La delega è uno strumento importante per ridurre drasticamente la pressione sulle nostre giornate. Delegare a qualcuno un’attività significa guadagnare tempo per noi, per le cose che contano di più.

Ma imparare a delegare non è semplice. Richiede una forte consapevolezza di ciò che possiamo e vogliamo delegare, fiducia nella persona delegata e coraggio da parte nostra, nel lasciare andare qualcosa anche quando pensiamo che “nessuno lo farà mai come noi”.

Per una persona mediamente organizzata, delegare risulta ancora più difficile.
Perché è facile cadere nella trappola del “sono già organizzata, basta organizzarmi ancora un pochino di più e riuscirò sicuramente a farcela”.

La questione veramente difficile da definire è dove risiede il confine tra organizzazione personale e possibilità di delegare.
Quando posso ridurre la confidenza nelle mie capacità organizzative e delegare ad un altro professionista?

 

Se un professional organizer assumesse un assistente virtuale

Ci sono attività che:

  • non mi piace fare;
  • sono ripetitive e noiose;
  • non aggiungono valore al mio lavoro;
  • rubano troppo tempo al lavoro che conta davvero.

 

Ho fatto una ricerca sulla professione dell’assistente virtuale.

 

Il termine Assistente Virtuale o VA (dall’inglese Virtual Assistant) si riferisce anche a una persona che svolge le mansioni di una segretaria o assistente in forma remota, da casa o da un ufficio, ma che non è presente fisicamente nell’ufficio della persona a cui presta tali servizi.

Fonte: Wikipedia

 

In Rete ho incontrato diversi professionisti italiani che fanno questo mestiere. Mi ha colpito subito la quantità e la varietà dei servizi offerti (ben 101 esempi di attività da delegare ad un VA!)

Per la tipologia di servizi offerti, la delega al VA è di tipo operativo: si concentra su attività molto concrete, pratiche e di routine. Non si tratta di attività strategiche o creative.

Stephen Covey, nel suo best seller Le 7 regole per avere successo, definisce però un secondo tipo di delega, più potente, in quanto si basa sui risultati che si vogliono ottenere.

 

La delega di responsabilità si concentra sui risultati anziché sui metodi. Lascia alle persone la scelta del metodo e le rende responsabili dei risultati. Richiede più tempo agli inizi, ma è bene investito. Per mezzo della delega di responsabilità è possibile muovere il fulcro, accrescere la potenza della nostra leva.

S. Covey

 

Questa potrebbe essere la relazione che si crea tra il freelance e, per esempio, il web master o il consulente marketing, in cui tu definisci insieme a lui i risultati che vuoi ottenere e il professionista mette in campo tutte le sue competenze, i suoi metodi, per raggiungerli.

Ma in questo triangolo, c’è spazio per il professional organizer?

 

Imparare a delegare insieme al P.O.

Prima.
Ci sei tu. Immerso nelle tue attività, come tante palline che ti colpiscono una dopo l’altra.
Fuori dal tuo recinto, sai che esistono dei professionisti specializzati che ti potrebbe aiutare a creare il tuo sito, a impostare una strategia di marketing, a gestire i social network, ecc.
Forse sai anche che esiste l’assistente virtuale a cui delegare alcuni dei compiti operativi che ti assorbono più tempo.

 

 

Perché contattare un professional organizer?

Per come la vedo io, il P.O. è quel professionista che ti insegna ad innalzare il livello della tua organizzazione personale e a fare chiarezza su ciò che ti circonda.

Ti aiuta ad espandere il tuo campo visivo, riducendo la pressione, fatta di confusione e disordine, di errata gestione del tempo e delle priorità, che ti costringe nel tuo recinto.
Ti aiuta a intravedere delle possibilità a cui finora non avevi pensato.

 

 

Con l’aiuto del professional organizer indosserai una lente per rivedere il tuo stile di vita e di lavoro e insieme sarà più facile:

  • capire quali palline eliminare;
  • mettere a fuoco le palline importanti;
  • imparare a gestire da sola, ma con meno fatica e dispendio di energie, alcune delle palline nel tuo recinto;
  • definire se ci sono, e quali sono, le palline che possono essere delegate in maniera operativa (a un assistente virtuale, a un collaboratore, a un membro della famiglia);
  • decidere con sicurezza la pallina con cui iniziare a palleggiare con un professionista specializzato che potrà davvero farti fare il salto quantico della tua attività.

 

Che ne dici di provare ad applicare questa strategia su di te?
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