezza sul regime forfettario, rivolto a chi ha aperto da poco la partita IVA. O anche per chi ancora non ci ha capito un tubo.

P.I.O. è un laboratorio pratico che parte dalla comprensione del tuo regime e ti aiuta a pianificare il budget del tuo piccolo business, individuando le spese, pianificando gli acquisti, per non restare sorpreso dalle tasse.

La prossima edizione è in programma per venerdì 10 maggio 2019 e saremo a Milano, ospiti di Lascia La Scia Coworking Lab.

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