Ti sembrerà strano ma anche io ho chiesto, per un periodo molto intenso di lavoro, l’aiuto di un’assistente virtuale per riuscire a districarmi nel marasma di cose da fare e rispettare, nonostante tutto, le scadenze.

Ti sembrerà strano perché forse non ti aspetteresti da una persona organizzata questo genere di richiesta.

Ma delegare un’attività ad un professionista esterno o ad un collaboratore che lavora con te non significa necessariamente essere poco organizzati. Anzi.

 

Cosa delegare: ti racconto la mia storia

Perché la pratica è sempre meglio della sola teoria.

L’assistente virtuale è quel professionista in grado di assorbire parte del tuo lavoro: ti permette in questo modo di dedicarti a ciò che conta di più per te.

L’anno scorso, ho scelto di chiedere l’aiuto di Antonella durante due mesi molto intensi di attività.

Impegnata in un doppio lavoro, con numerose trasferte programmate nel giro di un paio di mesi su entrambi i fronti, ero preoccupata di non riuscire a rispettare le scadenze di pubblicazione dei contenuti sui miei canali social e soprattutto sul blog.

Fortunatamente alleno da anni la consapevolezza necessaria alla mia gestione del tempo: in estate sapevo già che i mesi di ottobre e novembre sarebbero stati davvero difficili.

Ed è così che ho contattato Antonella e insieme abbiamo pianificato il contenuto e le modalità operative della delega.

Contenuto della delega

  • Editing e revisione degli articoli del blog;
  • Pubblicazione del post del blog (n.1 a settimana per n.2 mesi = tot. 8 articoli);
  • Revisione e pubblicazione dei post (forniti da me) sui canali social Facebook e Linkedin (n.5 a settimana, compreso quello del blog).

Strumenti operativi utilizzati per la delega

  • Cartella condivisa su Google Drive contenente una tabella con la pianificazione, i file di testo con il contenuto del blog e le immagini necessarie a blog e social;
  • Una mail settimanale di recap, sia mia che sua, rispetto a quanto prodotto da ognuna di noi;
  • Un accesso per lei ai miei profili per poter pubblicare in completa autonomia.

 

La storia di Luca, imprenditore

Luca è un imprenditore. Gestisce la carrozzeria di famiglia insieme al padre e rappresenta a tutti gli effetti la nuova generazione.

Legato al valore dell’azienda che il papà ha saputo costruire negli anni ma con un occhio verso il futuro, nuovi servizi, nuovi modi di raccontare la propria professionalità.

Ne consegue che il lavoro di Luca non può più essere legato esclusivamente all’officina e al lavoro operativo (che comunque non può mancare nella sua pianificazione settimanale, visto che è quello che ama di più fare).

Infatti la gestione del lavoro, chiamiamolo, di “ufficio”, è sempre più preponderante nella sua giornata e insieme abbiamo cercato di ottimizzarlo al meglio individuando degli orari di massima di suddivisione del suo tempo, distribuendolo tra officina e ufficio.

Abbiamo poi automatizzato alcune procedure utilizzando delle checklist a supporto, per esempio, delle richieste di preventivo e soprattutto individuando quali attività potevano essere delegate ad un assistente esterno all’azienda.

La scelta di Luca è stata infatti quella di affidare ad un’assistente virtuale la preparazione di alcune tipologie di preventivi specifici come la sostituzione delle gomme, attività tendenzialmente “meccanica” che a lui occupava diverso tempo, tempo che ha poi potuto liberare a favore di un approccio più consulenziale su lavori più complessi e di un tempo di qualità da dedicare ai suoi clienti.

 

La storia di Viola, psicoterapeuta

La storia di Viola (il nome è d’invenzione su richiesta della cliente) è ancora diversa.

Lei è una psicologa e psicoterapeuta specializzata in disturbi dell’apprendimento.

Una fetta rilevante del suo lavoro consiste nell’offrire valutazioni che si concretizzano in articolate relazioni di quanto osservato durante l’incontro con il bambino e/o il ragazzo.

La redazione di queste lunghe relazioni è un lavoro oneroso in termini di tempo ed energie ma è fondamentale per offrire una prima analisi della situazione per poi valutare insieme alla famiglia un eventuale percorso di supporto in seguito.

Viola collabora con Angela, una collega più giovane che si sta formando in questo ambito specifico: il lavoro sulle relazioni è perfetto per poter apprendere sempre più da vicino le diverse sfumature di questo delicato mondo che sono i disturbi dell’apprendimento.

Insieme a Viola e Angela, abbiamo progettato insieme un flusso di lavoro che permetta a entrambe di lavorare sulla relazione prima e sul paziente poi in maniera efficace ed efficiente, senza disperdere energie nel cercare le informazioni e avendo sempre chiaro lo stato di avanzamento di lavoro su ognuno dei pazienti seguiti.

Nel loro caso la scelta che abbiamo fatto è stata quella di affidarsi a uno strumento digitale (abbiamo scelto Trello) collegato con Google Drive (dove fisicamente si trovano i file delle relazioni su cui entrambe lavorano a quattro mani) per avere sempre una visione d’insieme del carico di lavoro e del suo avanzamento.

La scelta di appoggiarsi a una procedura in remoto era per loro prioritario perché entrambe non si trovavano in studio sempre nello stesso momento, perché impegnate su altri lavori o lavorando a volte anche da casa.

 

E la tua storia qual è?

Se anche tu hai sempre pensato che avresti davvero bisogno di un aiuto nel tuo lavoro ma non sai da dove partire per capire a chi o cosa delegare, spero che queste storie ti abbiano dato qualche spunto per partire.

Se hanno smosso qualcosa e vuoi il mio aiuto per definire una strategia di delega che funziona, scopri di più su come può aiutarti un professional organizer in una consulenza in presenza oppure via Skype.

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