Per chi vi si avvicina la prima volta, il concetto di “organizzazione” può spaventare.
Quasi come se si parlasse di abilità magiche, innate, che hai oppure non hai.
Sembra quasi impossibile, per una persona che non è naturalmente organizzata, osservare qualcuno che lo è e pensare che, con un po’ di allenamento, potrebbe diventare anche lui così.

La diffidenza verso le abilità organizzative solitamente conduce a due effetti.

Il primo: rinunciare in partenza, pensando di essere un caso senza speranza.
Il secondo: cercare lo strumento e/o il metodo miracoloso che possa risolvere subito e senza fatica tutti i problemi organizzativi.

In entrambi i casi, imparare ad organizzarsi meglio risulta una mission impossible.

Cambiare le proprie abitudini organizzative è un percorso che richiede pazienza, una forte motivazione e costanza nell’esercizio. Proprio come il cambiamento di qualsiasi altra abitudine (per esempio quelle alimentari o quelle sportive). In assenza di questi due elementi fondamentali, io sconsiglio di intraprendere un percorso di cambiamento della propria organizzazione.

Ma se la motivazione è forte e vuoi davvero iniziare ad organizzarti meglio, imparare ad usare gli strumenti organizzativi è molto più facile di quel che potrebbe sembrare in un primo momento.
Utilizzare uno strumento organizzativo DEVE essere facile. Altrimenti non funziona.

 

Facilità di utilizzo e fiducia: come riconoscere lo strumento adatto a te

Quando arriva il momento di scegliere uno strumento organizzativo, guardati intorno e osserva quello che ti circonda: la risposta si trova molto spesso già vicino a te.

Ti faccio un esempio. Pensa agli abiti che indossi con maggior frequenza.
Probabilmente non sono i più belli che hai, ma sono quelli che ti fanno stare bene, che corrispondono all’immagine che tu hai di te stesso e all’immagine che vorresti dare agli altri.
Probabilmente sono comodi. Non sono stretti, non fanno prurito, non ti fanno sentire nè troppo grasso, nè troppo magro.
Il piacere che provi nell’indossarli e la comodità rendono quei capi di abbigliamento i tuoi preferiti: per questo li indossi l’80% delle volte.

Uno strumento di organizzazione del lavoro deve essere un po’ come uno tuoi abiti preferiti: comodo (ovvero facile da usare) e che rispecchia la persona che sei (ovvero uno strumento del quale ti puoi fidare perché è progettato su di te e sul tuo modo di lavorare).

Ed è per questo che, nel cercare uno strumento di organizzazione adatto a te, la prima cosa da cui partire è osservare quelli che stai già usando (con maggiore/minore soddisfazione).
E poi partire da lì per migliorare il tuo metodo laddove non funziona.

Se ora guardi intorno a te, potrei scommettere sulla presenza di un’agenda o di un calendario. Ci ho preso?

 

Calendario e liste: bastano loro per essere organizzati

Il calendario è lo strumento organizzativo per eccellenza. Usato, seppur con modifiche strutturali considerevoli nell’arco degli anni, dai nostri antenati fin dai tempi delle primissime civiltà mediterranee.

E se ha funzionato per così tanto tempo, chi siamo noi per ignorarlo?

Il calendario è lo strumento da cui partire per scandire i ritmi della tua giornata e delle tue settimane; è quello che ti permette di mantenere sotto controllo i rapporti sociali con altre persone; è lo schema di riferimento all’interno del quale pianificare tutte le altre attività.

Tutto quello che non rientra nel calendario, quindi tutto ciò che non ha un riferimento temporale preciso, può essere riportato in una lista, di cui la tipologia più famosa è la tanto conosciuta to-do-list.

Le liste sono il secondo degli strumento organizzativi fondamentali: hai mai provato quel senso di leggerezza nel liberare la mente dai pensieri, trasferirli su carta per poi affrontarli uno per uno e magari riuscire anche a completare la lista e a barrare tutte le voci?

Completare una lista credo mi sia riuscito solo con le cose che mancavano da mettere in valigia, ma questa è un’altra storia, che ti racconterò presto in una puntata del mio podcast Work Better.

Questo è ciò in cui credo ed è qualcosa che ho maturato nella mia esperienza di professional organizer, affiancando numerosi clienti in un percorso di miglioramento delle proprie abilità organizzative.
Calendario e liste bastano se vuoi iniziare ad organizzarti meglio.

Imparare un metodo per utilizzare questi due strumenti al loro massimo potenziale ti darà subito un senso di maggior controllo del tuo lavoro e ti aiuterà a portare a termine i tuoi progetti.

Bisogna fare solo il primo passo per conoscerli a fondo.
Ma in questo posso aiutarti io.

Nel corso “Ri-parto da qui”, realizzato in collaborazione con Fulvia Silvestri (business coach) e Annalisa Vignoli (strategie di comunicazione), spiegherò come usare al meglio questi due strumenti, con tanti consigli da mettere in pratica fin da subito per migliorare la tua organizzazione personale e ri-partire con il piede giusto nel tuo business, specie se in questo momento stai vivendo una battuta di arresto.

Scopri il programma e unisciti a noi per dare una svolta al tuo business!

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