Le liste sono uno dei miei due strumenti di produttività preferiti.
Se usate correttamente, ci permettono di recuperare il controllo del nostro lavoro e non impazzire tra le mille cose da fare.

Una domanda che mi viene posta spesso dai miei clienti nelle consulenze, è questa: meglio cartacee o digitali?

La risposta, come a tutte le migliori domande, è dipende.
Dipende dal tuo modo di lavorare, dipende dalla fiducia che sei disposto a concedere alla tecnologia, a volte anche dal tipo di lavoro che fai.

Nonostante questo, le liste digitali hanno delle caratteristiche che le rendono uniche.
Non per forza migliori.
Ma meritevoli di essere prese in considerazione anche se sei un inguaribile amante di carta e quaderni.

 

Quello che NON avrai mai da una lista digitale

 

Partiamo subito dal ridurre le aspettative.
La soddisfazione di poter tirare una bella riga nera su un’attività appena ultimata, lo ammetto, nelle liste digitali è molto meno potente.
Un piccolissimo clic sull’icona del punto elenco a sinistra e quell’attività magicamente sparisce nel cimitero delle attività concluse delle liste digitali.

È innegabile. Tracciare una riga a mano, di quelle profonde, incisive, e fare clic su un pallino di uno schermo non è la stessa cosa.

Nonostante questo, ci sono molti altri elementi che ad alcuni (sicuramente a me!) fanno preferire le liste digitali a quelle su carta.

Prima di raccontarteli, scopriamo insieme i vantaggi principali del digitale.

 

Sempre a portata di mano

 

Anche un quaderno di liste, specie se piccolo e tascabile, può essere facilmente trasportato: basta ricordarsi di metterlo sempre in borsa o nello zaino di lavoro e il gioco è fatto.
Tuttavia:

  • è una cosa in più da ricordare nel momento in cui ci si prepara per uno spostamento
  • è un oggetto in più che occupa spazio e fa peso
  • non è vero che è sempre fattibile averlo con sè (difficile portarlo in spiaggia o a una serata elegante se, penso per esempio alle donne, hai con te solo una piccola pochette).

Ti sfido invece, in una qualsiasi di queste situazioni, a non avere con te il cellulare.
Siamo tutti affetti dalla nomofobia (no-mobile phobia, il senso di inquietudine che ti colpisce quando dimentichi il cellulare a casa oppure è scarico e non hai una presa o il cavetto per caricarlo) e il cellulare è qualcosa che difficilmente non avrai con te in qualsiasi spostamento.

E si sa, le liste funzionano, quando hai la possibilità di trasferire un pensiero che ti affiora alla mente ad un supporto organizzativo in maniera rapida, ancora meglio, immediata. Onde evitare di perdere pezzi per strada.

 

Facili da condividere

 

Una lista digitale, indipendentemente dall’app utilizzata, è facilmente condivisibile con chiunque abbia installato sul proprio smartphone la stessa app.
Questo può avere indiscussi vantaggi.
Penso per esempio alla lista della spesa condivisa in una piccola famiglia come può essere la mia: io scrivo sulla lista condivisa le cose da comprare al supermercato, Fabio esce dal lavoro, le legge e passando in zona, entra per acquistare le cose che mancano per la cena.

Fattibile con la lista cartacea appesa al frigo? Neh.
Potrei certo scattare una foto, mandare un messaggio, fare una telefonata… Ma chi, tra noi freelance, ha voglia di perdere anche solo 5 minuti di tempo inutilmente sprecato?

La lista della spesa è un esempio molto comune. Ma una lista digitale condivisa è utile anche per lavorare in team su un progetto condiviso. Senza stare a scomodare i vari Trello e Asana di turno, sicuramente più performanti ma anche più complessi e articolati, basterebbe una lista dedicata con le varie attività da completare, ognuna che riporti tra parentesi il nome della persona a cui è assegnata e il gioco è fatto.

 

Gli altri vantaggi di una lista digitale

 

Con gli anni, ho imparato ad apprezzare una serie di caratteristiche che le liste digitali hanno rispetto a quelle cartacee.

Non è mia intenzione convincerti ad abbandonare un sistema che per te funziona, ma ti invito comunque a valutare queste possibilità.

In una lista digitale posso inserire date di scadenza e avvisi.
Non amo le notifiche e quindi le uso poco, ma per qualcuno la possibilità di inserire un promemoria visivo e/o sonoro su un’attività da completare è importante. Nelle liste digitali è molto facile. Impossibile in quelle cartacee.

In una lista digitale, è possibile indicare le priorità.
Fin qui, anche la cartacea ti permette di farlo (usando per esempio i colori o le lettere A,B,C). Ma se in corso d’opera la priorità cambia? Nel digitale la modifica avviene con un clic ed è molto più “pulita” dal punto di vista visivo.

In una lista digitale “trascini”, non trascrivi.
Vuoi mettere la facilità con cui puoi spostare i task da una lista all’altra invece che riscrivere qualcosa di qua e di là? La velocità non è tutto, ma spesso aiuta nell’uscire dall’ufficio a un orario decente.

In una lista digitale, puoi rivedere quello che hai fatto. E festeggiare i risultati!
Ripercorrere i propri passi è importante per non dare per scontato tutto il lavoro fatto e i risultati raggiunti. Quando sei freelance difficilmente qualcuno arriverà a darti una pacca sulla spalla. Devi farlo da solo. Ecco perché è utile ogni tanto rivedere le attività già compiute: nelle liste digitali basta cliccare su “mostra i completati”. In quelle cartacee, soprattutto se siamo fan della riga nera e non della spunta, questo risulta più complicato.

 

Allora che ne pensi? Cartaceo o digitale?
Se vuoi provare a migliorare il tuo sistema di liste per organizzare al meglio il tuo lavoro oppure se hai bisogno di una mano per progettarlo da zero, possiamo farlo insieme, anche a distanza via Skype. Prenota la tua consulenza e riprendi il controllo del tuo lavoro!

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