Ufficio in casa: come organizzarlo al meglio

Per molti di noi freelance, l’ufficio, nell’accezione “comune” del termine, non esiste.

Affittiamo la scrivania in coworking, lavoriamo in macchina, in treno, nelle sedi dei clienti, in casa nostra.
E se in casa non c’è la disponibilità di uno spazio dedicato? Una stanza da adibire a vero e proprio ufficio?

Che fare? Rinunci in partenza?

Assolutamente no. Ecco i miei consigli per organizzare un buon ufficio in casa anche se lavori dal tavolo della cucina.

 

Ufficio in casa: cosa fare se non hai lo spazio

Lavorare da casa ha i suoi pregi e i suoi difetti. Se sei freelance, lo sai bene.

La possibilità di gestire come meglio credi il tuo tempo si scontra con la difficoltà di darsi delle regole ben precise per restare concentrat3 sul proprio lavoro.

Tra le varie difficoltà che avere l’ufficio in casa comporta c’è quella che molto spesso risulta difficile, se non impossibile, destinare uno spazio completamente ed esclusivamente alla funzione di ufficio.

C’è chi ha la fortuna di avere una casa la cui metratura permette di destinare un’intera stanza all’home office. Super!

Altr3 ancora, all’interno di uno spazio più ampio e adibito a più funzioni, riescono comunque a ritagliare un’area ben delimitata all’interno della quale predisporre tutti gli elementi di arredo e gli oggetti necessari al proprio lavoro.

Per chi lavora con un computer al tavolo della cucina, la situazione si fa sensibilmente più complessa e spesso predisporre il “set ufficio” affinché risulti funzionale alle proprie esigenze lavorative, non è così scontato.

Premesso che per il freelance che lavora da casa l’ideale sarebbe avere uno spazio esclusivo dedicato al proprio lavoro, mentre aspetti di traslocare in una casa più grande e/o raddoppiare il fatturato per poterti permettere un ufficio in centro, ti suggerisco un piccolo accorgimento che penso possa essere utile per gestire al meglio lo spazio domestico a tua disposizione e lavorare in maniera più efficiente ed organizzata.

 

Dividi il tuo ufficio in casa

L’idea alla base è proprio quella di “scomporre” il tuo ufficio in piccole aree. E per ognuna di queste individuare uno spazio adeguato.

Immagina di entrare in una grande azienda, in un ufficio tradizionale. Cosa vedi?

Una scrivania con una sedia e forse una cassettiera. Sulla scrivania il computer, il telefono e probabilmente una pila di pratiche in elaborazione. Vicino alla scrivania, uno scaffale o una libreria che raccoglie gli archivi cartacei e magari un ripiano dedicato alla cancelleria di scorta. Su un altro mobile, le fotocopiatrici, il fax, ecc.

Per chi di noi lavora spesso dal tavolo della cucina di un piccolo bilocale, sarebbe impensabile disporre di tale armamentario.
Tuttavia, puoi individuare poche e semplici aree, ognuna delle quali può trovare uno spazio, anche molto ridotto, in casa tua.

Te ne suggerisco alcune.

 

Area 1 – IL PIANO DI LAVORO

La base da cui partire: una piccola scrivania dedicata nel soggiorno o il tavolo della cucina.
Va bene tutto purché si tratti di un piano abbastanza ampio da potersi muovere con comodità, libero da ciò che non è essenziale.
Poche cose, facili da riporre nel momento in cui il tavolo deve recuperare la sua funzione originaria.

 

Area 2 – L’ARCHIVIO

Chi dice che serve un mobile intero per ospitare un archivio quando hai un hard disk, 3 o 4 raccoglitori e un’etichettatrice?
Hai presente la classica libreria Ikea a riquadri? Io ho a lungo utilizzato uno dei quadrati come archivio: quattro raccoglitori, in cui conservavo la contabilità e i materiali cartacei che utilizzavo durante i corsi e le presentazioni, tutto etichettato per tematiche.
Ho scelto invece di investire in un paio di buoni hard disk esterni per l’archiviazione dei documenti digitali.

 

Area 3 – LA CANCELLERIA

Adoro gli articoli di cancelleria, il profumo dei quaderni nuovi, scartare un pacchetto di post-it colorati.
Se anche tu sei come me, resisti all’impulso, compra solo qualche scorta necessaria e individua un piccolo spazio (per esempio un cassetto, una scatola trasparente da riporre nello sgabuzzino o con una bella decorazione se la devi riporre a vista) all’interno della quale conservare tutte le scorte.
Sarà facile e veloce trovarle e avrai sempre chiaro cosa manca per poter rifornire la scorta.

 

Area +1 – LA STAMPANTE

Per fortuna la tecnologia ti viene in aiuto: la maggior parte delle stampanti sul mercato oggi sono wireless per cui non è importante dove la sistemi, non deve necessariamente essere vicina al tuo piano di lavoro in quanto puoi dare avvio alla stampa in remoto, dal computer o persino dallo smartphone. E poi, se si trova in un’altra stanza, avrai una scusa per fare qualche passo e sgranchirti un po’ la gambe.

 

Che ne pensi? Con questo approccio anche la tua casa può trasformarsi in un ufficio perfettamente funzionale.

Spero che questi consigli ti siano stati utili: se vuoi avere una guida per creare da zero il tuo ufficio in casa, ho scritto per te il libro “Il mio ufficio in casa – Organizzazione a portata di freelance”. Lo trovi in versione ebook e in formato cartaceo.

Nella foto, il mio ufficio in casa. Scatto di Francesca Parolin.

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Chiara Battaglioni
Chiara Battaglioni
Ciao, sono Chiara Battaglioni e lavoro a fianco dei freelance per allenare le loro capacità organizzative tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi. Contribuisco a diffondere la cultura dell’organizzazione personale sul lavoro, attraverso il podcast Work Better e il lavoro che svolgo per APOI, l’Associazione dei Professional Organizers italiani, di cui sono associata Senior e membro del consiglio direttivo.